Руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР – центра компетенций в сфере автоматизации государственных и муниципальных архивов Александр Владимирович Радченко рассказывает о перспективах развития архивной отрасли России с помощью современных технологий.
 

К 2024 г. Национальная программа «Цифровая экономика» предусматривает изменение большинства процессов государственного управления за счет перехода к использованию электронных документов и данных, создания взаимодействующей системы отраслевых программных платформ. Это призвано расширить возможности для граждан и организаций по взаимодействию с государством, обеспечить предоставление госуслуг в проактивном режиме (обмен информацией между ведомствами и запуск услуг без участия заявителя), а также устранить «цифровое неравенство» как в отношении доступа граждан и организаций к государственным сервисам, так и в части выравнивания уровня информатизации отраслевых институтов власти по всей стране.

Одна из важных составляющих процесса цифровизации – архивная отрасль, так как архивные учреждения являются хранителями и поставщиками значимой социальной информации, к которой обращаются граждане, организации и органы власти во многих жизненных ситуациях, включая подтверждение социальных статусов и исторических фактов, научную деятельность, генеалогические исследования.
 

Запрос от потребителей архивной информации

В последнее десятилетие архивы значительно продвинулись в сфере создания средств предоставления архивной информации. Действующий ПК «Архивный фонд» и проведенная оцифровка описей позволили достичь высоких показателей полноты и качества учета фондов. Внедрение современных автоматизированных информационных систем на уровне субъектов Российской Федерации и отдельных архивных учреждений создало основу для обслуживания пользователей в читальных залах и исполнения социально-правовых запросов. Однако стоит отметить недостаточную реализацию потенциала присутствия в Интернете и использования открытых цифровых каналов для предоставления архивной информации потребителям.

Современным потребителям – гражданам в целях генеалогических исследований, научной работы или культурного просвещения необходимо обращение к архивам в ежедневном режиме, привычным способом – со своего компьютера или мобильного телефона, вне зависимости от местонахождения (принцип экстерриториальности). Несмотря на создание сайтов и порталов архивными службами и учреждениями, этот спрос не удовлетворен. Для поиска информации пользователи вынуждены заходить и авторизовываться на десятках сайтов, причем в большинстве случаев не могут получить справку из в конкретного учреждения удаленно в электронном виде.

Таким образом, в обществе есть явный запрос на создание единых, удобных средств доступа к архивной информации вместо уже практически не имеющих обоснований в современном мире затрат (временных и финансовых) на поездки в архивы. Создание таких механизмов может стать мощным фактором популяризации архивов и привлечения новых пользователей.

В свою очередь, потребителям – организациям (Пенсионный фонд России – ПФР, службы соцзащиты, МФЦ и пр.) при оказании государственных и муниципальных услуг нужно быстрое взаимодействие с архивами в электронном виде по линии социально-правовых запросов, так как это отражается на основных показателях их деятельности и удовлетворенности граждан.

В дополнение назовем и третий общественный запрос – массовую потребность организаций – источников комплектования в снижении затрат на управление архивными документами, их подготовку и передачу на постоянное хранение, поскольку эти статьи расходов являются непрофильными для всех организаций и влияют на общие экономические показатели. Очевидно, что ввиду разнообразия и огромного количества организаций решение для них должно быть единым и стандартизованным.
 

Перспективы технологического скачка

Существует понимание, что ответом на как минимум три востребованных в обществе запроса может стать изменение подхода к цифровизации архивной отрасли – переход от разработки и тиражирования отдельных архивных систем и проектов к созданию единой платформы, содержащей унифицированный набор сервисов для всех архивных учреждений, граждан и организаций. Такой подход сегодня признан Министерством связи и Правительством Российской Федерации как наиболее эффективный механизм распространения успешных практик. В пользу этого решения говорят также планы цифровизации смежных сфер госуправления: перенос Ростелекомом всех региональных порталов госуслуг на Единый портал государственных услуг (ЕПГУ), создание отраслевых программных платформ ПФР и другими ведомствами – потребителями архивной информации.

Имеются все основания говорить о готовности архивной отрасли к преодолению этой «последней мили» цифровизации, поскольку существует возможность интеграции в единую платформу ряда готовых, передовых разработок, реализованных архивными учреждениями и службами России. Ее основой может стать разрабатываемая по заказу Федерального архивного агентства ИС УИКАД – комплексная облачная информационная система, призванная предоставить федеральным архивам единый набор средств автоматизации архивных функций, готовые средства ведения единого НСА, интеллектуального поиска по НСА, авторизации через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), заказа услуг через личные кабинеты пользователей, приема и проведения платежей за отдельные услуги через Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП) и т. д. (Последняя будет введена в эксплуатацию с принятием необходимых изменений в законодательные акты.)

Это решение может быть в короткие сроки масштабировано на уровень региональных и муниципальных архивов. Таким образом, каждый подключенный архив получит наиболее развитый на сегодня набор сервисов автоматизации и взаимодействия с пользователями и, загрузив НСА, – возможность тут же начать предоставлять электронные услуги через ЕПГУ и пользоваться другими преимуществами цифровой платформы.

В перспективе формат единой платформы подразумевает устранение «цифрового неравенства» – всем архивным учреждениям, независимо от текущего уровня информатизации и финансовых условий, будут предоставлены равные возможности по автоматизации деятельности и оказанию услуг, а граждане смогут обращаться к ресурсам и услугам любого архива в онлайн-режиме.
 

Готовые компоненты единой платформы

Архивными службами и учреждениями России создан ряд технологических заделов, которые могут быть гармонично интегрированы в единую платформу архивов для удовлетворения потребностей граждан и организаций. Уже сегодня есть понимание, что в составе единой платформы необходима реализация сервисов взаимодействия архивов с ПФР, МФЦ и другими потребителями архивной информации в электронном виде. Такая возможность есть и может быть осуществлена путем включения в состав единой платформы готовых, прошедших опытную эксплуатацию в ряде регионов механизмов интеграции с ПФР, МФЦ. При этом стоит отметить, что интеграция с платформами ПФР может быть достигнута централизованно на федеральном уровне, в то время как интеграция с МФЦ потребует подключения к компонентам электронного правительства в каждом отдельном субъекте Российской Федерации. Реализация этих функциональных возможностей обеспечит оперативное предоставление архивных справок и выписок в электронном виде по социально-правовым запросам граждан и органов власти, что повысит качество предоставления большинства социальных госуслуг.

Ожидается, что в ближайшие три года на всей территории России проявится и будет остро востребована задача приема электронных документов на архивное хранение. Такая потребность связана с завершением первого цикла накопления электронных документов (подлинников), обусловленного внедрением электронного документооборота на региональном и ведомственном уровнях.

Создание единой платформы позволит решить эту задачу. Уже сегодня зафиксирована положительная опережающая практика автоматизации и ­нормативного регулирования данных процессов на региональном уровне – ­проект по сопряжению Единой системы электронного документо­оборота и ­Единой архивной информационной системы Республики Татарстан. Уже на первом этапе создания единой платформы может быть реализован прием электронных документов от источников комплектования федерального уровня (­Администрация Президента, федеральные органы исполнительной власти, органы ­законодательной и судебной власти), испытывающих в этом острую потребность.

Наличие таких функциональных возможностей в единой платформе обеспечит прием электронных документов от всех заинтересованных организаций – источников комплектования на территории России, независимо от наличия у архива собственных мощностей для хранения цифровых ресурсов (использование мощностей Центра обработки данных).
 

Дополнительные возможности популяризации и развития

В заключение отметим еще один немаловажный аспект. Реализация единой программной платформы приведет к замене сотен сайтов агрегированной, узнаваемой точкой доступа к архивным услугам и ресурсам, т. е. самодостаточным средством популяризации архивных услуг и проектов. Это откроет возможность применения огромного диапазона цифровых механизмов по привлечению пользователей. Единая платформа обеспечит полную прозрачность и управляемость процессов оказания архивных услуг, сбор и анализ статистики о деятельности учреждений в различных срезах и таким образом станет инструментом проведения планомерной и скоординированной политики развития отрасли.

В качестве приоритетных шагов уже сейчас может рассматриваться создание личных кабинетов для организаций – источников комплектования с функциями ведения учета своих документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, автоматизированной подготовки описей и документов для ЭПК. Цифровизация этих процессов снимет часть нагрузки с самих организаций и предоставит архивным учреждениям эффективный механизм планирования деятельности.

Таким образом, за счет скоординированного подхода, основанного на консолидации имеющихся разработок, уже к 2024 г. могут быть значительно увеличены показатели качества и объема исполнения архивных услуг, а сама архивная отрасль приближена к лидерам по уровню проникновения технологий и эффективности взаимодействия с гражданами и организациями.