История и практика архивного дела и делопроизводства

УДК 930.25(470.344)
 

Одно из важнейших направлений деятельности архивистов – формирование Архивного фонда Российской Федерации. Ведь от его качественного состава зависит то, как будут оценивать современную эпоху наши потомки через многие десятки и сотни лет, насколько верными окажутся их представления об устройстве государства и общества постсоветского времени. Это направление постоянно анализируется в различных его аспектах в архивоведческой печати, но чаще всего с учетом видов собственности источников комплектования либо видов документации, например, работа с негосударственными организациями^[1], прием документов по личному составу^[2]. Качественный же состав отдельных архивных комплексов, их информационный потенциал обсуждаются крайне редко^[3].

В настоящей статье обратимся к опыту Государственного архива современной истории Чувашской Республики (ГАСИ ЧР) по всем направлениям комплектования за последние 15 лет.

ГАСИ ЧР является в республике вторым по объему хранимых документов архивным учреждением: здесь свыше 800 тыс. ед. хр. (в Государственном историческом архиве Чувашской Республики (ГИА ЧР) – 1279 тыс. ед. хр.). Его история началась 15 августа 1935 г., когда бюро Чувашского областного комитета ВКП(б) приняло решение о создании в целях сохранения документов по истории партийных и комсомольских организаций единого партархива республики со штатом из трех единиц: заведующего, научного сотрудника и архивариуса^[4]. Сюда же поступили собранные в 1920-е гг. Чувашским истпартом материалы по истории партии и революционного движения^[5]. К концу 1980-х гг. в нем хранилось около 400 тыс. дел, причем большинство под грифом «секретно». В результате политических преобразований 1991 г. архивные фонды партийных архивов были интегрированы в состав Архивного фонда Российской Федерации. Название и организационно-правовая форма учреждения изменились: с 1 октября 1991 г. – Центральный государственный архив общественных объединений Чувашской Республики^[6], с 15 октября 2004 г. – Государственный архив современной истории Чувашской Республики (создан путем слияния с Государственным архивом социально-правовой документации Чувашской Республики, в котором на тот момент находилось около 500 тыс. ед. хр. с документами по личному составу^[7]). С 15 июня 2011 г. ГАСИ ЧР стал бюджетным учреждением Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

Определяющее влияние на состав Архивного фонда ЧР оказывают списки источников комплектования. В апреле 2005 г. вышло распоряжение Минкультуры Чувашии о распределении организаций – источников комплектования между двумя государственными архивами республики: ГИА и ГАСИ. Тогда в списке источников комплектования ГИА было 83 организации, ГАСИ – 205^[8]. С тех пор ГАСИ стал комплектоваться документами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов законодательной и исполнительной власти республики и организаций, созданных после 1991 г. Сегодня у него 186 источников комплектования (93 государственной собственности, в том числе 33 федеральной и 60 республиканской; 19 муниципальной, 74 частной), тогда как у ГИА – 85 (68 государственной собственности, четыре муниципальной, 13 частной). Такой спектр источников позволяет не допустить лакун в составе Архивного фонда ЧР и отразить все направления развития республики.

По итогам паспортизации на 1 декабря 2019 г. в организациях – источниках комплектования ГАСИ на стадии ведомственного хранения находится более 100 тыс. дел постоянного хранения. В акционерных обществах хранится около 3 тыс. ед. хр. управленческой документации, отнесенных к государственной части Архивного фонда ЧР, которые должны поступить на хранение в ГАСИ и ГИА. Ведется список возможных источников комплектования; в нем как государственные, так и негосударственные организации, документы которых представляют определенное научно-историческое значение и могут быть отнесены к составу Архивного фонда ЧР.

Взаимоотношения с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также негосударственными организациями строились и продолжают строиться на договорной основе. Со всеми заключены соглашения. Согласно им территориальные органы федеральных органов исполнительной власти передают документы на хранение в ГАСИ на безвозмездной основе.

Заметим, что негосударственные организации не обязаны сдавать свои документы в государственный архив, но активно с ним сотрудничают. Что касается документов по личному составу, то начиная с 2005 г. их удельный вес в поступающем в архив объеме превышает половину. Так, из принятых в 2005–2019 гг. 340 тыс. ед. хр. почти 171 тыс. ед. хр. – документы по личному составу ликвидированных организаций. При этом 42 тыс. ед. хр. поступили от тех организаций, что не входили в список источников комплектования. Поскольку муниципального архива в столице Чувашии нет, документы ликвидированных организаций этого уровня передаются на хранение в ГАСИ. Они поступают на безвозмездной основе, договор заключается только на проведение работ по упорядочению документов.

Все документы по личному составу от ликвидированных организаций – источников комплектования передаются в ГАСИ в полном комплекте, благодаря в том числе действиям кураторов – сотрудников отдела комплектования и документационного обеспечения организаций. Сложнее работать с ликвидированными организациями, которые никогда не были источниками комплектования, а их документы находятся, как правило, в неупорядоченном состоянии. Тем не менее все документы по личному составу организаций, независимо от условий и обстоятельств ликвидации (либо по решению Арбитражного суда ЧР, либо на добровольных началах), должны поступать в госархив.

Предприятия, которые ликвидируются по решению Арбитражного суда в соответствии с Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», передают свои документы в основном добросовестно. Однако в последнее время возникли осложнения, связанные с тем, что назначаемые уполномоченные лица – конкурсные управляющие проживают за пределами Чувашии и относятся к своим обязанностям по подготовке и передаче дел на хранение в госархив без должной ответственности. Если же организация ликвидируется решением учредителей, то передача дел зависит только от сознательности руководителя или ликвидатора организации. Для архивистов крайне важно, чтобы в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» были внесены изменения, обязывающие ликвидаторов передавать документы в государственные или муниципальные архивы и подтверждать это соответствующими документами.

Ведется работа и с держателями документов личного происхождения. Количество соответствующих фондов постоянно растет. Если к 2005 г. насчитывался 21 личный фонд, то сегодня их 69^[9]. Включенные в них документы разнообразны по составу и отражают жизненный путь людей, внесших огромный вклад в общественную и политическую жизнь республики, становление промышленности, сельского хозяйства, развитие культуры и спорта и других сфер деятельности. Они служат необходимым дополнением к делопроизводственной документации и незаменимы при создании документальных и виртуальных выставок, проведении тематических уроков и других подобных мероприятий.

Пополнению этого сегмента источников способствовала подпрограмма «Развитие архивного дела в Чувашской Республике» республиканской целевой программы «Культура Чувашии: 2006–2010 годы», благодаря которой были приобретены архивы В.К. Кузьминой – артистки Чувашского государственного ордена Трудового Красного Знамени академического драматического театра им. К.В. Иванова, народной артистки СССР; Н.В. Васильева (Ыдарай) – краеведа, члена Союза писателей СССР, участника Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.; Г.Т. Терентьева – актера, драматурга, члена Союза писателей СССР, заслуженного артиста ЧАССР, Российской Федерации, народного артиста Чувашской Республики, лауреата Государственной премии РСФСР им. К.С. Станиславского^[10]. К этим фондам уже проявлен высокий интерес пользователей. Среди ранее сформированных назовем фонды секретаря Чувашского обкома КПСС С.П. Петрова, театрального деятеля Чувашской Республики В.П. Фролова, заслуженного художника Чувашии по вышивке Е.И. Ефремовой, заслуженных художников Чувашской Республики и Российской Федерации Л.М. и А.В. Акцыновых, чувашского литературного критика Н.С. Дедушкина, летчика-космонавта, дважды Героя Советского Союза, генерал-майора авиации А.Г. Николаева и других известных людей республики, а также Объединенный архивный фонд ветеранов Великой Отечественной войны (1941–1945 гг.).

Формы работы в сфере комплектования традиционны, в первую очередь это проверки: комплексные, тематические и контрольные. Обычно в их проведении помощь оказывают сами источники комплектования. В ходе комплексной проверки всесторонне обследуются ведение делопроизводства, обеспечение сохранности документов на стадии временного хранения, их использование, деятельность экспертных комиссий. Комплексные проверки проводятся в среднем раз в пять лет (за описываемый период их было 270). Проверяются качество подготовки и оформления документов, ведение номенклатуры дел, качество научно-технической обработки документов, организация учета документов и дел в архиве организации, соблюдение правил их выдачи во временное пользование.

Тематические проверки (их за 15 лет было 276) осуществляются в целях контроля над работой архивов организаций и состоянием делопроизводства, как правило, в трех направлениях: документирование управленческой деятельности и качество подготовки и оформления документов; внедрение инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел; обеспечение сохранности документов в процессе их временного хранения. По результатам комплексных и тематических проверок составляется справка, в которой даются предложения по устранению недостатков и рекомендации по совершенствованию работы с документами; они берутся на контроль. Через определенный срок проводится повторное обследование (контрольная проверка); за анализируемый период их было 294. После контрольной проверки может составляться справка или информация. Кроме того, аттестованные сотрудники отдела комплектования и документационного обеспечения организаций участвуют в проверках по вопросам работы с документами, которые проводятся раз в квартал представителями Минкультуры Чувашии в соответствии с планом работы министерства. В соответствии с приказом Минкультуры Чувашии от 4 октября 2017 г. № 01–07/343 «Об аттестации экспертов, привлекаемых Минкультуры Чувашии к проведению мероприятий по контролю в соответствии с ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”» сотрудники отделов комплектования ГАСИ и ГИА, контролирующие соблюдение законодательства об архивном деле в Чувашской Республике, признаны в установленном порядке аттестованными.

Госархив, согласно уставу, является методическим центром по формированию Архивного фонда ЧР и использованию документов. Он разработал методические пособия по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности документов, фондированию и описанию документов организации для следующих отраслевых систем: образования, культуры, здравоохранения, физкультуры и спорта, финансовых органов, землепользования, сельского и лесного хозяйства, занятости, ЖКХ и органов местного самоуправления. Кроме того, в помощь сотрудникам как государственных, так и муниципальных архивов им составлены памятки по исполнению запросов социально-правового характера; по описанию документов личного происхождения; по подготовке и передаче документов по личному составу ликвидированных при банкротстве организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы республики и др. Все нормативные методические пособия согласованы ЭПК Минкультуры Чувашии и размещены на сайте госархива, и любой пользователь имеет к ним доступ.

ГАСИ проводит семинары и совещания, оказывает консультации организациям всех форм собственности, в том числе не входящим в список источников комплектования. Более того, в помощь работникам делопроизводственных служб и архивов организаций с 2005 по 2012 г. им проводились курсы по вопросам делопроизводства и архивного дела. На них прошли обучение работники системы образования (средние общеобразовательные и дошкольные образовательные учреждения), культуры, здравоохранения, специалисты ветеринарных служб и некоторых акционерных обществ^[11]. Однако затем их проведение прекратилось, поскольку архив должен для этого получить аккредитацию.

В структуре госархива есть отдел информационных услуг, в функции которого входит проведение экспертизы ценности и научно-технической обработки документов организаций – источников комплектования госархива, а также организаций, ликвидируемых в ходе банкротства, но в список источников не входящих. Услуги по упорядочению документов оказываются в соответствии с утвержденным прейскурантом.

Таким образом, архивисты ГАСИ в продолжение традиций своих предшественников целенаправленно работают над формированием Архивного фонда ЧР, с тем чтобы не допустить понижения качества его информационного потенциала, сохранив в максимально полном объеме информацию об общественно-политической, социально-экономической и культурной жизни республики.
 

Список литературы

1. Криницына Е.К. Работа с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах Приволжского федерального округа // Отечественные архивы. 2013. № 5. С. 22–25.

2. Максимова Н.Д. Работа госархивов Владимирской области с негосударственными организациями: состояние и проблемы // Отечественные архивы. 2019. № 4. С. 13–15.

3. Милованова Т.В. Комплектование Государственного архива новейшей истории Липецкой области документами общественных объединений // Отечественные архивы. 2019. № 4. С. 16–19.

4. Черепенина Н.Ю. Информационный потенциал ЦГА Санкт-Петербурга: негативные тенденции последних десятилетий // Отечественные архивы. 2006. № 4. С. 46–50.

5. Черешня А.Г. Кризис архивов тождествен кризису демократии // Отечественные архивы. 2006. № 1. С. 11–16.

6. Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2003. № 5. С. 21–25.

[1] См., напр.: Максимова Н.Д. Работа гос­архивов Владимирской области с негосударственными организациями: состояние и проблемы // Отечественные архивы. 2019. № 4. С. 13–15; Милованова Т.В. Комплектование Государственного архива новейшей истории Липецкой области документами общественных объединений // Там же. С. 16–19.

[2] Криницына Е.К. Работа с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах Приволжского федерального округа // Там же. 2013. № 5. С. 22–25.

[3] См., напр.: Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Там же. 2003. № 5. С. 21–25; Он же. Кризис архивов тождествен кризису демократии // Там же. 2006. № 1. С. 11–16; Черепенина Н.Ю. Информационный потенциал ЦГА Санкт-Петербурга: негативные тенденции последних десятилетий // Там же. 2006. № 4. С. 46–50.

[4] ГАСИ ЧР. Ф. П‑1045. Оп. 1. Д. 943. Л. 184.

[5] Там же. Ф. 1. Оп. 2. Д. 21. Л. 21. (Решение бюро Чувашского обкома РКП(б) 1921 г. «Об образовании комиссии по сбору материалов по истории партии и революционного движения в пределах области».)

[6] Там же. Ф. П‑1045. Оп. 5. Д. 1. Л. 1–2.

[7] Там же. Д. 290. Л. 1–2.

[8] Там же. Оп. 10. Д. 282.

[9] Там же. Д. 9.

[10] Там же. Д. 227.

[11] Там же. Д. 339.