В семи субъектах Российской Федерации действуют единые архивные информационные системы на программной платформе «КАИСА-Архив», разработчиком которой является ООО «Альт-Софт» (Информационные и коммуникационные технологии). О результатах и перспективах проекта рассказывают генеральный директор компании Петр Анатольевич Гринфельд, его заместитель, кандидат технических наук Татьяна Евгеньевна Мерсадыкова, и сотрудники компании Александр Леонидович Заботин и Илья Олегович Козин.

Включение муниципальных архивов в единую информационную систему архивной службы субъекта Российской Федерации получает все более широкое распространение. Единое информационное пространство архивов региона открывает разнообразные возможности как пользователям Интернета, так и всем формирующим его архивным учреждениям. Сегодня работают семь созданных на программной платформе «КАИСА-Архив» региональных информационных систем, каждая охватывает муниципальные архивы соответствующего региона:

• Архивы Чувашской Республики (https://giachr.kaisa.ru): 25 муниципальных архивов;

• Архивы Алтайского края (https://altarchives.ru): 69 муниципальных архивов;

• Архивы Красноярского края (https://krasmun.krasarh.ru): 58 муниципальных архивов;

• Архивы Ленинградской области (http://archiveslo.ru): 18 муниципальных архивов;

• Архивы Московской области (http://arch.mosreg.ru): 30 муниципальных архивов;

• Архивы Тульской области (https://archives.tularegion.ru): 25 муниципальных архивов;

• Архивы Ульяновской области (https://ulian.kaisa.ru): 25 муниципальных архивов.

В настоящей статье покажем преимущества единой информационной системы архивов региона, в том числе для муниципальных архивных учреждений.
 

Формирование единого поискового пространства
по всем архивам региона

На портале региональной архивной системы возможен поиск информации по всем архивам: и государственным, и муниципальным. Включение последних в систему особенно важно, поскольку их документы занимают значительное место в Архивном фонде Российской Федерации. Например, доля фондов муниципальных архивов в Чувашской Республике составляет в фондовом каталоге региона 42%. Объем запросов, в том числе социально-правового характера, в муниципальные архивы превышает 60% от общего их количества по всем архивам регионов, однако во многих муниципальных архивах работают всего 2–3 человека. Включение муниципальных архивов в единую информационную систему архивов региона обеспечивает автоматизацию архивных процессов в этих архивах и широкий доступ к информации об их фондах.
  

Единая система учета исполнения запросов

В единой системе обеспечиваются автоматизированный учет и контроль за исполнением запросов как в отдельном муниципальном архиве, так и во всех архивах региона посредством формирования отчетов. Они могут формироваться самими архивистами в табличной и графических формах, содержать много показателей, в том числе в процентах, по каждому объекту, что позволяет видеть, сравнивать и анализировать ситуацию с исполнением запросов в целом по региону и по муниципальным архивам в отдельности. Например, в архивы Ленинградской области в 2021 г. поступил 35 761 запрос, из них в муниципальные архивы – 31 759, т. е. 89%. Единая система регистрации запросов дает возможность перенаправлять их из архива в архив, при этом пользователю не нужно повторно формировать запрос.
 

Интеграция с информационными системами:
порталами архивов региона, Порталом госуслуг, МФЦ

Известно, что запросы в архивы поступают разными путями: от граждан лично, курьерами, по электронной почте, через Почту России, от управлений Пенсионного фонда России (ПФР) по защищенным каналам связи (VipNet), через архивный портал региона, сеть МФЦ, Портал государственных услуг (ПГУ) и др. В регионах России более 60% запросов приходят в муниципальные архивы из информационных систем, интегрированных с региональной архивной системой. При этом каждый муниципальный архив не в состоянии самостоятельно подключиться к ПГУ, МФЦ и иметь в Интернете раскрученный сайт с личным кабинетом для обращения граждан. Собрать и направить запросы по месту исполнения помогает региональная информационная система архивов.
 

Включение личных кабинетов сотрудников отделений ПФР
в региональную архивную систему

Большое число запросов в муниципальные архивы приходит из отделений ПФР. Это потребовало автоматизировать взаимодействие региональных архивных информационных систем с территориальными органами ПФР. Например, в территориальных органах УПФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области установлен веб-доступ к информационной системе «Архивы Ленинградской области» и обеспечена возможность напрямую размещать запросы в архивной системе региона. Запросы поступают в соответствующий государственный или муниципальный архив в структурированном виде с присоединенными сопровождающими документами, заверенные электронными подписями сотрудников УПФР. Архивист готовит ответ, прикрепляет его к запросу и подписывает электронной подписью. Сотрудникам УПФР через личные кабинеты доступны информация о статусе находящегося в производстве запроса и результат исполнения запроса с присоединенными документами, заверенный электронной подписью архива.

Таким образом, архивистам не нужно расписывать каждый запрос по полям в информационной системе. Он встает в единый ряд запросов, пришедших из других источников. Тем самым обеспечивается единый учет исполнения запросов всеми архивами региона, включая муниципальные.
 

Полная автоматизация комплектования, включая ЭПК

Система обеспечивает единый учет всех поступающих на рассмотрение ЭПК вопросов от всех архивов региона, в том числе муниципальных, а также получение статистики и выписок из протоколов ЭПК по любому архиву и организации – источнику комплектования. На вопросы, поступающие из муниципальных архивов на заседания ЭПК, приходится от 80 до 90%.
 

Автоматизация создания единого фондового каталога региона

Ведение всеми архивами региона, включая муниципальные, своих фондовых каталогов в единой архивной информационной системе региона на платформе «КАИСА-Архив» обеспечивает автоматически формирование в конце года единого фондового каталога региона и передачу в базу данных программного комплекса «Фондовый каталог», версия 5. Таким образом, актуализируется база данных фондового каталога, обеспечиваются централизованный учет без двойного ввода информации, автоматизированное формирование БД «Фондовый каталог» региона и передача данных в Центральный фондовый каталог.
 

Автоматизация централизованной отчетности архивов региона:
план-отчет, сводный паспорт архивов региона

Каждый муниципальный архив заполняет формы плана и отчета по всем выполняемым работам и по государственным полномочиям. Сотрудник уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела автоматически получает сводный план, сводный отчет и сводный паспорт архивов региона.
 

Загрузка отсканированных документов в единое региональное хранилище,
распознавание загруженных копий печатных документов,
обеспечение возможности поиска по распознанным текстам

В электронном хранилище единой архивной информационной системы региона, в которой работает муниципальный архив, автоматически производится распознавание всех загруженных цифровых копий печатных документов. Распознаются цифровые копии, сохраненные в формате PDF и в виде графических образов отдельных страниц документа в форматах JPEG, TIFF, PNG. Каждая вновь загружаемая цифровая копия печатного документа проходит процедуру автоматического распознавания. Сотрудник муниципального архива может при исполнении запросов пользоваться поиском по текстам распознанных цифровых копий документов.
 

Создание виртуальных выставок с использованием
единого модуля платформы «КАИСА-Архив»

В единой архивной информационной системе региона предусмотрен модуль «Виртуальные выставки». При создании новой выставки в информационной подсистеме муниципального архива вносятся название, описание выставки и ее тематических разделов. Все описания иллюстрируются. Архивист выбирает оформление: цвет, шрифт, логотипы.

К каждому разделу прикрепляются «экспонаты выставки» – описанные в информационной системе объекты и их цифровые копии: единицы хранения; документы (в том числе фотодокументы из фотокаталога); предметы музейного хранения; книги из библиотеки архива; объекты из других хранилищ: архивов, музеев, библиотек.

Автоматически генерируется отдельный сайт виртуальной выставки на поддомене электронного каталога архива. Модуль позволяет создавать межархивные виртуальные выставки.

В 2021 г. муниципальными архивами двух регионов, включенными в единые информационные системы, создано более 10 виртуальных выставок.
 

Участие представителей муниципальных архивов в работе
экспертной группы по эксплуатации и развитию региональной архивной информационной системы

В состав экспертной группы входят представители уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных и ведомственных архивов региона, разработчика информационной системы. Раз в квартал она обсуждает текущие задачи по работе с информационной системой региона, формулирует направления ее развития, прорабатывает организационные и методические мероприятия, которые необходимы для успешного функционирования единой системы, например принятие единого регионального регламента по структуре социально-правовых запросов в архивы. Кроме того, экспертная группа ежегодно обсуждает и утверждает технические задания на развитие и сопровождение архивной системы. Есть постоянно действующий телеграм-канал для решения оперативных вопросов.

Таким образом, включение муниципального архива в единую информационную систему архивов региона позволяет автоматизировать его работу и использовать все преимущества, которые дает интеграция региональной системы с источниками поступления запросов. Это ПФР, архивный портал региона, сеть МФЦ, Портал государственных услуг. Муниципальный архив может использовать также все сервисы единой системы: единое хранилище цифровых копий архивных документов на защищенных серверах информационной службы региона, участие в ЭПК, поиск в распознанных текстах печатных документов для исполнения запросов, автоматическое включение в централизованную отчетность архивов региона.