Перечень используется Росархивом и подведомственными организациями при составлении, согласовании номенклатур, описей дел, документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Перечень является правовым актом, устанавливающим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Росархива и подведомственных организаций, на основе требований законодательства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности.

Перечень включает виды документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства (Росархива), федеральных государственных архивов, Федерального казенного учреждения «Центр хранения страхового фонда» (ЦХСФ), Федерального бюджетного учреждения «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД), Федерального бюджетного учреждения «Объединение по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов» (ОЭТО Росархива).