История и практика архивного дела и делопроизводства
 

УДК 930.25(091)
 

Проблема реконструкции утраченных архивных документов так же стара, как историческая наука (с тех пор, как она превратилась из историописания в науку). Историческое исследование, опирающееся на архивные источники, предусматривает, во первых, определение объема и состава утраченных документов, во вторых, попытки реконструировать его, а по возможности и содержание. Именно эта процедура обеспечивает надежность и репрезентативность источниковой базы исследования, т. е. в конечном счете его объективность.

Главной предпосылкой возможности реконструкции утраченных архивных документов является применение в архивах при формировании фондов принципа происхождения. Из этого принципа и производных от него свойств системности и контекстуальности комплексов архивных документов вытекает возможность нахождения информации утраченных документов (а в лучшем случае и их копий) в сопряженных фондах или даже в составе того же самого фонда. Возможность эта хорошо известна как архивистам, так и историкам. Она широко используется и при подготовке документальных публикаций (особенно пофондовых изданий и изданий документов одной разновидности). Имеется и опыт масштабной реконструкции целых архивных фондов и даже утраченных архивов. Например, в результате осуществления международного проекта были выявлены относящиеся к Польше документы, хранящиеся в российских архивах (исходящие документы учреждений Царства Польского, копии, сопряженная документация), что позволило в известной мере возместить потери польских архивов во время Второй мировой войны^[1].

Но возможности реконструкции утраченных архивных документов не исчерпываются выявлением в других фондах и архивах ни их копий, ни материалов, в которых так или иначе содержится информация не дошедших до нас документов. В российской архивной (а изначально – делопроизводственной) традиции содержатся предпосылки, открывающие иные не менее, а нередко и более значительные возможности реконструкции состава и в некоторых случаях содержания утраченных документов. Речь идет о делопроизводственном регистрационно-справочном аппарате.

Еще в практике московских приказов наряду с описями составлялись так называемые азбуки – алфавитные указатели с отсылками к номеру и году дела (книги)^[2]. ХХХIII глава Генерального регламента предписывала регистрацию всех входящих и исходящих документов в четырех книгах. В первой регистрировались документы, отправленные на высочайшее имя, во второй – все прочие исходящие документы, в третьей – все полученные от императора и Сената указы, а также поступившие в коллегию рапорты и подлинные дела, в четвертой – все прочие входящие документы^[3]. Такой порядок регистрации сохранялся и в дальнейшем.

Общее учреждение министерств предусматривало ведение журналов входящих и исходящих бумаг, а также требование вести «два рода описей: одну общую по алфавиту, другую частную, разделенную на столько частей, сколько есть отделений»^[4]. Общее губернское учреждение предусматривало ведение двух описей «по алфавиту и по номерам, дабы в случае справок не было затруднений в приискании, и никакое дело не могло утратиться», алфавитов к реестру исходящих, «в котором против имени мест и лиц, к каждому делу прикосновенных, выписывается вкратце по месяцам и числам содержание дела, с означением также, куда и к кому какая бумага отправлена», реестров входящих с указанием «вкратце» содержания каждой бумаги «с означением номера, места или лица, от которого оная получена, и года, месяца и дня вступления» и докладных реестров с указанием всех дел, к слушанию приготовленных, «с отметкой кратко их содержания, для отметки после в оном решения». Предусматривалось также ведение настольных реестров «для отметок о всем том, что по каждому делу учинено; из них должно быть видно, когда какое дело поступило, в какой очереди состоит к слушанию и когда оное действительно выслушано, резолюция дана, указы посланы и исполнение учинено»^[5].

Таким образом, в делопроизводстве высших, центральных и местных учреждений Российской империи установился порядок регистрации входящих и исходящих документов, включавший также ведение алфавитных описей. Книги входящих и исходящих, настольные и докладные реестры и алфавиты отражали краткое содержание находившихся в делопроизводстве документов и их движение в процессе рассмотрения дела.

Особую роль в деятельности как учреждений, так и их ведомственных архивов играли алфавиты. Они либо передавались в архив из канцелярий министерств и департаментов вместе с делами и описями, либо составлялись в самих ведомственных архивах. Например, в Общем (Центральном) архиве МВД проводилась работа как по составлению утраченных при пожаре 1862 г. описей, так и новых алфавитов по ним, а вновь поступившие документы «по возможности» заносились в алфавиты^[6]. Алфавиты на все дела имелись в архивах центральных учреждений Министерства финансов, в архиве Министерства путей сообщения^[7]. Особенно гордился своими алфавитами архив Министерства народного просвещения, где, по словам его начальника В.П. Петрова, благодаря алфавитам «всякую справку удовлетворить можно почти в минуту и дело приискать в несколько секунд»^[8].

Есть все основания утверждать, что алфавиты в российских архивах ХIХ – начала ХХ в. были показателем наличия там эффективных поисковых средств и благоустройства этих архивов^[9]. Но умение пользоваться алфавитами составляло профессиональный секрет старых архивных чиновников, которым они, по свидетельству А.С. Николаева, пришедшего в архив Министерства народного просвещения с университетской скамьи, не спешили делиться с новыми сотрудниками^[10].

Значительная часть этих алфавитов сохранилась. В архивах местных государственных учреждений (например, канцелярий губернаторов) и алфавиты, и настольные и докладные реестры, и, конечно, книги входящих и исходящих также велись, но сохранились они не везде и далеко не полностью. В отличие от Российского государственного исторического архива (РГИА, в 1961–1991 гг. – ЦГИА, в 1941–1961 гг. – ЦГИАЛ), где алфавиты и настольные реестры хранятся отдельно, вместе с научно-­справочным аппаратом, в региональных архивах старый регистрационно-справочный аппарат находится в основном в составе соответствующих фондов в качестве составляющих эти фонды единиц хранения.

Например, в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб) в фонде губернского правления имеется более 240 алфавитов за разные годы^[11], в фонде канцелярии гражданского губернатора – свыше 420^[12], а в фонде казенной палаты – лишь 30 алфавитов^[13]. Одиннадцать алфавитов за разные годы хранятся в Центральном архиве Нижегородской области (ЦАНО) в составе фонда канцелярии нижегородского губернатора^[14]. В Государственном архиве Псковской области (ГАПО) в фонде канцелярии псковского губернатора можно найти лишь отдельные алфавиты и настольные реестры по различным структурным частям за разные годы^[15]. Аналогично обстоит дело и с находящимися в Государственном архиве Ярославской области (ГАЯО) фондами канцелярии ярославского губернатора^[16] и Ярославской казенной палаты^[17]. Подобную картину можно наблюдать в большинстве региональных архивов.

Поскольку в ЦГИАЛ сохранилось значительное количество алфавитов к делам различных фондов разной ведомственной принадлежности, в 1950-е гг. на них обратили внимание прежде всего как на дополнительное средство поиска архивных документов. После революционных событий и архивной реформы 1918 г. традиция и навыки использования алфавитов не исчезли. Старые архивисты умело пользовались алфавитами, которые удалось сохранить в ходе различных макулатурных кампаний и планомерного выделения к уничтожению материалов в результате экспертизы их ценности. Здесь сыграло положительную роль то обстоятельство, что алфавиты хранились в составе НСА. Однако смена поколений архивистов (далеко не всегда естественная) привела к тому, что по-настоящему вспомнили о дореволюционном регистрационно-справочном аппарате лишь в послевоенные годы.

В 1954 г. сотрудница ЦГИАЛ М.А. Плюхина подготовила рабочие указания по введению в строй делопроизводственных алфавитов в качестве указателей. Использование алфавитов как элемента НСА потребовало составления переводных таблиц к переработанным описям, в которых не сохранилось старой делопроизводственной нумерации. В архиве в ходе выявления и централизации старого делопроизводственного регистрационно-справочного аппарата был создан реестр алфавитов, включивший сведения не только о собственно алфавитах, но и о настольных реестрах и т. п. При проверке наличия алфавитов (всего проверено 5 тыс. алфавитов к 63 фондам) и сверке их с реестром алфавитов последний был дополнен в 1964 г. описанием 631 алфавита по 13 фондам (их выявили среди дел и перевели из хранилища в состав действующего НСА)^[18].

В 1969 г. сотрудники архива В.П. Павлова и А.Л. Вайнштейн выступили на совещании в Главархиве СССР с сообщением «Делопроизводственный справочный аппарат к документальным материалам центральных учреждений царской России»^[19]. Одновременно Р.Ю. Мацкина (одна из наиболее квалифицированных работников ЦГИА СССР) вынесла на рассмотрение научного совета архива основные принципы работы по усовершенствованию описей, а после одобрения советом изложила эти принципы в докладе на юбилейной (1968 г.) научной конференции архивистов Ленинграда^[20]. Одним из путей усовершенствования описей архива были признаны выявление и введение в строй недействующего делопроизводственного аппарата путем проставления шифров действующего пофондового справочного аппарата (описей) и извлечения его из хранилищ, где все эти справочники находились в составе фондов в качестве единиц хранения. Так дореволюционный регистрационно-­справочный аппарат органически вошел в систему НСА архива.

Однако использованием алфавитов и настольных реестров как дополнительного поискового средства потенциал делопроизводственного регистрационно-справочного аппарата не исчерпывается. Несмотря на постепенное снижение его роли в качестве средства поиска по мере усовершенствования описей и особенно развития цифровых технологий, на первый план выходит другое его свойство – возможность использования для реконструкции состава, а иногда и содержания утраченных архивных дел. И здесь не меньшее значение, чем алфавиты и настольные реестры, приобретают сохранившиеся книги (реестры) входящих и исходящих, а также недействующие сдаточные описи. При сдаче дел в архив вместе с ними принимались и часто оставлялись на хранение и книги входящих и исходящих (хотя они были отнесены к 3-му разряду, т. е. не подлежали хранению). Сохранялись также описи уничтоженных дел^[21].

Заголовки утраченных дел и документов (изложение «вкратце» содержания «каждой бумаги»), а также указания на их прохождение в делопроизводстве позволяют реконструировать утраченную информацию. Такая реконструкция может оказаться достаточно полной. Во всех случаях обращение к старому регистрационно-справочному аппарату позволяет реконструировать состав утраченных дел, а сопоставление регистрационных заголовков с общим контекстом документального комплекса – чаще всего судить и об их содержании.

Некоторые возможности для реконструкции утраченных документов предоставляют и хранящиеся в составе дел фондов списки дел, выделенных к уничтожению в результате экспертизы ценности документов. И хотя такая экспертиза проводилась на основе тщательно разработанных норм и правил, предусматривавших сохранение всего, что может иметь историческую, практическую или иную ценность, различное (в зависимости от квалификации исполнителей и членов соответствующих комиссий) ее качество, а главное, эволюция представлений о потенциальной ценности тех или иных категорий документов не позволяют исключить возможности безвозвратного уничтожения документов, содержащих информацию, признанную актуальной в современных условиях.

Возможности реконструкции состава и содержания утраченных архивных дел демонстрировала и практика дореволюционных ведомственных архивов. Например, в 1911 г. по инициативе П.А. Столыпина в Центральном архиве МВД было проведено масштабное выявление всех документов, так или иначе относящихся к А.С. Пушкину. Некоторые из них были переданы на хранение в Пушкинский дом (что противоречит современным представлениям о недробимости архивных фондов, но свидетельствует об особом внимании П.А. Столыпина к формирующемуся учреждению). В результате этого выявления был составлен список как обнаруженных, так и числящихся в алфавитах, но утраченных документов. В частности, в этот список вошли значащиеся в алфавитах Департамента полиции исполнительной дела 1824 г. «Об удалении из столицы коллежского секретаря Пушкина» и 1837 г. «О перевозе тела камер-юнкера его императорского величества Пушкина», а также дело Департамента общих дел за 1832 г. «Об открытии титулярному советнику Пушкину архива Министерства иностранных дел». В списке указано, что первые два дела были лично переданы в 1879 г. начальником архива директору Департамента полиции исполнительной, но в архив не вернулись и сведения о них отсутствуют. А относительно третьего дела сказано, что оно уничтожено архивной комиссией в 1865 г.^[22]

Особый интерес среди них вызывает первое дело, так как раскрывает дополнительные подробности «административного сопровождения» ссылки А.С. Пушкина. Оно сопряжено с хранящимся в ГАПО делом канцелярии псковского губернатора «Ведомости и переписка о лицах, состоящих под надзором полиции в Псковской губернии», в котором содержатся сведения об А.С. Пушкине^[23].

В практике РГИА (как, очевидно, и других архивов) элементы реконструкции состава и содержания не сохранившихся документов нередко использовались и продолжают использоваться при выполнении запросов. Заголовок утраченного дела или документа позволяет констатировать факт рассмотрения того или иного вопроса в соответствующем учреждении, а иногда и результат (например, отклонение прошения). Для реконструкции истории рассмотрения вопроса часто важна констатация самого факта такого рассмотрения в данном учреждении или данным должностным лицом. Например, наличие фамилии того или иного лица в реестре секретных дел или дел о негласном полицейском надзоре уже свидетельствует (при отсутствии других подтверждающих документов) о факте такого надзора. Наличие в алфавите указания на дело по прошению того или иного лица (особенно с обозначением предмета прошения) может быть единственным свидетельством факта этого прошения. Аналогичным образом дело обстоит и с рассмотрением различных административных вопросов, например, разрешения на постройку, причисления к городскому или сельскому обществу, права на жительство и т. д. Точно так же указание в регистрационно-справочном аппарате на несохранившееся судебное дело достаточно информативно, даже если остается неизвестным приговор или решение по делу. Можно привести множество примеров, когда сведения, извлеченные из делопроизводственного регистрационно-справочного аппарата, позволяют восполнить недостаток информации, содержавшейся в утраченных архивных документах.

Не меньшее значение имеет и возможность использования информации об утраченных документах для определения степени полноты и репрезентативности доступной источниковой базы. В процессе исторического исследования неизбежно возникает вопрос, насколько комплекс выявленных архивных документов полон, а так как неполнота (за счет того, что не все документы сохранились до наших дней) неизбежна, то насколько он репрезентативен. Сопоставление действующих описей со старыми недействующими описями и регистрационно-справочным аппаратом позволяет судить об этом. Степень полноты, таким образом, выявляется достаточно очевидно. А вопрос репрезентативности выясняется путем качественного анализа совокупности несохранившихся документов.

Таким образом, именно наличие сведений о несохранившихся архивных материалах в делопроизводственном регистрационно-справочном аппарате, а также вытекающие из принципа происхождения взаимосвязанность и взаимодополняемость делопроизводственной документации, ее контекстуальность позволяют решительно отрицать наличие целых пластов не дошедших до нас и не оставивших никаких следов документов, которые бы содержали информацию о явлениях и процессах, так и оставшихся навсегда неизвестными и недоступными для исторического познания.

Все эти свойства делопроизводственного регистрационно-справочного аппарата, как и накопленный опыт его использования обусловливают некоторые практические выводы. Во-первых, для недействующих описей, книг входящих и исходящих, настольных и докладных реестров и алфавитов, хранящихся в составе архивных фондов, целесообразно создавать межфондовые указатели, позволяющие комплексно и оперативно выявлять и использовать весь этот справочный аппарат. Во-вторых, необходимо эти материалы оцифровывать наряду с описями. В настоящее время оцифровка описей в государственных архивах производится в значительных масштабах, а в некоторых архивах (например, в РГИА) она в основном завершена или близка к завершению. Имеющийся комплекс оцифрованных справочников (реестр описей, описи) необходимо дополнить оцифрованными реестром алфавитов, а также делопроизводственным регистрационно-справочным аппаратом. В-третьих, следует нормативно обеспечить такой же доступ исследователей к указанному аппарату (и к делам фондов), как и для описей, каталогов и других элементов НСА. В настоящее время этот доступ ограничен или даже закрыт (для учетных документов, к которым относятся, в частности, дела фондов). Желательно внести соответствующие изменения в главы ХХV и ХLVIII Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 2020 г.

Список литературы

1. Мацкина Р.Ю. Организационные основы и пути усовершенствования описей в Центральном государственном историческом архиве СССР // Проблемы архивоведения и истории архивных учреждений. Л., 1970. С. 85–94.

2. Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР: учеб. пособие. 2-е изд. М., 1960.

3. Раскин Д.И. Архив Министерства народного просвещения (1803–1918): от придатка канцелярии к ученому учреждению // Вестн. РГГУ. Сер. «Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность». 2016. № 4 (6). С. 17–27.

4. Раскин Д.И. Архив Российской империи: Судьба документального наследия высших и центральных учреждений Российской империи. Саарбрюккен, 2015.

5. Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История. Теория. Люди. М., 2003.

[1] Об этом см.: URL: http://archives.gov.by/home/tematicheskie-razrabotki-arhivnyh-dokumentov...

[2] Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР: учеб. пособие. 2-е изд. М., 1960. С. 92.

[3] ПСЗ 1. 1830. Т. 6. № 3534.

[4] Там же. Т. 31. № 24686. § 157–159, 163.

[5] СЗРИ. 1832. Т. 2. Кн. 1. Ст. 74, 100–105, 184.

[6] РГИА. Ф. 1284. Оп. 240. Д. 1. Л. 1–10.

[7] Семенова М.С., Хомякова Г.С. Комплектование ЦГИА СССР в Ленинграде документальными материалами по истории финансов, промышленности и торговли // Информ. бюл. ГАУ МВД СССР. 1958. № 10. С. 52–63.

[8] РГИА. Ф. 745. Оп. 1. Д. 112. Л. 1.

[9] Раскин Д.И. Архив Министерства народного просвещения (1803–1918): от придатка канцелярии к ученому учреждению // Вестн. РГГУ. Сер. «Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность». 2016. № 4 (6). С. 19–20.

[10] Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История. Теория. Люди. М., 2003. С. 376.

[11] ЦГИА СПб. Ф. 254. Оп. 1. Д. 2481–2520, 18305–18507.

[12] Там же. Ф. 253. Оп. 9. Д. 1–393; Оп. 10. Д. 4, 6–8, 10–12, 14–16, 19, 23, 26, 28–30, 32, 34, 38, 42, 49, 82, 130, 157, 181, 260, 317, 341.

[13] Там же. Ф. 479. Оп. 27. Д. 46, 49, 87, 158, 179–180, 183, 190, 257, 260, 327–329, 332–333, 337–339, 381, 386–387, 390, 393–395, 397–399, 419.

[14] ЦАНО. Ф. 2. Оп. 1. Д. 10, 37, 344, 582, 1031, 1163, 1415, 1704, 2273, 2338, 2899.

[15] ГАПО. Ф. 20. Оп. 7. Д. 475, 1123, 1141–1142, 1537, 1590, 1621, 1711, 1776, 1875, 1911 а.

[16] ГАЯО. Ф. 73. Оп. 7. Д. 188 а, 274.

[17] Там же. Ф. 100. Оп. 1. Д. 886, 1011– 1012, 1048, 1094, 1177–1178; Оп. 19. Д. 172–173; Оп. 20. Д. 7.

[18] Раскин Д.И. Архив Российской империи: Судьба документального наследия высших и центральных учреждений Российской империи. Саарбрюккен, 2015. С. 491.

[19] Там же. С. 461.

[20] Мацкина Р.Ю. Организационные основы и пути усовершенствования описей в Центральном государственном историческом архиве СССР // Проблемы архивоведения и истории архивных учреждений. Л., 1970. С. 85–94.

[21] РГИА. Ф. 1284. Оп. 240. Д. 1. Л. 1–10.

[22] Там же. Д. 72. Л. 106–110.

[23] ГАПО. Ф. 20. Оп. 1. Д. 743.