Совет состоялся 3 сентября в Казани (Республика Татарстан) и был посвящен вопросам цифровой трансформации архивной отрасли. Заседание прошло в режиме видеоконференцсвязи с очным участием руководства Федерального архивного агентства, заместителя начальника Управления информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации, члена коллегии Росархива А.Ю. Серегина, председателей научно­-методических советов архивных учреждений федеральных округов, архивистов и представителей органов государственной власти Республики Татарстан. На нем присутствовали председатель Государственного cовета Республики Татарстан Ф.Х. Мухаметшин, заместитель премьер­-министра Республики Татарстан Л.Р. Фазлеева, главный федеральный инспектор по Республике Татарстан В.Н. Демидов.

Основной доклад сделал статс-­секретарь – заместитель руководителя Росархива О.В. Наумов. Выступили также директор Государственного архива Российской Федерации Л.А. Роговая; председатель Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу Г.З. Габдрахманова; директор Российского государственного архива научно-­технической документации М.А. Власова; начальник Управления государственной архивной службы Новосибирской области, председатель НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа К.В. Захаров; председатель Комитета Ставропольского края по делам архивов, председатель НМС архивных учреждений Северо­-Кавказского федерального округа Е.И. Долгова.

О.В. Наумов

Цифровая трансформация Росархива^[1]

Указом Президента от 21 июля 2020 г. № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 г. О важности для Правительства Российской Федерации этого направления свидетельствует тот факт, что координацию и контроль за ходом цифровой трансформации осуществляет непосредственно заместитель председателя Правительства Д.Н. Чернышенко в режиме еженедельных видеоконференций с руководителями цифровой трансформации федеральных органов исполнительной власти. Практическая реализация цифровой трансформации Росархива возложена на статс­-секретаря – заместителя руководителя агентства (ответственный за ее проведение) и на проектный офис в управлении государственной политики и нормативно­-правового регулирования, а также на Российский государственный архив научно­-технической документации, в структуре которого создается самостоятельное подразделение для выполнения функции службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

Минкомсвязи России (головное ведомство по проведению цифровой трансформации на федеральном уровне) подразумевает под ней интеграцию информационных технологий в деятельность органов государственной власти, сопровождающуюся качественным изменением принципов и процессов оказания государственных услуг, предоставляемых в электронном виде, и исполнения государственных функций в целях повышения удовлетворенности граждан государственными услугами, снижения издержек бизнеса при взаимодействии с государством, а также издержек непосредственно государственного управления за счет использования данных. Минкомсвязи России предлагает при проведении цифровой трансформации федеральных органов исполнительной власти ориентироваться на следующие цели:

1. Повышение удовлетворенности граждан государственными услугами, в том числе цифровыми, и снижение издержек бизнеса при взаимодействии с государством.

2. Снижение издержек государственного управления.

3. Создание условий для повышения собираемости доходов и сокращения теневой экономики за счет цифровой трансформации.

4. Повышение уровня безопасности и устранение избыточной административной нагрузки на субъекты предпринимательской деятельности в рамках контрольно-­надзорной деятельности.

5. Повышение уровня надежности и безопасности информационных систем, технологической независимости информационно-­технологической инфраструктуры от ИКТ-оборудования и программного обеспечения, происходящих из иностранных государств.

6. Обеспечение уровня надежности и безопасности информационных систем, информационно-технологической инфраструктуры.

Разработанная с учетом этого ведомственная целевая программа цифровой трансформации Росархива предусматривает мероприятия по четырем из них, кроме третьей и четвертой, поскольку задачи повышения собираемости доходов и сокращения теневой экономики к компетенции Росархива и подведомственных ему учреждений не относятся, а контрольно­-надзорную деятельность в сфере архивного дела на федеральном уровне еще только предстоит регламентировать в рамках реализации федеральных законов, вступающих в силу: «Об обязательных требованиях» – с 1 ноября 2020 г. и «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» – с 1 июля 2021 г. Задачу полного перехода на закупку и/или аренду отечественного программного обеспечения и платформ, в том числе используемых в ведомственных информационных системах и на автоматизированных рабочих местах государственных служащих, а также обеспечения доступности информационных систем класса защищенности К2 (к ним относится и официальный сайт Росархива) на уровне не менее 97% Минкомсвязи ставит к 2023 г.

Что касается непосредственно задач цифровой трансформации деятельности Росархива, то в федеральном реестре государственных услуг за агентством таковых числятся две:

1. Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Хотя в настоящий момент доля обращений заявителей для получения этих государственных услуг в электронном виде составляет уже более 90 %, обе они, согласно матрице оценки «цифровой зрелости» государственных услуг, утвержденной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий предпринимательской деятельности в марте 2019 г., находятся пока на «начальном» уровне.

Ни одна, ни другая не могут быть переведены на самый высокий уровень цифровой зрелости («супер»), ибо невозможно обеспечить их так называемую проактивность, поскольку характер поступающих социально-­правовых и тематических запросов нельзя предугадать заранее, а также вследствие неширокого, по крайней мере сегодня, практического применения и признания на межгосударственном уровне электронного апостиля. Тем не менее их цифровая трансформация все же возможна в случае перехода на экстерриториальный принцип предоставления государственной услуги, автоматическое принятие решения без участия государственного служащего, прием обращений заявителей и предоставление результата получения государственной услуги в электронном виде через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ).

Для этого требуется внести соответствующие изменения в административные регламенты оказания названных государственных услуг, а также провести техническое сопряжение используемых при их оказании информационных систем (АИС «Запросы», Центральный фондовый каталог, БД по местам хранения документов по личному составу, официальный сайт Росархива) между собой и с ЕПГУ. Это позволит повысить адресность запросов социально-­правового характера, направляемых в архивные учреждения гражданами, отделениями Пенсионного фонда России и органами социальной защиты, что в итоге положительно скажется на сроках оформления пенсий и/или льгот населению.

Непосредственное обслуживание пользователей в читальных залах в число государственных услуг Росархива не входит, однако цифровая трансформация этого важнейшего направления архивной деятельности также необходима, о чем много говорилось, в том числе на заседании Совета в Крыму в 2019 г. Пандемия коронавируса только подтвердила правильность и актуальность решения Росархива о разработке законопроекта «О внесении изменения в статью 26 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации”», предусматривающего создание информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-­поисковых средств к ним. Такая система повысит оперативность и качество информационного обслуживания пользователей при одновременном сокращении финансовых затрат и откроет возможности для поиска необходимой информации как по архивным шифрам и заголовкам дел, так и по оцифрованным образам документов на основе применения технологий искусственного интеллекта.

Однако своевременное (до декабря 2020 г.) внесение этого законопроекта в Правительство Российской Федерации находится под большим вопросом вследствие отсутствия согласования со стороны Минкомсвязи России. Вызывает недоумение, что эта инициатива Росархива, позволяющая обеспечить переход к предоставлению востребованных обществом услуг в электронной форме и успешно реализованная в ряде субъектов Российской Федерации, не находит понимания у федерального органа, отвечающего за проведение цифровой трансформации в стране.

В условиях цифровой экономики для Росархива, наделенного полномочиями в части выработки государственной политики и нормативно-­правового регулирования в установленных сферах деятельности, важной, как и для других федеральных органов исполнительной власти, является задача перехода к принятию регуляторных решений на основании данных, для чего необходимо обеспечить их доступность и полноту для принятия решений в режиме реального времени с соблюдением требований по безопасности. Для Росархива такими данными являются сведения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда Российской Федерации. Очевидно, что используемый в настоящее время для их автоматизированного учета ПК «Архивный фонд» морально и технологически устарел. В связи с этим Росархив в рамках цифровой трансформации планирует параллельно и в тесной увязке с разработкой Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, призванного заменить действующий с 1997 г. Регламент государственного учета, приступить к переходу на принципиально новое программное обеспечение автоматизированного учета с размещением в Государственной единой облачной платформе.

В целях правового обоснования создания и эксплуатации такой информационной системы Росархив предложил соответствующие дополнения в статью 19 Федерального закона об архивном деле, включенные в законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» (в настоящее время находится на стадии внесения в Правительство Российской Федерации). Техническое задание на функциональные требования этой информационной системы необходимо будет формировать уже с учетом нового Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разработку проекта которого запланировано закончить в первой половине 2021 г.

Важно отметить, что формирование массивов данных (дата-сетов) для цифровизации государственных услуг и функций Росархива невозможно осуществить без проведения масштабной оцифровки архивных документов и средств их поиска. Но, к сожалению, после завершения федеральной целевой программы «Культура России» эта работа целевым порядком не ведется из-за отсутствия финансирования, а неоднократные обращения Росархива в Минкомсвязи с просьбой о выделении средств федерального бюджета на эти цели остаются пока безответными. Тем не менее остается надежда на то, что проект ведомственной программы цифровой трансформации Росархива, содержащий и работы по оцифровке, будет одобрен президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности. Тогда начнется практическое воплощение программы, в результате которого к концу 2023 г. Росархив рассчитывает: по государственной услуге «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» достигнуть «продвинутого» уровня цифровой зрелости; обеспечить онлайн­-доступ к справочно-поисковым средствам, в первую очередь к архивным описям; свести к минимуму число непрофильных запросов социально-­правового характера, поступающих от граждан, отделений Пенсионного фонда России, органов социальной защиты; перейти при обслуживании пользователей в читальных залах федеральных архивов в основном к использованию электронных копий архивных документов вместо подлинников на бумажном носителе; внедрить элементы искусственного интеллекта для поиска необходимой пользователям ретроспективной архивной информации; обеспечить ежегодный рост основных показателей деятельности федеральных архивов, включая число пользователей, не менее чем на 5%; полностью перевести используемые Росархивом информационные системы на отечественное программное обеспечение и их размещение в Государственной единой облачной платформе; обеспечить экономию средств бюджетов всех уровней.

Актуальной задачей в условиях цифровой трансформации является внесение изменений в действующее законодательство, направленных на оптимизацию документооборота и обеспечение возможности практического ведения межведомственного юридически значимого электронного документооборота с применением электронной подписи, включая автоматическое уничтожение электронных документов по истечении установленных законодательством сроков их хранения. То есть речь идет о нормативно-­методическом обеспечении работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла, от создания до сдачи и хранения в соответствующем архиве.

В этих целях Росархивом разработаны Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, предназначенные как для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в ведомственных архивах государственных органов, так и для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их совершенствования. Типовые требования в их последней редакции полностью коррелируются с Концепцией Центра хранения электронных документов, обеспечивая единые подходы к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов. Приказ Росархива об их утверждении дважды вносился в Минюст России, но возвращался с техническими замечаниями, поэтому есть надежда, что в ближайшее время он будет зарегистрирован^[2].

В целях организации приема на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы электронных архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, в рамках реализации федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» НИИ «Восход» при участии Росархива разрабатывает ГИС «Платформа “Центр хранения электронных документов”», предназначенную для обеспечения централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам государственных органов, законченных делопроизводством, с сохранением их юридической значимости. Важно, что эта ГИС будет четко сопрягаться с платформой «Юридически значимый электронный документооборот», которая должна быть создана в интересах органов государственной власти и использоваться в филиале Государственного архива Российской Федерации, строящемся в Обнинске.

Государственная регистрация в феврале 2020 г. приказа Росархива об утверждении нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения открыла возможность к практической реализации идеи создания Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях. О необходимости Реестра для перехода к автоматическому контролю за сроками хранения электронных документов в системах электронного документооборота говорилось на заседании Совета в Крыму. Норма о наделении Росархива полномочиями по его ведению включена в законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов», а разработка ряда нормативных и методических документов, необходимых для создания и ведения Реестра, – в План НИОКР, выполняемых на основе государственного задания Росархива, на 2020 г. (их Росархив ожидает от ВНИИДАД к концу года).

Утверждение Перечня типовых управленческих архивных документов позволило также активизировать работу по разработке на его основе проекта Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется на бумажном носителе. В июне проект Перечня был направлен в 86 федеральных органов государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации, включая Администрацию Президента Российской Федерации, а также в государственные внебюджетные фонды, государственные корпорации с просьбой рассмотреть и дать, в случае необходимости, предложения по его дополнению с учетом специфики их деятельности. На начало сентября ответы поступили от 71 адресанта, в половине которых содержатся конкретные предложения и замечания по корректировке и наполнению Перечня. До конца года, после анализа и обобщения поступивших заключений, проект будет доработан и направлен для рецензирования в архивные органы субъектов Российской Федерации. Возможно, к этому времени Государственная дума Федерального собрания Российской Федерации рассмотрит законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов», наделяющий Росархив полномочиями по утверждению Перечня. Помимо этого, упомянутый законопроект предполагает также включение в Федеральный закон об архивном деле понятия «электронный архивный документ», а также определяет сроки и некоторые особенности хранения таких документов.

Резолюция Совета по архивному делу
при Федеральном архивном агентстве

Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, рассмотрев вопросы, связанные с перспективами цифровой трансформации сферы архивного дела и делопроизводства:

• отмечает актуальность данной проблемы для архивной отрасли;

• констатирует правильность взятого курса на целенаправленный перевод в цифровой формат общественно значимых и востребованных архивных документов и справочно­-поисковых средств к ним с последующим размещением в сети Интернет, своевременность которого подтверждена в условиях пандемии коронавирусной инфекции;

• считает, что цифровая трансформация исполнения поступающих запросов, прежде всего социально­-правового характера, и обслуживания пользователей в читальных залах позволит заметно повысить удовлетворенность граждан государственными услугами, оказываемыми архивами;

• соглашается с тем, что в настоящем виде общеотраслевой ПК «Архивный фонд» не позволяет на современном уровне обеспечить автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и осуществить переход к принятию регуляторных решений в архивной отрасли на основании данных, предоставляемых автоматизированной учетной системой;

• признает необходимость в условиях завершения перехода к безбумажному документообороту скорейшего завершения создания нормативной и научно-методической базы работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла, от создания до сдачи и хранения в архиве.

По результатам состоявшегося обсуждения Совет по архивному делу:

• считает в числе приоритетных задач цифровой трансформации архивов совершенствование информационного обслуживания государственных органов, органов местного самоуправления и граждан, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов, на основе электронного взаимодействия с использованием федеральных и региональных государственных информационных систем;

• выступает за постепенный переход на выдачу пользователям в читальных залах архивов электронного фонда пользования в режиме удаленного доступа;

• считает целесообразным перевод в машиночитаемый вид заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, и полный переход на автоматизированный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (до 2025 г.);

• рекомендует государственным органам субъектов Российской Федерации в числе приоритетных задач развития архивного дела в субъектах Российской Федерации предусматривать мероприятия по цифровой трансформации архивов в целях совершенствования информационного обслуживания государственных органов, органов местного самоуправления и граждан, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов, на основе электронного взаимодействия с использованием федеральных и региональных государственных информационных систем;

• призывает Росархив активизировать работу по формированию Перечня видов архивных документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе;

• предлагает Росархиву проработать вопрос о включении в функционал новой версии ПК «Архивный фонд» создание Общероссийского реестра описей;

• рекомендует заинтересованным федеральным органам исполнительной власти активнее продвигать законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов»;

• обращается к Минкомсвязи России с просьбой поддержать проекты создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и модернизации ПК «Архивный фонд» с переводом на современную облачную платформу, имеющие ключевое значение для цифровой трансформации архивной отрасли.

* * *

Комментарии к докладу

Заведующий кафедрой документационного обеспечения управления Историко-архивного института РГГУ, доктор исторических наук, профессор М.В. Ларин: Проблемы цифровой трансформации Росархива, безусловно, являются важными как для отрасли в целом, так и для органов управления архивным делом на федеральном и региональном уровнях. Из выступления О.В. Наумова следует, что цифровая трансформация затронет прежде всего сферу оказания государственных и муниципальных услуг и различные аспекты взаимодействия граждан, бизнеса и государства.

То обстоятельство, что Росархив создает специальные подразделения и разрабатывает проект ведомственной целевой программы цифровой трансформации, несомненно, заслуживает одобрения. Однако в целом, судя по опубликованному тексту доклада О.В. Наумова, речь в нем идет не столько о цифровой трансформации самого Росархива, сколько об информатизации архивной сферы в целом. На наш взгляд, следовало больше внимания уделить вопросам давно назревшей структурно-­функциональной перестройки Росархива (создание проектного офиса, службы технического заказчика проектов цифровой трансформации), предусмотренной приказом Росархива от 10 июля 2020 г. № 80 «Об организационном обеспечении цифровой трансформации Росархива». К сожалению, функции и задачи этих двух структур в докладе не обозначены, не развит тезис о практической значимости этих нововведений для совершенствования системы управления.

Далее. Для оценки цифровой трансформации федерального органа власти Минкомсвязи выработало вполне конкретные критерии, о которых также говорится в выступлении О.В. Наумова. Но вот оценка современного уровня и перспектив вызывает вопросы: как государственные услуги, которые числятся за Росархивом, могут находиться на «начальном» уровне по матрице оценки «цифровой зрелости» государственных услуг, если, по словам О.В. Наумова, «в настоящий момент доля обращений заявителей для получения этих государственных услуг в электронном виде составляет уже более 90%»? В соответствии с матрицей, начальному уровню соответствует ситуация, когда 80% обращений проходят очно, с бумажными заявлениями и бумажными результатами. При этом не менее 20% обращений осуществляются через ЕПГУ или ведомственный сайт с последующим очным обращением за получением бумажных результатов. Из доклада неясно, о каком экстерриториальном принципе предоставления государственных услуг идет речь? Каким образом возможно организовать автоматическое принятие решения без участия сотрудников архива при предоставлении государственной услуги?

В рамках цифровой трансформации планируется создание новой информационной системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации взамен программного комплекса «Архивный фонд». Соглашусь, что эта мера необходима. Однако будет ли предварительно проведен системный анализ учетных показателей и сокращение в разумных пределах их количества, осуществится ли при этом переход к безбумажным формам учета?

Особый интерес вызывает идея разработки Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного само­управления и организациях. Несмотря на то что реестр проектируется не первый год, его концепция остается весьма размытой, а практический смысл совсем не­ясен. О необходимости реестра для автоматического контроля сроков хранения электронных документов разработчики систем электронного документооборота вопрос не ставили. В то же время затраты на создание подобного реестра будут весьма обременительны, не говоря уже о необходимости создания структуры для его постоянной научно­-методической и технической поддержки. Кроме того, совсем непонятен юридический статус разрабатываемого реестра. Не проще ли перевести Перечень типовых управленческих архивных документов в цифровой вид и создать справочную базу данных по нему? Насторожила фраза доклада об автоматическом уничтожении электронных документов по истечении установленных законодательством сроков их хранения. Без проведения экспертизы ценности, без составления акта? К сожалению, не раскрыта интересная мысль о применении систем искусственного интеллекта в архивном деле.

Наконец, отдельного внимания заслуживает вопрос о принятии решений в сфере нормативно­-правового регулирования в установленных сферах деятельности Росархива. Речь идет о внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Не будем касаться положений, связанных с уточнением полномочий Росархива, обратим внимание лишь на изменения теоретического плана. Одним из знаковых изменений позиционируется введение понятия «электронный архивный документ». На наш взгляд, это противоречит научным принципам терминообразования и способно лишь запутать ситуацию. В то же время осталась за кадром позиция Росархива по отношению к разработанному Минэкономразвития проекту Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» в части, касающейся архивного дела.

Подводя итоги, следует заметить, что, судя по содержанию доклада, в работе Росархива появились определенные перспективы, связанные с цифровой трансформацией его деятельности. Безусловно, новые задачи требуют новых подходов, привлечения квалифицированных специалистов. На наш взгляд, в реализации планов цифровой трансформации посильную помощь мог бы оказать Совет по цифровой трансформации при Росархиве, который, как нам представляется, следовало бы создать для привлечения компетенций и знаний ученых и специалистов не только из архивной, но и из других профессиональных сфер.

Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве Удмурт­ской Республики Н.В. Тойкина: Мне в числе десяти руководителей региональных органов управления архивным делом удалось очно принять участие в заседании Совета по архивному делу, прошедшего в столице Республики Татарстан городе Казани в сентябре этого года. Обсуждение вопросов цифровой трансформации Росархива очень важно, поскольку это напрямую касается архивных служб регионов России и задает траекторию развития архивов вплоть до 2030 г. В выступлении О.В. Наумова даны ключевые аспекты уже не будущего, а фактически настоящего каждодневного цифрового взаимодействия граждан и архивистов, ориентиры работы с системами электронного документооборота и электронными документами. При этом в докладе содержатся ответы на вопросы о том, что в отрасли будет сделано, но не указано, каким образом, и это, учитывая роль Совета, его уровень, новый формат и сжатое время заседания, вполне оправданно. Обсуждение деталей, процессов, технологий и вариантов практического исполнения выраженных в докладе решений должно состояться в другом круге специалистов, в том числе в рамках специального проектного офиса при Росархиве.

Попробую выделить отдельные тезисы доклада и спроецировать их на текущую деятельность архивов Удмуртии. Представляется пока невозможным полное исключение человека из цепочки оказания государственной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов», необходимых, в первую очередь, для обеспечения конституционных прав граждан на социальные выплаты. Только в государственных архивах Удмурт­ской Республики хранится более 2,3 млн дел по личному составу, включая 2 млн дел крупнейшего в городе предприятия «Ижмаш», заголовки которых внесены в общеотраслевой программный комплекс «Архивный фонд». Сейчас пенсионного возраста достигает поколение, начавшее трудовую деятельность в 1980‑х гг. Несмотря на то что с 2002 г. ПФР собирает у себя сведения о трудовой деятельности граждан, поток запросов социально-­правового характера за этот период в архивы не уменьшается, и полностью оцифровать такие документы в ближней перспективе невозможно. Но тезис, на котором акцентирует внимание О.В. Наумов  – об автоматизации принятия решения о месте оказания услуги, – вполне реален при соблюдении ряда условий, в том числе сочетания данных нескольких автоматизированных информационных ресурсов: единой БД по местонахождению документов по личному составу, триады программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», которые должны обладать универсальными описаниями фондов и фондообразователей.

Поддерживаю идею о применении в архивах систем искусственного интеллекта. Ведь архивная отрасль – одна из тех, что характеризуется наличием «больших данных» (big data). Например, в реализуемом сейчас архивами Удмуртии проекте «Доступная генеалогия» в документах с генеалогической информацией содержится оценочно свыше 15 млн упоминаний о персонах. Что может быть естественнее для машины с искусственным интеллектом, чем алгоритмы поиска данных и алгоритмы построения «деревьев», связей и закономерностей на основе анализа данных? Но для этого необходимо либо сначала человеку распознать все сведения, либо научить компьютер понимать рукописные записи священнослужителей XVIII, XIX вв.

Отмечу несомненную актуальность упомянутой в докладе цифровой трансформации работы читальных залов, в том числе в режиме удаленного доступа. Архивы не могут не следовать общемировому тренду, когда запрос в поисковой системе формулируется на простом языке, а зачастую и с помощью голосовых ассистентов. И в большинстве случаев подразумевается именно контекстный поиск по содержанию, хотя и различные каталоги вполне жизнеспособны, что показывают интернет-­магазины и онлайн-­сервисы потокового видео. Подготовка же архивных документов к контекстному поиску требует значительных финансовых и людских ресурсов, которыми архивы не обладают.

Отдельно хочется остановиться на задачах по размещению информационных систем в Государственной единой облачной платформе, переформатированию архивных баз данных и информационных систем как государственных. Понимаю тенденцию средоточия государственных ресурсов в одном месте. С одной стороны, это избавит архивы от необходимости эксплуатировать, обеспечивать техническую поддержку и защиту от киберугроз серверов и систем хранения данных, а также снимет часть ответственности за электронную сохранность архивных ресурсов. С другой – может повлечь частичную потерю самостоятельности архивов, уменьшение их финансирования на обновление техники, реализацию отдельных архивных проектов в области информатизации и в целом пересмотр всей информационно-коммуникационной структуры архивов.

Для нас важно утверждение Минюстом России Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Проведенные в течение 2019–2020 гг. неоднократные встречи и консультации архивистов, представителей Министерства информатизации и связи Удмуртии и разработчиков используемой в республике СЭД показали стремление сторон при создании электронных архивов ориентироваться на действующие нормативные документы. Причем со стороны разработчиков высказывается мнение, что уже сейчас нет технических препятствий осуществлять ведомственное хранение электронных документов в СЭД, а также в дальнейшем передавать их на постоянное хранение в государственный архив по защищенным каналам связи. Но, скорее всего, на практике возникнет масса нюансов применительно к отбору на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, формированию, утверждению (согласованию) описей, учету электронных документов, порядку подготовки и передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. И в этом контексте реестр видов документов и перечень документов, живущих в бумажном виде, должны сыграть важную организационную и унифицирующую роль, сочетать в себе и Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), и новый Перечень типовых архивных документов, а в перспективе осуществить их замену, преобразуясь в документ (возможно электронный, в виде БД) нормативного характера.

На мой взгляд, особо ценно в докладе выражение позиции Росархива в отношении контрольной деятельности в сфере архивного дела. Все-таки Росархив намерен осуществлять нормативную регламентацию этого направления, в чем остро нуждаются региональные архивные органы, особенно в условиях внедрения новых форм и методов осуществления контрольно­-надзорной деятельности. Ее результативность и эффективность отмечаются регулярно как на уровне научно-­методических советов федеральных округов, так и в рамках оценки этой деятельности внутри регионов, а вопросы и проблемы цифровизации данного направления в архивной отрасли не менее актуальны.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», кандидат исторических наук Н.А. Храмцовская: Представляемые на заседаниях Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве доклады агентства мне всегда интересны, поскольку в них, как правило, содержится обобщенная информация, необходимая для моей профессиональной деятельности. Доклад О.В. Наумова в Казани не стал исключением, тем более что он посвящен актуальной теме цифровой трансформации архивного ведомства.

Фактически доклад касался двух взаимосвязанных вопросов: как Росархив видит организацию работы с архивными документами на бумажных носителях в современных условиях и какие успехи достигнуты на пути развития законодательно­-нормативной базы архивной отрасли за последний год. Если говорить об усилиях по совершенствованию этой базы, то в первую очередь хочется отметить, что за этот период утвержден ряд ключевых нормативных актов. Однако вопросы организации архивного хранения электронных документов в них, к сожалению, отражены слабо.

Что касается упомянутой проблемы с финансированием работ, прежде всего по оцифровке архивных документов, то, по-видимому, Росархив не смог найти общий язык с новой командой Минцифры (бывшего Минкомсвязи). По двум ключевым направлениям, напрямую связанным с планами Росархива по цифровизации отрасли, Минцифры его инициативы не поддерживает, и это не может не огорчать.

В докладе, с моей точки зрения, явно недостаточно внимания уделено актуальным высокоуровневым проблемам отрасли, без решения которых будет сложно успешно развиваться и трансформироваться. Любую трансформацию нужно начинать с разработки четкого представления о том, чего именно мы хотим в итоге достичь и какими методами эти цели будут реализованы. Очень важно, в частности, правильно позиционировать роль архивной отрасли и Росархива в системе государственного управления. Необходимо понять место архивов в новых условиях. Если архивы хотят сохранить (а желательно, повысить) свой статус и получить необходимые финансовые, материальные и кадровые ресурсы, им нужно брать на себя решение задач, которые востребованы здесь и сегодня, для чего надо активно включаться в приоритетные национальные проекты на государственном и региональном уровнях и продемонстрировать свою полезность руководству страны и регионов, а также ключевым министерствам и ведомствам. Архивной отрасли, если она хочет претендовать на роль куратора ключевых информационных активов страны и хранителя истории во всем ее многообразии, нужно восстановить контроль над всеми основными информационными активами и потоками, взять под контроль все небумажные документы, поскольку в нарождающемся информационном обществе тому, кто контролирует информационные активы, легче получить финансирование. К сожалению, об этом в докладе не говорилось.

Самой спорной в плане практической пользы для отрасли является идея создания Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях, который, по мнению Росархива, позволит перейти «к автоматическому контролю за сроками хранения электронных документов в системах электронного документооборота». С моей точки зрения, идея реестра видов документов немногим лучше пересчета звезд на небе, тем более что попытки создания такого ресурса в прошлом, завершившиеся провалом, известны. И вряд ли расчет на полезную отдачу от него, особенно в современных, быстро меняющихся условиях, оправдается. И даже если предположить, что реестр все-таки будет создан, кто обеспечит постоянную актуализацию этого недешевого инструмента?

Не менее сомнительной представляется попытка создать Перечень видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется на бумажном носителе. В условиях современной быстро меняющейся ситуации он либо будет проигнорирован, что вероятнее всего, либо станет помехой на пути внедрения электронных технологий. Такой перечень мог бы оказаться полезным десять лет назад, но время упущено.

Уже не первый год нормативно-­методическое обеспечение работы с электронными документами «топчется» на месте: все усилия Росархива связаны с тремя­–четырьмя документами, которые никак не удается согласовать и утвердить. Тем временем вся система государственного управления движется вперед, к цифровому будущему, стремительно меняются технологии и законодательство, в связи с чем включенные в проекты Росархива положения быстро теряют актуальность. К моменту официальной публикации этих документов (если таковая состоится) значительная часть содержащихся в них норм безнадежно устареет и их вряд ли будет возможно использовать в практической работе даже в ведомствах, где недостаточно развиты информационные технологии.

Сегодня в России деловая деятельность и государственное управление осуществляются главным образом с использованием современных информационно-коммуникационных технологий, а пандемия коронавируса заставила ускорить цифровизацию даже там, где раньше можно было обойтись традиционными методами работы. Создаются огромные массивы электронных документов, в том числе весьма нетрадиционных и не имеющих аналога в бумажной среде. Ввиду технических особенностей электронных документов и несовершенства законодательно-­нормативной базы, при обеспечении сохранности таких документов возникает немало проблем правового, организационного и технического характера, которые становятся особенно острыми в отношении документов и информации, подлежащих длительному и постоянному хранению. Несмотря на большие практические успехи в сфере цифровизации и сложившуюся судебную практику, в настоящее время, к сожалению, нет полноценной нормативно­-методической базы и отработанных типовых подходов к решению задач хранения и использованию юридически значимых электронных документов, что тормозит переход к эффективному безбумажному взаимодействию и увеличивает риски как для полноты, целостности, аутентичности, конфиденциальности и пригодности для использования документов, создаваемых и хранимых в электронной форме, так и для их юридической значимости и доказательной силы.

На первый план сегодня выходят следующие проблемы: надлежащее документирование всех деловых процессов, выполняемых с использованием и традиционных, и новых информационно-­коммуникационных технологий; обеспечение сохранности, в том числе долговременной, электронных документов и информации и формирование хорошей деловой практики обеспечения сохранности документов; обеспечение доступности документов для всех имеющих соответствующие права заинтересованных сторон (включая регуляторов и широкую общественность) и конфиденциальности (включая защиту персональных данных). Важны также проектирование информационно-­коммуникационных систем, формирование для них нормативно-­правовой базы и выбор организационно­-технических решений с учетом необходимости обеспечить сохранность документов и информации в течение установленных сроков в пригодном для использования виде без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.

Мировая практика не предлагает какого-то единого решения проблемы сохранности электронных документов и их архивного хранения, особенно для документов, подписанных усиленными электронными подписями. Появление в обозримой перспективе подобного универсального решения (технологии) маловероятно, поскольку технологии, право и практика правоприменения непрерывно изменяются. Задача обеспечения сохранности, доступности и конфиденциальности электронных документов может быть решена в каждой организации или ведомстве путем создания системы, аналогичной системе менеджмента качества, способной перестраиваться с учетом происходящих изменений и рассчитанной на то, что в условиях правовой неопределенности организации опираются на анализ рисков и действуют добросовестно, применяя разумно достаточные меры с точки зрения соответствующего вида деятельности. Решению этих задач и следует уделить особое внимание как специалистам отрасли, так и Росархиву, с тем чтобы принести пользу стране, обществу и гражданам.

[1] Доклад публикуется в сокращении. Полный текст см. на официальном сайте Росархива: URL: http://archives.ru/reporting/report-naumov-2020-kazan.shtml

[2] Зарегистрирован Минюстом России 21.10.2020 № 60484.