История и практика архивного дела и делопроизводства
 

УДК 930.25+002.66
 

Научно-техническая документация (НТД) является важнейшей частью Архивного фонда Российской Федерации. Она не только отражает развитие науки и техники и служит источником для изучения их истории, но и может быть использована в практических целях.

Комплектование государственных архивов НТД стало одним из неотъемлемых направлений работы архивной отрасли с 1970-х гг. В настоящее время в этой сфере действует несколько специализированных архивов: Российский государственный архив научно-технической документации (в списке источников его комплектования организации Москвы и Московской области), Российский государственный архив в г. Самаре (организации 43 регионов страны), Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга, Государственный архив специальной документации Нижегородской области. Кроме того, ею комплектуется практически каждый краевой или областной архив.

Методическая база этой работы закладывалась ведущими отечественными историками-архивистами начиная с 1960-х гг. Ими изучались основные виды НТД, особенности ее хранения, порядок отбора на постоянное хранение, определение фондовой принадлежности и др.^[1] Накопленный опыт обусловил подготовку и выход в свет соответствующих правил^[2], конкретных методик^[3] и перечня типовых архивных документов, образующихся в деятельности научно-технических организаций и предприятий, с указанием сроков хранения^[4]. Разработки в этой области продолжились^[5], однако глубинные изменения в организации экономики и науки обусловили появление новых проблем, связанных с комплектованием архивов НТД. Исследователи неоднократно обращали на них внимание, в том числе в связи с подготовкой новых правил работы с НТД в организациях и на предприятиях^[6]. Так, о несовершенстве современной законодательной базы, угрозе утраты НТД в новообразованных акционерных обществах, трудностях, возникающих при экспертизе ценности любого вида НТД, не раз говорил в своих работах А.Г. Черешня^[7]. Специалисты РГА в г. Самаре тоже высказывали свое мнение по данным проблемам^[8]. Тем не менее однозначного их решения пока не найдено.

В настоящей статье авторы хотят еще раз привлечь внимание к направлению работы по комплектованию НТД, сосредоточившись на одном из основных ее видов – конструкторской документации (КД), сложностях, сопряженных с проведением экспертизы ценности КД в организациях, и предложить некоторые пути решения проблемы.

Вследствие начатой в конце ХХ в. и продолжающейся приватизации научно-технических организаций крупные массивы НТД оказываются в ведении негосударственных структур, при этом в уставных документах большинства из них нормативные записи о правопреемстве отсутствуют, что позволяет недобросовестным руководителям отказываться от унаследованных комплексов КД и санкционировать их уничтожение. Новообразованные структуры не заинтересованы в подготовке и передаче на постоянное хранение документов своих предшественников. Они нередко стремятся укрыть наиболее ценные разработки от государственного учета, неправомерно ссылаясь на право интеллектуальной собственности и Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ст. 3 п. 4 которого сказано, что документом Архивного фонда Российской Федерации является документ, прошедший экспертизу ценности, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Усугубляет ситуацию по комплектованию Архивного фонда Российской Федерации КД значительное ослабление воздействия на организации – источники комплектования НТД со стороны вышестоящих органов управления, переживающих административную реформу. Например, архивные документы при реорганизации государственных и муниципальных организаций должны передаваться правопреемникам в упорядоченном состоянии. При этом в случае изменения формы собственности организации ее правопреемник может передать архивные документы на временное хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора, что предусмотрено ст. 23 п. 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

Выход приватизированных организаций из-под контроля министерств и ведомств лишил архивы важных рычагов влияния на ситуацию в источниках комплектования. Отсутствие указаний правительства, министерств, агентств, концернов, корпораций о принятии необходимых мер по проведению экспертизы КД как открытого, так и закрытого характера и передаче документов с истекшими сроками ведомственного хранения на постоянное хранение в соответствующий государственный архив позволяет негосударственным организациям игнорировать требования государственных архивов.

Еще одной проблемой является тот факт, что ведомственные службы хранения НТД, как и конструкторские бюро, понесли кадровые потери, и в организациях, как правило, отсутствуют квалифицированные специалисты для проведения экспертизы ценности и упорядочения документов согласно существующим правилам. Это серьезно усложняет, а зачастую делает невозможным проведение экспертизы ценности проектов, разработанных в советский период. Отказ организации в передаче документов на постоянное хранение чаще всего объясняется использованием при новом проектировании разработанной ранее (даже в 1950–1960-е гг.) документации. Если же архивистам удается убедить организацию в необходимости постановки на государственный учет наиболее значимых проектов, то оказывается, что эксперты, которым под силу их отобрать согласно действующим критериям, на предприятии отсутствуют. Увеличение хронологического разрыва между датами завершения разработки и проведения экспертизы ценности изделия может существенно снизить качество экспертизы.

При отсутствии преемственности между поколениями разработчиков КД большой объем работы проводится секретарем экспертной комиссии (ЭК) и сотрудником, отвечающим за ведение архивного дела в организации. Обычно эти обязанности исполняют сотрудники служб (бюро) НТД. Они принимают документы на хранение, занимаются их учетом и размещением по классификационным характеристикам (группировкам) в порядке возрастания обозначения документов в пределах кода организации-разработчика и менее всего задумываются о важности принимаемых на хранение проектов. При этом экспертиза ценности КД из-за тесной взаимосвязи различных видов НТД (научно-исследовательской, конструкторской, технологической, программной и др.) представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс, состоящий из двух этапов. Первый этап – отбор проектов и связанных с ними других видов документации – требует коллегиального решения и специальных знаний; второй – проводится одновременно с упорядочением, при этом должны учитываться стадии разработки и состав проектов. В кратком изложении процесс выглядит следующим образом.

На первом этапе на каждый проект, разработанный в определенный период времени, секретарь ЭК должен завести карточку и внести в нее наименование проекта, его производственный индекс (шифр), стадии разработки (для рабочей документации – уровень внедрения изделия в производство / опытное производство; установочная серия; серийное или массовое производство), годы разработки проекта, количество учетных единиц. Незаполненными остаются только две графы – заключение эксперта и обоснование отбора. Затем, по указанию председателя ЭК, секретарь ЭК должен распределить подлежащие экспертизе проекты и составленные карточки между членами ЭК и предоставить экспертам текстовую конструкторскую документацию по каждому проекту (технические описания, технические условия, инструкции по эксплуатации), отчеты по испытаниям изделий.

На втором этапе проводится экспертиза, составляется перечень проектов, документация которых подлежит постоянному хранению, затем он утверждается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива или же уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и, наконец, руководителем организации. Только тогда архивные работники организации приступают к упорядочению документов. Прежде всего им необходимо оценить полноту состава проекта. Комплектность КД проверяется по ведомостям проектных стадий разработки изделий, по спецификациям, ведомостям спецификаций, ведомостям электронных документов, т.е. по документам, в которых перечисляются все составные части проектов изделий. Согласно ГОСТ 2.501–2013 «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД)^[9], подлинники бумажной конструкторской документации следует хранить по классификационным характеристикам, т.е. в порядке возрастания обозначения документов без отнесения большей их части (кроме документов основного комплекта КД) к конкретному изделию. Каждая последующая группа цифр при обезличенной системе обозначений КД составных частей проекта по нарастающей уточняет изображение на документах, не относя их к конкретному проекту (изделия и конструкторские документы сохраняют присвоенное им обозначение независимо от того, в каких изделиях и конструкторских документах они применяются). Единственная информация, которую несет цифровое обозначение документа без обращения к классификаторам ЕСКД, – это значимость документа. Первая цифра шестизначного цифрового кода свидетельствует о значимости зафиксированного на чертеже изображения (она убывает с увеличением числа от 0 до 9, при этом 0 – высокий класс изделия, цифры 7, 8, 9 – низкий класс изделия, детали). Но такая система обозначений хранения подлинников приводит к значительной рассредоточенности документов одного изделия. Для подбора чертежей по нему необходимо найти его сводную спецификацию и уже согласно ей собирать документы. При передаче полного комплекта подлинных документов на то или иное изделие в государственный архив другие изделия того же класса будут представлены неполным комплектом подлинных документов. На конкретное изделие выполняется только один комплект подлинников конструкторских документов, которые хранятся либо на предприятии-разработчике, либо на предприятии-изготовителе по договоренности между ними. Известно, что именно заводы являются основными держателями подлинников КД. В списки организаций – источников комплектования архивов научно-технической документацией они чаще всего не входят, поскольку не являются ее разработчиками. В результате отдельные части (фрагменты) КД, относящиеся к одному проекту (проблеме), оказываются рассредоточенными, что ведет к размыванию документального фонда организации-разработчика.

Качественное проведение экспертизы ценности КД зависит от многих обстоятельств. Сотрудники организаций, занимающиеся этим процессом, должны иметь опыт подбора документов по каждому изделию, поскольку кроме подлинников там хранятся копии документов, которые согласно указанному ГОСТу укладывают в папки (альбомы) в пределах либо изделия, либо рационально выбранных его составных частей в определенной последовательности: спецификация изделия; документы основного комплекта изделия (в порядке записи в спецификации); спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений), причем последние помещают после спецификации, согласно порядку их записи; чертежи деталей, указанные в спецификации как основного изделия, так и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

В ряде организаций копии КД из-за многократной применяемости основных комплектов составных частей изделий и их деталей хранятся подобно подлинникам. Поэтому иногда работники ведомственных архивов в ответ на требование государственного архива и указание руководителя организации о постановке КД на государственный учет лишь описывают документы по порядку обозначений или инвентарных номеров (это особенно характерно для первых отделов), а значит, одно изделие может быть описано в разных частях описи.

Поступление документов на постоянное хранение через значительный промежуток времени после утверждения описи ЭПК государственного архива или же уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела грозит утратой документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации. Ведь возможны переинвентаризация документов, их перемещение из одного подразделения в другое. Со временем, если единицы учета, внесенные в опись, дополнительно не учтены как единицы хранения с указанием порядкового номера по описи единиц хранения постоянного хранения в графе «Примечание» книги инвентарного учета, утрачивается различие между делом (документом), не поставленным на государственный учет, и единицей хранения, подлежащей передаче на постоянное хранение.

Отсутствие в организации квалифицированных кадров, владеющих навыками выполнения подобного вида работ, позволяет там в лучшем случае отобрать проекты и составить перечни КД, подлежащей постоянному хранению. Поэтому зачастую упорядочением документов занимаются сотрудники отделов комплектования государственных архивов, но чаще всего ведомства ищут повод для отказа от передачи документов в архив. Они нередко ссылаются на ст. 777 Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности исполнителя за нарушение сроков договоров на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, хотя это не может являться достаточным основанием для отказа от соблюдения норм архивного законодательства. Ни одна форма договора не предусматривает запрет ставить на государственный учет в государственном архиве опытно-конструкторскую разработку после передачи КД на проект того или иного изделия в архив организации.

Организации оборонно-промышленного профиля при отказе соблюдать архивное законодательство часто ссылаются на принадлежность документов заказчику и отсутствие соответствующих от него указаний. Однако это говорит скорее о попытке уйти от решения непростой проблемы по постановке КД на государственный учет. В отношении закрытых документов организации, например, апеллируют к ст. 16, 17 закона «О государственной тайне»^[10], согласно которым сведения, составляющие государственную тайну, могут передаваться третьим лицам заказчиком и с санкции органа государственной власти, в распоряжении которого находятся эти сведения. Между тем история взаимоотношений архивной службы и оборонных ведомств свидетельствует, что последние всегда поддерживали проводимую в стране архивную политику. Распоряжениями Комитета Российской Федерации по оборонным отраслям промышленности от 2 июня 1993 г. № 2‑р и Государственного комитета Российской Федерации по оборонным отраслям промышленности от 3 марта 1994 г. № 32‑р предприятия оборонно-промышленного комплекса обязывались соблюдать Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях 1991 г.^[11] В частности, они были обязаны обеспечивать учет, своевременный отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации к передаче на государственное хранение. В Соглашении между Государственной архивной службой России и Министерством обороны Российской Федерации от 9 ноября 1994 г.^[12] и в Договоре от 26 июня 2007 г. № 4/2 между Федеральным архивным агентством и Министерством обороны Российской Федерации^[13] предусматривается депозитарное хранение документов, образующихся в деятельности Минобороны и подчиненных ему управлений, объединений, соединений, воинских частей и военных комиссариатов. Никаких исключений заинтересованные стороны в части хранения документов, разрабатываемых организациями на основании договоров с государственным заказчиком государственного оборонного заказа, не сделали. Федеральные законы «О государственном оборонном заказе» от 27 декабря 1995 г. № 213-ФЗ^[14] (утратил силу с 1 января 2013 г.) и от 29 декабря 2012 г. № 275-ФЗ^[15] (вступил в силу с 1 января 2013 г.), устанавливающие правовые основы государственного регулирования отношений, связанных с выполнением государственного оборонного заказа, также не оговаривают особое отношение к учету и хранению документов, отложившихся в результате опытно-конструкторских работ, выполняемых в рамках государственного оборонного заказа. В письме заместителя министра обороны от 15 февраля 2002 г. № 205/1217 сказано, что отказ отдельных предприятий оборонно-промышленного комплекса от сотрудничества с филиалом Российского государственного архива научно-технической документации (с 2016 г. – РГА в г. Самаре) не является правомерным^[16].

Качественному комплектованию архивов НТД, в том числе КД, исключению фактов ее утраты способствовал бы выход нового правительственного поручения о принятии необходимых мер по отбору и передаче на постоянное хранение НТД как открытого, так и закрытого характера. Последние подобные правительственные поручения выходили в июне 2001 г. и декабре 2002 г. В результате передача НТД на постоянное хранение заметно активизировалась. Однако это продолжалось лишь до марта 2004 г., когда в ходе административной реформы упразднили некоторые органы исполнительной власти, которым были адресованы правительственные поручения. Сейчас назрела необходимость в новом правительственном поручении в адрес министерств, корпораций, концернов. В нем также важно оговорить порядок возмещения расходов организациям через концерны и корпорации на проведение работ с архивными документами начиная от их упорядочения до момента передачи в архив (отказ в передаче документов сейчас нередко объясняется отсутствием у организаций средств на их транспортировку).

При разработке новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в организациях важно предусмотреть возможность приема на постоянное хранение КД только на проектных стадиях разработки отобранных проектов и основных комплектов КД – на рабочей стадии. Это значительно облегчит работу экспертов и позволит увеличить темпы приема этой документации в государственный архив.

Несколько упростит проведение экспертизы ценности КД в организациях рекомендация сотрудникам их архивных служб создавать вспомогательную картотеку на поступающие туда проекты изделий, а не ограничиваться ведением инвентарных книг учета и карточек учета документов, которые согласно ГОСТ 2.501–2013 заводятся на каждый документ с указанием обозначения и наименования документа, его применяемости и которые, как правило, в организациях систематизируются в порядке обозначений. В карточку каждого проекта надо будет вносить данные, необходимые для проведения последующей экспертизы его ценности. Карточки на основные комплекты КД (спецификация, сборочный чертеж, схемы, техническое описание, технические условия и т.п.), относящиеся ко всему изделию, рекомендуется хранить отдельно. Основной комплект конструкторских документов одного изделия имеет одинаковую классификационную характеристику, т.е. одинаковые шесть цифр в своем обозначении, следующих за кодом организации-разработчика. Карточки на основные комплекты конструкторских документов – систематизировать в порядке обозначений, т.е. по классам, подклассам, группам и подгруппам изделий.

Конструкторские документы составных частей в основной комплект документов изделия не входят.

Есть надежда, что предложения архивистов-практиков в части организации комплектования государственных архивов КД будут учтены при совершенствовании нормативной правовой базы работы архивных учреждений.

Список литературы

1. Бороздина А.Г., Успенская Л.В. К проекту правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в организациях: история, некоторые вопросы и возможные решения // Вестн. ВНИИДАД. 2019. № 3. С. 22–31.

2. Бороздина А.Г., Успенская Л.В. Управление конструкторской документацией в соответствии с требованиями национальных стандартов, разработанных на основе стандартов ISO // Вестн. ВНИИДАД. 2020. № 3. С. 20–30.

3. Телегина Н.И. Проблемы комплектования филиала Российского государственного архива научно-технической документации и пути их решения // История науки и техники. 2016. № 11. С. 16–21.

4. Черешня А.Г. О некоторых правовых проблемах работы с научно-техническими документами // Отечественные архивы. 2004. № 4. С. 26–37.

5. Черешня А.Г. Основные проблемы комплектования РГАНТД научно-технической документацией в современных условиях // Вестн. архивиста. 2004. № 3–4. С. 28–39; № 5. С. 29–37.

[1] Пузанов Н.И. Экспертиза ценности и обеспечение сохранности научно-технической документации // Советские архивы. 1967. № 6. С. 68–72; Кузин А.А. Происхождение и развитие основных видов технических документальных материалов в СССР: учеб. пособие. М., 1970; Шаронов Ф.И., Шутова В.Л. Отбор научно-технической документации на государственное хранение (из опыта ЦГА РСФСР) // Советские архивы. 1971. № 2. С. 79–84; Экспертиза ценности научно-технической документации: Исторический обзор архивоведческой литературы и нормативов (1928–1970) / под общ. ред. А.С. Прокопенко и О.Н. Тягунова. М., 1971; Жигунов В.М. Система критериев определения ценности электронных научных и технических документов и ее роль в формировании ретроспективной документальной базы исследований и прикладных разработок // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: докл. и сообщ. на четвертой Всерос. конф. 24–25 апреля 2002 г. М., 2002. С. 190–200; и др.

[2] Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991.

[3] Отбор на государственное хранение научно-технической документации: рек. / рук. темы В.М. Жигунов; О.Д. Ерошкина, В.А. Калугина, Т.Н. Мусатова, Н.Н. Новикова, В.Н. Тарунтаева. М., 1995 (Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД по документоведению и архивному делу. № 214–2000); Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД / ред. и сост. Л.Ю. Покровская. Самара, 2007; Методические рекомендации по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации / сост.: Л.Ю. Покровская, С.Н. Супранова, Н.И. Телегина, Л.В. Чирухина, А.Г. Черешня; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской. Самара, 2007.

[4] Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.

[5] Бороздина А.Г., Успенская Л.В. Управление конструкторской документацией в соответствии с требованиями национальных стандартов, разработанных на основе стандартов ISO // Вестн. ВНИИДАД. 2020. № 3. С. 20–30; Власова М.А., Кюнг П.А. О формировании списка источников комплектования РГАНТД на современном этапе // Там же. № 4. С. 84–91; и др.

[6] См., напр.: Бороздина А.Г., Успенская Л.В. К проекту правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в организациях: история, некоторые вопросы и возможные решения // Там же. 2019. № 3. С. 22–31.

[7] Черешня А.Г. О перспективах комплектования НТД архивов России // Проблема 2000: наука, техника, экономика: Что сохраним потомкам?: докл. и сообщ. на «круглом столе» 10 апреля 2000 г. М., 2002. С. 35–80; Он же. О законодательном регулировании архивного дела // Отечественные архивы. 2003. № 3. С. 8–20; Он же. О правовых аспектах учета, комплектования и исследования НТД на современном этапе развития российского общества // Проблема 2002: наука, техника, экономика. Правовые основы сохранения и использования интеллектуальной собственности: докл. и сообщ. на «круглом столе» 24 апреля 2002 г. М., 2003. С. 83–104; Он же. О некоторых правовых проблемах работы с научно-техническими документами // Отечественные архивы. 2004. № 4. С. 26–37; Он же. Основные проблемы комплектования РГАНТД научно-технической документацией в современных условиях // Вестн. архивиста. 2004. № 3–4. С. 28–39; № 5. С. 29–37; и др.

[8] См., напр.: Телегина Н.И. Проблемы комплектования филиала Российского государственного архива научно-технической документации и пути их решения // История науки и техники. 2016. № 11. С. 16–21; Давыдова И.Н. Выступление на Совете по архивному делу. Екатеринбург. 26.07.2017 / РГА в г. Самаре. Текущий архив. Д. 6–01; и др.

[9] ГОСТ 2.501–2013. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения (переизд.). М., 2020.

[10] Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485–1 (ред. от 29.07.2018) «О государственной тайне» // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного совета Российской Федерации. 1993. № 38. Ст. 1480.

[11] РГА в г. Самаре. Текущий архив. Д. 6–01.

[12] Решение коллегии Государственной архивной службы России от 28.12.1994 «Об итогах работы по подготовке соглашений о сотрудничестве между Росархивом и министерствами, ведомствами Российской Федерации». (Там же. Ф. Р‑846. Оп. 2–6. Д. 650. Л. 142.)

[13] Договор от 26 июня 2007 г. № 4/2 между Росархивом и Минобороны России. (URL: http://archives.ru/documents/agreement_mo.shtml)

[14] Федеральный закон от 27.12.1995 № 213-ФЗ «О государственном оборонном заказе» // Собр. законодательства Российской Федерации. 1996. № 1. Ст. 6.

[15] Федеральный закон от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе» // Там же. 2012. № 53. Ч. I. Ст. 7600.

[16] РГА в г. Самаре. Текущий архив. Д. 6–01.