История и практика архивного дела и делопроизводства
 

УДК 930.25
 

В деле формирования Архивного фонда Российской Федерации одним из важнейших инструментов являются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), деятельность которых давно устоялась, отрегулирована в нормативно-правовых документах и методиках, поскольку решение об их создании в РСФСР было принято еще в мае 1938 г.^[1] В Краснодаре ЭПК создали в Краснодарском краевом архивном управлении при Управлении НКВД СССР по Краснодарскому краю в ноябре 1938 г.^[2] Сегодня на фоне общественно-экономических трансформаций, обусловивших, с одной стороны, корректировку состава списков источников комплектования, с другой, структурные преобразования в сфере государственного управления архивным делом, в работе ЭПК наблюдается поиск новых форм. В настоящей статье расскажем об опыте в этом направлении ЭПК при Администрации Краснодарского края, главным образом с 2018 г., когда именно краевой администрации в лице управления делами были переданы от Министерства культуры функции в сфере архивного дела.

Положение и регламент работы ЭПК утверждены соответствующим приказом Администрации Краснодарского края, а председателем комиссии назначен заместитель управляющего делами администрации. Ее членами стали работники управления по делам архивов, наиболее опытные кадры государственных архивов, начальник отдела делопроизводства Администрации Краснодарского края и начальник Муниципального архива г. Краснодара (всего 21 человек). Кроме того, в состав ЭПК включены эксперты (восемь человек), в том числе представители государственных органов исполнительной власти края (управления ЗАГС и департамента имущественных отношений). Такой круг экспертов позволяет своевременно и качественно рассматривать методические и практические вопросы, связанные как с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности и комплектованием ими всех архивов на территории края (трех государственных и 44 муниципальных), так и с организацией документов в делопроизводстве.

Работа комиссии строится в соответствии с годовым планом. Заседания, как правило, проводятся ежемесячно, при необходимости – чаще. В 2020 г. состоялось 14 заседаний, рассмотрено 68 номенклатур дел, но согласовано только 59, поскольку качество остальных не соответствовало установленным критериям. Рассмотрено 2328 описей дел постоянного хранения (утверждено 2208) и 838 описей дел по личному составу (согласовано 771). Согласовано 46 списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов (всего в крае 1083 организации, документы которых включаются в Архивный фонд Российской Федерации). За год комиссией обсуждено более 60 методических вопросов о месте и сроках хранения документов, качестве представляемых на рассмотрение номенклатур и описей дел, об усовершенствовании и переработке описей дел и др.

ЭПК осуществляет также методическое руководство деятельностью экспертно-­методических комиссий государственных архивов края (согласовывает их годовые планы, заслушивает отчеты о работе, дает рекомендации по ее улучшению).

Каждый член ЭПК имеет «специализацию», т.е. рассматривает описи и номенклатуры дел конкретных сфер деятельности, но при этом ведет свою базу данных, внося в нее определенные сведения: названия муниципального образования края и организации, крайние даты описи, количество дел, экспертное заключение. Ведение таких баз данных позволяет проводить не только анализ типичных ошибок в описях дел одной системы (например, администрации муниципальных образований, районные / городские суды общей юрисдикции, центры занятости населения и т.д.), но и методическую работу с этими организациями в целях устранения погрешностей.

В работу ЭПК внедряются информационные технологии. С 2019 г. ведется в электронной форме сводный список источников комплектования с указанием их отраслевой принадлежности и соответствующего государственного либо муниципального архива, принимающего документы организации на постоянное хранение. В эту базу данных секретарь комиссии вносит сведения о включении (исключении) организации в список источников комплектования; утверждении (согласовании) описей и номенклатур дел; утверждении (согласовании) актов (о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, описания архивных документов, переработки описи дел, о неисправимых повреждениях архивных документов, о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны); рассмотрении методических вопросов и постановке их на контроль.

Формы работы комиссии разнообразны. Одна из них – организация ежегодных конкурсов в сфере архивного дела (с 2006 г. – под названием «Лучшая опись» и «Лучший ведомственный архив», с 2018 г. – «Лучшая номенклатура дел» и «Лучшая историческая справка») дает хорошие результаты. Так, в организациях – участниках конкурсов значительно улучшается состояние делопроизводства, повышается качество описей дел, укрепляется материально-техническая база архивов (выделяются дополнительные помещения, устанавливается охранно-пожарная сигнализация, приобретаются мобильные стеллажи и др.). Одновременно выявляются и недостатки в работе их архивов, в большинстве случаев успешно устраняющиеся еще в ходе конкурсов. А это значит, что улучшается качество формирования Архивного фонда Российской Федерации на территории Краснодарского края.

Руководство организаций относится к конкурсам, как правило, с вниманием и ответственностью, представляя не только необходимые пакеты документов, в том числе доработанные исторические справки, но и буклеты, фотоальбомы, видеопрезентации.

В 2020 г. ЭПК сделала упор на конкурсы в муниципальных образованиях края: «Лучшая опись» дел постоянного хранения представительных органов; «Лучшая номенклатура дел» органов управления и учреждений культуры; «Лучший ведомственный архив» органов местного самоуправления, осуществляющих полномочия в сфере опеки, попечительства, семейной политики; «Лучшая историческая справка» муниципальных архивов. Описи дел победителей конкурса направлены в качестве примеров всем муниципальным архивам края. Кроме того, на основе лучших номенклатур дел членами ЭПК будет разработана примерная номенклатура дел органов и учреждений культуры городов и районов края.

Традиционно в награждении победителей конкурсов в сфере архивного дела принимают участие Краснодарская краевая региональная организация Общероссийского профессионального союза работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации и отраслевые профсоюзы. Ответственным за архив и архивам-победителям вручаются подарки (подарочные сертификаты, принтеры, сканеры, гигрометры, стремянки, архивные тележки и т.д.).

Хорошо зарекомендовали себя ежегодные выездные заседания ЭПК, которые проводятся с 2006 г. на базе администраций муниципальных образований края с приглашением представителей всех муниципальных архивов. В программу, помимо рассмотрения описей и номенклатур дел, входят обсуждение актуальных вопросов формирования Архивного фонда Российской Федерации на территории края в рамках «круглого стола», а также ознакомление членов ЭПК с архивами организаций принимающей стороны и оказание им методической помощи. Более того, для председателей экспертных комиссий и ответственных за архивы организаций – источников комплектования муниципального архива, ставшего базой проведения встречи, устраиваются обучающие семинары, на которых рассматриваются вопросы улучшения работы архивов организаций по итогам их посещений членами ЭПК. Последние делятся своими впечатлениями по всем направлениям деятельности архивов, включая обеспечение сохранности архивных документов и пожарную безопасность. Участие в работе выездных заседаний комиссии, в том числе в церемонии награждения по итогам конкурсов, глав муниципальных образований способствует повышению ответственности руководителей организаций за соблюдение архивного законодательства. Выездные заседания влияют (даже на стадии их подготовки) и на улучшение материально-технической базы как самого муниципального архива, принимающего выездное заседание, так и архивов организаций – источников комплектования. Например, готовясь к выездному заседанию ЭПК в станице Новопокровской (апрель 2019 г.), руководство района выделило муниципальному архиву дополнительное помещение, а в архивах организаций – источников комплектования провели ремонтные работы, приобрели шкафы и стеллажи, архивные коробки, обновили правовые документы, регламентирующие деятельность архивов.

Участники этого заседания обсудили вопросы подготовки описей дел на электронные аудиовизуальные документы, видовой состав документов постоянного хранения органов местного самоуправления, сдаваемых в муниципальный архив, формирование там наблюдательных дел, а на «круглом столе» – практику участия в конкурсах в сфере архивного дела и опыт работы с документами личного происхождения. Особенностью заседания стала передача Государственным архивом Краснодарского края (ГАКК) Новопокровскому муниципальному архиву вторых экземпляров документов из личного фонда русского советского прозаика, сценариста, драматурга и журналиста А.А. Первенцева, уроженца этих мест.

Впервые на семинаре-совещании, проводимом в рамках заседания ЭПК, в Новопокровскую были приглашены не только ответственные за архивы организаций – источников комплектования муниципального архива, но и представители общих отделов и служб делопроизводства администраций других муниципальных образований края.

В 2017 г. зародилась традиция передавать символ ЭПК – хрустальный кубок с эмблемой комиссии муниципальному архиву, принимающему выездное заседание, а начальнику муниципального архива – кружку с шутливым рисунком, изображающим работу членов комиссии.

Еще одна форма – расширенные заседания ЭПК, на которые приглашаются председатели ЦЭК и ЭК и ответственные за архивы организаций – источников комплектования государственных архивов, главным образом тех, где имеются проблемы (плохая материально-техническая база, несвоевременное или некачественное упорядочение архивных документов). При подготовке к таким заседаниям члены ЭПК на месте знакомятся с состоянием архивной работы, встречаются с руководителями организаций. Комиссия предлагает пути решения различных вопросов и адекватные сроки. Вопрос ставится на контроль и при необходимости рассматривается повторно. В случае угрозы утраты документов ЭПК предлагает включить соответствующие организации в ежегодный план проверок соблюдения законодательства об архивном деле.

В 2020 г. в связи с ограничительными мерами из-за пандемии коронавируса расширенные заседания ЭПК не проводились.

В 2019 г. заслушаны вопросы о работе экспертных комиссий и архивов организаций – источников комплектования ГАКК с приглашением представителей Краснодарского государственного историко-археологического музея-заповедника им. Е.Д. Фелицына и Кубанского бассейнового водного управления Федерального агентства водных ресурсов. Решения ЭПК по этим организациям поставлены на контроль.

С 2018 г. в практику работы комиссии введено заслушивание руководителей муниципальных архивов по вопросу организации работы по упорядочению документов в источниках комплектования и качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации. На заседания приглашаются руководители тех муниципальных архивов, где не удается обеспечить стопроцентное упорядочение документов в организациях, а качество представляемых на ЭПК описей дел низкое. Результаты рассмотрения этих вопросов и решения комиссии доводятся до глав муниципальных образований. Как правило, в итоге качество работы муниципальных архивов значительно повышается.

Ежегодно в план комиссии включаются подготовка и разработка методических документов в сфере делопроизводства и комплектования. За последние пять лет члены ЭПК создали методические рекомендации по составлению сводной ведомости работы с организациями – источниками комплектования, а также номенклатуры дел, проведению усовершенствования и переработки описей дел, о порядке составления и оформления описей на дела (наряды) районных и городских судов общей юрисдикции; подготовили (совместно с организациями) примерные номенклатуры дел районного (городского) центра занятости населения; управления (комитета, отдела) по физической культуре и спорту; городских и районных отделов государственной статистики; образовательного учреждения среднего профессионального образования и муниципального архива, а в помощь государственным (муниципальным) архивам – примерную форму договора о сотрудничестве с негосударственной организацией. Кроме того, за 2019–2020 гг. члены ЭПК разработали перечни дел постоянного хранения, образующихся в деятельности управления (отдела) экономического развития, а также управления (отдела) культуры Администрации муниципального образования Краснодарского края, территориальных избирательных комиссий края, управлений (отделов) культуры администраций муниципальных образований; типовую номенклатуру дел территориальной избирательной комиссии и примерные номенклатуры дел органа управления по вопросам имущественных и земельных отношений Администрации муниципального образования Краснодарского края и муниципального архива.

Таким образом, благодаря динамичной и многогранной работе ЭПК при Администрации Краснодарского края государственными и муниципальными архивами ежегодно обеспечивается почти стопроцентное упорядочение документов в организациях – источниках комплектования (ежегодный показатель составляет 98%), а утрат документов там практически не встречается.

[1] См.: ГАКК. Ф. 1700. Оп. 1. Д. 455. Л. 4. (Приказ по Центральному архивному управлению РСФСР от 23 мая 1938 г. № 73.)

[2] См.: Там же. Л. 23. (Приказ по Главному архивному управлению НКВД СССР от 29 ноября 1938 г. № 137.)