История и практика архивного дела
 

УДК 930.25+(470.620)
 

Проблема обеспечения сохранности документов – одна из самых важных и актуальных в деятельности государственных и муниципальных архивов. Важнейшими ее составляющими являются реставрация и страховое копирование документов. Ведь риск их повреждения либо безвозвратной утраты существует постоянно из-за естественного физического разрушения, преднамеренных действий, техногенных катастроф и иных обстоятельств. В этом случае документы можно эквивалентно заместить только заранее изготовленными и надежно хранимыми страховыми (резервными) копиями, достоверно воспроизводящими информационное содержание и юридический статус утраченных оригиналов. Поэтому неотъемлемой частью решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов на бумажном носителе является создание страхового фонда, который в соответствии с пунктом 18.6 раздела XVIII Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.) должен храниться территориально обособленно от архивных документов.

На Кубани комплексная реализация мероприятий, направленных на обеспечение физической сохранности архивных документов, их страховое копирование, создание фонда пользования, возложена на государственное казенное учреждение Краснодарского края «Архив документов по личному составу Краснодарского края», где в этих целях в 2005 г. создан отдел реставрации документов.

В настоящей статье покажем результаты его работы по сохранению Архивного фонда Российской Федерации на территории Краснодарского края за более чем 15‑летний период. Штатная численность отдела реставрации за это время увеличилась в два раза, с трех до шести работников, однако при этом с 2010 г. добавилось новое направление – микрофильмирование документов, на котором заняты двое. Необходимо отметить, что специального образования по реставрации и микрофильмированию документов никто из работников отдела не имел, но был определенный практический опыт, приобретенный ими ранее в Государственном архиве Краснодарского края (ГАКК). С 2010 г. они получали профессиональные знания, изучая опыт работы по реставрации и микрофильмированию документов в лаборатории обеспечения сохранности архивных документов ЦГА Москвы, в федеральных государственных архивах (РГИА, РГАНТД, ГАРФ), Российской государственной библиотеке, прошли повышение квалификации во Всероссийской государственной библиотеке иностранной литературы им. М.И. Рудомино, Российской национальной библиотеке, а также во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела и Научно-исследовательском институте репрографии в Туле по практике микрофильмирования.

Усилиями коллектива за эти годы отреставрировано 980 ед. хр. (191 886 листов), отремонтировано 5637 ед. хр. (22 049 листов), страховой фонд и фонд пользования созданы на 1632 ед. хр. (542 539 кадров) (см. табл. 1). Страховой фонд полностью отвечает действующим ГОСТам^[1] и передается на хранение в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск).

Таблица 1

Реставрация и микрофильмирование документов Архивного фонда Российской Федерации
на территории Краснодарского края за 2005–2021 гг.

Объемы выполненных работ по обеспечению сохранности архивных документов за исследуемый период не всегда находятся в прямой зависимости от финансирования. Немаловажным фактором при проведении реставрационных и иных работ является степень сохранности документов. Есть случаи, когда эту работу откладывать нельзя.

Оснащенность отдела постепенно менялась. Так, если в первые годы он располагал тремя рабочими столами реставратора, сверлильным станком, электрическим прессом, сабельным резаком, гильотиной, то уже в 2011 г. был приобретен предназначенный для доливки листов особо ценных документов стол низкого давления (1650,10 тыс. руб.), а в 2012 г. – проявочная камера (1450 тыс. руб.). Однако с 2013 г. финансирование стало уменьшаться и оказалось недостаточным для закупки необходимых расходных материалов и нового современного оборудования (см. табл. 2). Материально-техническая база архива перестала развиваться. Ситуация с финансированием улучшилась только с 2018 г., поскольку функции в сфере архивного дела были переданы от Министерства культуры Краснодарского края Администрации Краснодарского края как уполномоченному органу исполнительной власти в сфере архивного дела в лице управления делами администрации, в структуру которого вошло и управление по делам архивов с подведомственными ему краевыми архивными учреждениями, включая Архив документов по личному составу^[2]. В результате за последние три года архиву выделили дополнительные помещения общей площадью 415,5 кв. м, в которых был проведен капитальный ремонт, заменена охранно-пожарная сигнализация в двух зданиях архива, приобретены офисная мебель, компьютерная и оргтехника и необходимые для отдела реставрации и микрофильмирования расходные материалы (бумага реставрационная, самоклеящаяся лента (фильмопласт), пленка негативная и позитивная, химикаты и др.).

Таблица 2

Бюджетные средства на работы по реставрации и микрофильмированию архивных документов,
выделенные в 2011–2021 гг., тыс. руб.

В настоящее время штатной численности работников отдела реставрации и микрофильмирования документов и имеющегося оборудования недостаточно для выполнения необходимых объемов работ, связанных с обеспечением сохранности документов. Так, только в одном ГАКК реставрации подлежит свыше 65 тыс. ед. хр. дореволюционного периода и первых лет советской власти, а также 4214 метрических книг, ранее хранившихся в муниципальных архивах Краснодарского края. При этом число документов, требующих реставрации, постоянно увеличивается. Фактор разрушения оказывается более мощным, чем ограниченные возможности сохранения документов. По предварительным подсчетам, при имеющейся штатной численности отдела для реставрации архивных документов потребуется (без учета ежегодного пополнения фондов) свыше двухсот лет. Микрофильмированию же подлежит около 3 тыс. ед. хр. При съемке 75 тыс. кадров в год эта работа будет выполнена за 30 лет. Кроме того, для проведения указанных работ необходимы качественные расходные материалы и современное (дорогостоящее) оборудование, которое надо поддерживать в должном состоянии.

Чтобы справиться с этими проблемами, на фоне роста объемов Архивного фонда Российской Федерации на территории Краснодарского края по поручению управления делами краевой администрации была разработана и утверждена «Стратегия развития реставрации и микрофильмирования документов в государственном казенном учреждении Краснодарского края “Архив документов по личному составу Краснодарского края” на 2021–2023 годы» (далее – Стратегия). Она представляет собой комплекс организационных, технических и технологических мероприятий, направленных на увеличение объема и повышение качества работ по реставрации особо ценных архивных документов, созданию страхового фонда на случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных архивных документов, а также по созданию фонда пользования для выведения из оборота подлинников. Указанные работы запланированы на 2021–2023 гг.

Заметим, что Законодательное собрание края еще 25 февраля 2016 г., рассмотрев вопрос «О ходе выполнения постановления Законодательного собрания Краснодарского края “О ходе исполнения Закона Краснодарского края “Об архивном деле в Краснодарском крае”»^[3], рекомендовало создать государственное казенное учреждение «Лаборатория реставрации и микрофильмирования архивных документов». Однако создавать узконаправленное отдельное государственное казенное учреждение края по реставрации и микрофильмированию архивных документов признали нецелесообразным. Поэтому в принятой Стратегии предусмотрено существенное увеличение численного состава соответствующего отдела (на 21 штатную единицу), т. е. штат составит 27 человек. Кроме того, в Стратегии предусмотрены техническое переоснащение отдела, ориентация на новые методы и технологии сохранения фондов.

Предполагается, что практическое осуществление названных задач будет происходить в три этапа: изучение опыта работы по реставрации документов и микрофильмированию в других регионах России; проведение капитального ремонта в здании, в котором размещается отдел реставрации и микрофильмирования документов, приобретение необходимого оборудования и расходных материалов; прием и обучение новых работников.

Важно, что Стратегия предполагает изучение опыта работы лабораторий реставрации и микрофильмирования документов в РГАНТД и РГБ; участие в организуемых под эгидой РГБ международных научно-практических семинарах «Реставрация документа: консерватизм и инновации», а также повышение квалификации работников в РГБ, Библиотеке иностранной литературы, ВНИИДАД и НИИ репрографии в Туле по микрофильмированию документов.

Расходы на реализацию Стратегии формируются за счет средств бюджета Краснодарского края. Общая сумма затрат на ее реализацию будет определена после проведения анализа рынка товаров и услуг и зависит от объема финансирования по планируемым мероприятиям. Их выполнение позволит ежегодно создавать страховой фонд и фонд пользования на микропленке и в цифровом формате в объеме 150 тыс. кадров (т. е. объемы микрофильмирования будут увеличены в два раза), реставрировать 50 тыс. листов документов на бумажной основе (т. е. пятикратный рост), а значит, полностью исключить риск безвозвратной утраты особо ценных архивных документов из-за естественного физического разрушения, преднамеренных действий, техногенных катастроф и других обстоятельств.

Реализация Стратегии повысит не только сохранность особо ценных и уникальных документов, но и качество информационного обслуживания населения и оказания услуг в электронной форме.

[1] ГОСТ Р 33.505–2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. URL: http://base.garant.ru/70770648/?_utl_t=vk

[2] Постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 04.06.2018 № 315 «О внесении изменений в некоторые постановления главы Администрации (губернатора) Краснодарского края». URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/2300201806080005

[3] URL: http://base.garant.ru/36910260/