История и практика архивного дела
 

УДК 930.25(076)
 

Документы личного происхождения, историко-культурное значение которых трудно переоценить, неизменно вызывают большой интерес исследователей и широко используются в научных изысканиях, выставочной и публикаторской деятельности архивов и их пользователей, так как вобрали в себя судьбы, размышления, чувства и таланты самых разных людей, как выдающихся, так и обыкновенных, фонды которых бережно собираются и хранятся в государственных и муниципальных архивах. В этих документах раскрывается и история страны в целом через жизненный опыт и сквозь призму восприятия конкретных людей.

Работу по собиранию документов личного происхождения ведут практически все архивы^[1], даже те, которые считаются некомплектующимися, благодаря чему состав их фондов продолжает обогащаться. По статистике, только в федеральных архивах за последние 15 лет объем документов личного происхождения вырос на 7% и составил 1698,5 тыс. ед. хр.^[2] При этом в составе Архивного фонда Российской Федерации их доля по-прежнему невелика: по данным последней паспортизации, на 1 января 2019 г. – всего 1,3%^[3].

По сравнению с управленческой документацией документы личного происхождения отличаются не только значительным многообразием, но и рядом особенностей, которые не позволяют заключить все связанные с ними направления деятельности архивов в строгие рамки нормативного регулирования. В этой связи в 2020 г. по заданию Федерального архивного агентства^[4] коллективом сотрудников Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) при широком участии представителей федеральных и региональных архивных учреждений были подготовлены Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах, изданные в электронном^[5] и печатном^[6] виде. В настоящей статье представим историю разработки, нормативно-правовую и методическую основы данных рекомендаций и основные характеристики их разделов.

Традиционно вопросы работы с документами личного происхождения раскрывались преимущественно на уровне методического обеспечения. Так, в 1990 г. Центральным государственным архивом литературы и искусства СССР были подготовлены Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)^[7], являвшиеся на протяжении многих лет признанным и авторитетным пособием в этой сфере. Кроме того, методические разработки, учитывающие особенности деятельности того или иного архива, создавались в 1990‑е гг. и в начале XXI в. в РГАКФД, РГАНТД, архивах республик Бурятия, Татарстан, Тыва, Удмуртская; Красноярского и Пермского краев; Иркутской, Кемеровской, Кировской, Московской, Мурманской, Нижегородской, Пензенской, Ростовской, Свердловской, Ярославской областей; Санкт-Петербурга. Соответственно подготовка Методических рекомендаций ВНИИДАД осуществлялась на уже имеющемся методическом фундаменте и с учетом сложившихся традиций по работе с документами личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.

Нормативно-правовой основой работы явились в первую очередь Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»^[8] и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях^[9], а также нормативные акты, определяющие требования к отдельным видам работ с архивными документами. При подготовке Методических рекомендаций особенное внимание уделялось требованиям законодательства, регулирующего имущественные и неимущественные отношения, возникающие при комплектовании архивов документами личного происхождения, а также организации доступа к ним и их использования. В частности, анализировались положения, связанные с действием авторского права и смежных прав применительно к документам личного происхождения и содержащимся в них произведениям. В этой связи использовались и наработки, накопленные ранее в ходе подготовки Методических рекомендаций по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов^[10].

Эмпирическую базу исследования, осуществлявшегося в рамках проработки рассматриваемой темы, составили результаты анкетирования шести федеральных государственных архивов, 15 государственных архивов субъектов Российской Федерации и 19 муниципальных архивов. Проведенное аналитическое исследование позволило выявить и сформулировать ряд возникших в последние десятилетия проблемных вопросов, по которым предстояло выработать оптимальные решения. Их обсуждение ВНИИДАД провел в формате «круглого стола» с использованием видеоконференцсвязи. В нем участвовали более 150 человек: представители шести федеральных архивов (ГАРФ, РГАКФД, РГАЛИ, РГАНТД, РГАСПИ, РГВА), ВНИИДАД, пяти органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, 21 государственного архива субъектов Российской Федерации и 24 муниципальных архивов^[11].

Выступления и дискуссии концентрировались главным образом вокруг трех основных тем: правовые вопросы комплектования архивов документами личного происхождения и их использования; предметы в составе личных фондов: проблемы приема на хранение, описания, учета, использования; особенности организации работы с научно-техническими, аудиовизуальными и электронными документами личного происхождения. Поднимались, в частности, следующие вопросы: комплектование архивов документами обычных, рядовых граждан, критерии отбора таких документов; риск появления требований о возврате документов из фондов архива; формы договоров с фондосдатчиками, особенности и наиболее типичные ошибки при их составлении; требования действующих нормативных актов по работе с документами личного происхождения; документы личного происхождения с точки зрения авторского и смежных прав; определение материальной ценности (стоимости) документов личного происхождения; проблемы ограничения доступа к документам личного происхождения; особенности использования документов личного происхождения в рамках реализации культурно-исторических проектов и других форм использования; критерии и условия для приема в архивы различных предметов; разработка локальных нормативных актов архивов по работе с документами и предметами личного происхождения; практика работы с аудиовизуальными документами личного происхождения; особенности работы с научно-технической документацией в составе личных фондов и коллекций; проблема обеспечения неделимости личных фондов; оцифровка документов личного происхождения на различных носителях; особенности электронных документов личного происхождения и организации работы с ними в архивах.

Заинтересованное обсуждение различных аспектов работы с документами личного происхождения, обмен накопленным опытом в этой сфере, высказывание авторских позиций по решению возникающих вопросов подтвердили актуальность подготовки комплексных рекомендаций по работе с документами личного происхождения в современных условиях и их ожидаемость, позволили более четко обозначить проблемы, наметить общие подходы по их решению.

В ноябре 2020 г. на XXVII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: информационные технологии и управление документами в условиях глобальных вызовов» в рамках тематической секции «Документы личного происхождения – свидетельства прошлого и взгляд в будущее: современные аспекты комплектования, описания, учета и использования в архивах» были рассмотрены промежуточные результаты работы над Методическими рекомендациями и предлагаемые разработчиками подходы^[12].

Помимо обсуждения на разнообразных научно-практических площадках ВНИИДАД организовал широкое рецензирование проекта, в ответ на которое были получены положительные отзывы пяти федеральных государственных архивов (РГАЛИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД, РГАСПИ), семи органов управления архивным делом и 10 государственных архивов субъектов Российской Федерации (Удмуртской и Чувашской республик; Алтайского края; Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Калужской, Мурманской, Нижегородской, Томской и Ярославской областей; Москвы, Санкт-Петербурга). Отзывы содержали и предложения по уточнению и дополнению проекта. Так, например, альтернативные подходы к систематизации документов позволили сформировать более гибкую позицию разработчиков по отношению к этому направлению архивной работы с учетом состава и характера документов фонда, личности фондообразователя. Доработанный по результатам рецензирования проект был одобрен комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе^[13].

В пяти основных разделах Методических рекомендаций последовательно раскрываются вопросы комплектования, систематизации, учета, описания и использования документов личного происхождения, а в приложениях представлены формы и образцы документации, образующейся в ходе работы с документами личного происхождения.

В разделе I «Комплектование государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения» описана методика выявления граждан – потенциальных источников комплектования архивов документами личного происхождения, даны рекомендации по организации взаимодействия с ними, приведены аргументы, которые могут быть использованы архивами для обеспечения успеха переговоров с возможными фондосдатчиками. В этом же разделе предложен порядок ведения списка граждан – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также наблюдательных дел (рекомендована форма списка).

Подробно характеризуется состав документации, необходимой для оформления перехода права собственности на передаваемые в архив документы и интеллектуальных прав на их использование. Вопросам оформления соответствующих договоров уделяется значительное внимание, поскольку именно в них определяются условия доступа к документам личного происхождения и их использования, обеспечивается переход документов в собственность государства или муниципального образования, что важно для урегулирования в дальнейшем возможных спорных ситуаций с фондосдатчиками или их наследниками. В приложениях приведены образцы оформления двух наиболее востребованных видов договоров архивов с фондосдатчиками: договора дарения с элементами договора об отчуждении исключительных прав и договора дарения с элементами лицензионного договора. Здесь же дан пример оформления сдаточной описи, при этом Методические рекомендации указывают на необходимость отражения в акте приема-передачи всех позиций, перечисленных в сдаточной описи.

Помимо процедуры дарения документов Методические рекомендации раскрывают особенности проведения купли-продажи документов личного происхождения, а также передачи документов в архив в порядке наследования или по решению суда. Таким образом, охарактеризованы все возможные правовые основания для комплектования архивов документами личного происхождения, с приведением соответствующих примеров.

Подробно раскрыты критерии экспертизы ценности документов личного происхождения (происхождение, содержание и внешние особенности), отдельное внимание уделено вопросам экспертизы ценности предметов и электронных документов и дальнейшего их приема на хранение в архив. При решении вопроса о приеме предметов в составе личного фонда рекомендуется учитывать наличие в архиве условий для обеспечения их сохранности и организации использования. Что касается приема на хранение электронных документов (документов личного происхождения на электронных носителях), Методические рекомендации исходят из необходимости должного оформления перехода прав на документы и на их последующее использование (вопросы архивирования сайтов, блогов, материалов социальных сетей не рассматриваются). При этом указывается, что прием электронных документов личного происхождения в архив осуществляется при наличии технических и технологических возможностей для их хранения, осуществления миграции, конвертации и воспроизведения. Подчеркивается необходимость составления отдельной описи электронных дел, документов.

В разделе II раскрывается методика организации документов по фондам, коллекциям (вопросы фондирования) и систематизации документов личного происхождения. Представлены схемы систематизации текстовых документов (в том числе рукописных), печатных изданий, технических, изобразительных, аудиовизуальных и фотодокументов, а также предметов. В приложениях даны примерные схемы систематизации дел в описи личного фонда государственного, общественного (партийного) деятеля, ученого, краеведа, деятеля литературы и искусства, труженика отрасли (врач, учитель, инженер, агроном и т. д.).

Раздел III Методических рекомендаций посвящен вопросам учета документов личного происхождения. При этом указывается, что специфика их учета обусловлена особенностями создания и передачи на архивное хранение, такими как: неограниченный во времени период комплектования; поступление документов в неупорядоченном виде; поступление документов в один фонд из разных источников комплектования; неравномерность поступлений по количеству документов; непостоянные объемные характеристики фондов личного происхождения; широкие хронологические рамки документов фондов, выходящие за пределы дат жизни фондообразователя. Последовательно раскрывается методика ведения различных видов учетных документов архива. Примеры заполнения книги учета поступлений документов и листа фонда представлены в приложениях. Там же приведены два примера оформления описи документов личного происхождения, которые могут использоваться в качестве наглядного образца при составлении описей для личных фондов, коллекций.

Методика научного описания документов личного происхождения и составления различных типов и видов справочников дана в разделе IV. В разделе V раскрываются вопросы организации доступа к документам личного происхождения и их использования. Предлагаемые подходы соответствуют положениям Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[14]. Особо отмечается, что в документах личного происхождения с большой вероятностью могут содержаться сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также создающие угрозу для его безопасности. Кроме того, в них могут встречаться сведения, составляющие другие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны и имеющие конфиденциальный характер, при этом нормы доступа к такой информации определяются законодательными и подзаконными нормативными правовыми актами. Еще раз подчеркивается как важность соблюдения условий, прописанных в договорах с фондосдатчиками (правообладателями), так и необходимость уведомления пользователей о наличии ограничений на доступ и использование документов. Особое внимание в Методических рекомендациях уделено вопросам организации использования документов, являющихся объектами интеллектуальной собственности.

В целом Методические рекомендации основываются на сложившихся традициях по работе с документами личного происхождения и при этом максимально учитывают современное законодательство, в том числе в сфере авторского права, дают ответы на ряд ранее не урегулированных вопросов. Тщательная проработка юридических аспектов позволяет использовать предлагаемые государственным и муниципальным архивам алгоритмы действий и формы документов в качестве типовых, что поможет предотвратить наиболее распространенные ошибки в работе с документами личного происхождения при всем их многообразии.

Список литературы

1. Агеева О.А. Из опыта работы Государственного архива Кемеровской области по собиранию документов личного происхождения // Алтайский архивист: информ.-метод. бюл. Барнаул, 2000. С. 64–67.

2. Альтман М.М., Иноземцева З.П. Актуальные проблемы собирания документов личного происхождения на современном этапе // Вестн. архивиста. 2013. № 1 (121). С. 137–150.

3. Бурова Е.М. Собирание документов личного происхождения периода Великой Отечественной войны // История и архивы. 2020. № 4. С. 97–114.

4. Герчикова Н.А., Романова Е.А. Актуальные проблемы комплектования, описания, учета и использования документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах. «Круглый стол», 2 июня 2020 г., ВНИИДАД // Вестн. ВНИИДАД. 2020. № 3. С. 100–107.

5. Мягкова Е.М. Фонды личного происхождения: этапы истории, опыт работы, краткая историография вопроса // Вестн. ВНИИДАД. 2020. № 4. С. 16–25.

[1] Агеева О.А. Из опыта работы Государственного архива Кемеровской области по собиранию документов личного происхождения // Алтайский архивист: информ.-метод. бюл. Барнаул, 2000. С. 64–67; Альтман М.М., Иноземцева З.П. Актуальные проблемы собирания документов личного происхождения на современном этапе // Вестн. архивиста. 2013. № 1 (121). С. 137–150; Бурова Е.М. Собирание документов личного происхождения периода Великой Отечественной войны // История и архивы. 2020. № 4. С. 97–114; Мягкова Е.М. Фонды личного происхождения: этапы истории, опыт работы, краткая историография вопроса // Вестн. ВНИИДАД. 2020. № 4. С. 16–25; и др.

[2] Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2019. URL: https://archives.gov.ru/reporting/spravka-passportization-federal-archives-2019.shtml

[3] Информационно-методическое письмо Росархива «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, научных организаций по состоянию на 01.01.2019 и качестве составления паспортов». URL: https://archives.gov.ru/documents/inf-metod-letter-passportization-2019.shtml

[4] План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Росархива на 2020 г. (утв. приказом Росархива от 28.02.2020 № 20 с изм., внесенными приказом Росархива от 16.07.2020 № 86). URL: https://archives.gov.ru/reporting/plan-nir2020.shtml

[5] URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2021‑recommendations-lf.shtml

[6] Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах / ВНИИДАД. М., 2021.

[7] Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство) / Главархив СССР, ЦГАЛИ СССР. М., 1990.

[8] Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169.

[9] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24). URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_353044

[10] Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов / Росархив, ВНИИДАД. М., 2017. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomendacii-avtorskoe-pravo.shtml

[11] Герчикова Н.А., Романова Е.А. Актуальные проблемы комплектования, описания, учета и использования документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах. «Круглый стол», 2 июня 2020 г., ВНИИДАД // Вестн. ВНИИДАД. 2020. № 3. С. 100–107.

[12] Подробнее см.: Шукшин А.И. XXVII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: информационные технологии и управление документами в условиях глобальных вызовов» // Отечественные архивы. 2021. № 1. С. 122–124.

[13] Состоялось заседание комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе. URL: https://archives.gov.ru/press/28-10-2020-nimr.shtml

[14] Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (зарег. Минюстом России 01.11.2017 № 48765).