В рамках реализуемой Федеральной архивной службой России и Федеральным архивом Германии при участии российских и германских архивных учреждений и научных организаций Совместной программы изучения, использования и микрофильмирования документов Советской военной администрации в Германии (1945-1949 гг.) 23–25 апреля 2002 г. в г. Москве в Государственном архиве Российской Федерации состоялся российско-германский научно- методический семинар по вопросам описания архивных документов и создания научно-справочного аппарата к архивным фондам.

В семинаре, организованном Росархивом, Бундесархивом и ГА РФ, приняли участие архивисты и историки России и Германии, занимающиеся хранением и научной разработкой архивных фондов СВАГ, изучением её истории, в т.ч. представители Института всеобщей истории РАН, Института современной истории (г. Мюнхен), Института военной истории Министерства обороны России и других научных организаций.

Открыл семинар Руководитель Росархива, член-корреспондент РАН В.П.Козлов. Приветствуя участников семинара, он отметил важность анализа существующих в российском и германском архивоведении методов описания архивных документов и создания научно-справочного аппарата к ним для реализации Проекта СВАГ и других совместных проектов российских и германских архивистов и историков.

Выступая при открытии семинара, представитель руководства Федерального архива Германии доктор Г.-Д.Крайкамп передал приветствие участникам семинара от Президента Бундесархива профессора Х.Вебера, подчеркнул непрерывное развитие профессиональных отношений между российскими и немецкими архивистами, активное участие в этом архивистов федеральных земель, важность семинара для понимания немецких и российских традиций описания архивных документов, анализа накопленного совместного опыта этой работы для успешной реализации Проекта СВАГ. Господин Г.-Д.Крайкамп выразил убеждённость в том, что российско-германские межархивные отношения и далее будут углубляться.

Участников семинара приветствовал директор ГА РФ профессор С.В.Мироненко, который отметил конкретные результаты сотрудничества российских и немецких архивистов и историков, достигнутые в ходе реализации Проекта СВАГ, в т.ч. создание электронных каталогов дел и документов фондов СВАГ, работу по подготовке сборника документов "Политика СВАГ в области культуры, науки и образования", документального справочника "Структура и функции органов СВАГ", особо подчеркнул значение семинара для преодоления различий в некоторых вопросах методики описания архивных документов.

На семинаре были заслушаны и обсуждены два доклада и около 20 сообщений.

С докладом "Система научно-справочного аппарата к фондам государственных архивов Российской Федерации" выступила заведующая сектором ВНИИДАД, к.и.н. В.Г.Ларина. В докладе в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации" (М, 2002) дано определение научно-справочного аппарата в российском архивном деле; указано, что эти архивные справочники и базы данных образуют систему научно-справочного аппарата; названы основные элементы системы НСА, создаваемые в архивах в обязательном порядке, и дополнительные, необходимость составления которых каждый архив определяет самостоятельно. В докладе подробно рассмотрены вопросы описания архивных документов с учётом критерия необходимости и достаточности архивной информации в зависимости от типов, видов и разновидностей справочников, подчёркнуто, что современные тенденции развития описания ретроспективной документной информации проявляются во взаимосвязи и взаимодополнении традиционных и современных информационных технологий, их преемственности и совместимости, которые, в свою очередь, приводят к необходимости унификации и стандартизации описания ретроспективной документной информации в рамках архивной отрасли, разработки отраслевых стандартов описания при создании различных типов и видов справочников. Автор доклада даёт высокую оценку разработанной отечественным архивоведением на рубеже 1970-х годов методике дифференцированного подхода к описанию документальных материалов.

Доклад д-ра Г.-Д.Крайкампа был посвящён теме "Справочный аппарат в системе банка данных в Федеральном архиве Германии". Докладчик сказал о том, что в Федеральном архиве Германии хранится огромный комплекс дел, занимающих 290 погонных км. стеллажных полок его хранилищ, и важно иметь не только общее представление об архивных фондах, но и возможность получить информацию о содержании архивных дел. Для этого в архиве в течение многих лет на разных этапах развития электронных информационных систем создавались банки данных, которые постепенно приспосабливались к требованиям архивистов и пользователей архивной информации. В Бундесархиве информация сохраняется на двух уровнях: первый уровень – о фондах, второй уровень – об отдельных делах. Учет отдельных документов, как правило, не ведется. Информация о примерно 6000 фондах доступна пользователям Интернет, информацию о делах можно получить только через внутреннюю информационную систему Бундесархива – Интранет. Описания фондов в Интернет содержат информацию о фондообразователях и истории документов фонда, их архивной обработке и доступны для поиска информации. Важная задача Бундесархива – актуализировать и стандартизировать описание архивных фондов, расширить возможности их использования через Интернет. Более широкие возможности поиска информации предоставляет Интранет. В этой системе поиск на уровне дела можно вести как в отдельном фонде, так и в комплексе всех имеющихся в Бундесархиве фондов. Наряду с поиском сведений по определенным темам можно вести поиск по шифрам дел, характерным для их систематизации по номенклатурам дел в немецком делопроизводстве. Возможна также комбинация критериев поиска. Представленная программа поиска базируется на данных, полученных в ходе архивной обработки – интегрированной оценки и описания, которые вводятся архивистами в системе IT-System. Бундесархив пока не намерен предоставлять этот поисковый инструмент пользователям Интернет. Стоит задача предоставления пользователям Интернет обзоров фондов и их описей в кодировке EAD (Encoded Archival Description). Поиск в режиме Online на уровне единиц хранения – задача ближайшего будущего.

Доклад д-ра Г.Д.Крайкамп сопровождался показом цветных слайдов с диаграммами и образцами описания документов в электронном формате.

Описанию архивных фондов в автоматизированном Центральном фондовом каталоге Росархива было посвящено сообщение к.и.н. И.Н.Киселёва (Росархив), который сказал, что создание ЦФК ведется в рамках системы автоматизированного централизованного учета. Внедрение электронного стандарта архивного описания, организация ввода и регулярного обновления информации в автоматизированном ЦФК, постоянное наращивание объемов введенных описаний требует усилий тысяч архивистов и является сложной задачей архивной отрасли России. Организация ввода сведений в БД "Архивный фонд" и "Архивный каталог" регулируется утвержденным Росархивом Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в котором определены основные принципы и требования к ведению автоматизированного государственного учета. На начало 2002 г. БД "Архивный фонд" вели 433 архива, причем государственные и муниципальные архивы ввели описания половины своих фондов, а федеральные – более 75 процентов. В состав описаний входят полные и сокращенные названия фондов, крайние даты документов, объем, условия доступа, аннотация к документам фонда и историческая справка. К каждому описанию формируются 3 вида ключевых слов: географические названия, персоналии, тематика документа. В отдельном разделе БД помещены последовательно все переименования фонда с датами существования фондообразователя под соответствующим названием. Имеется раздел "Библиография", где указаны публикации, связанные с документами фонда. Собственно описания фондов в автоматизированном ЦФК намного шире (124 поля), однако многие из них имеют чисто служебный характер, представляющий интерес только для архивистов. Накопленный значительный объем описаний делает актуальным вопрос о начале практического использования автоматизированного ЦФК, которое требует определения соответствующих норм и процедур. И.Н.Киселев продемонстрировал в рамках компьютерной презентации образцы описания состава и содержания архивных фондов, показал возможности получения сводных сведений о них для решения информационных и управленческих задач.

Методика подготовки Путеводителя по фондам ГА РФ в 6-и томах была подробно изложена в сообщении к.и.н. О.Н.Копыловой и А.В.Добровской (ГА РФ). Характеризуя содержание одного из самых объемных томов Путеводителя, авторы сообщения рассказали о включенных в него десяти ранее секретных фондах СВАГ, составе и содержании их документов, а также о семи фондах СВАГ, остававшихся на момент издания путеводителя на секретном хранении. В сообщении было отмечено, что кроме самого издания, имеются базы данных по каждому тому Путеводителя, которые можно уточнять и дополнять.

О совместном длительном и трудном пути к Проекту СВАГ рассказал в своем сообщении д-р Кай фон Йена (Бундесархив). В сообщении была отмечена важность Распоряжения Президента Российской Федерации от 30.09.95 г. о разработке программы изучения и издания документов СВАГ 1945-1949 гг. с привлечением, по возможности, к этой работе германских историков и архивистов, Распоряжение стало предпосылкой для подписания 25.10.95 г. Росархивом и Бундесархивом Рабочего протокола по осуществлению совместной российско-германской программы по изучению, использованию и копированию документов СВАГ и явилось основанием для разработки Росархивом, МИД России, Минобороны России и РАН в 1998 г. Программы изучения и издания документов СВАГ, хранящихся в федеральных государственных и ведомственных архивах, Программа предусматривает изучение 13 тем и подготовку по ним ряда документальных публикаций и справочников. Эта программа стала приоритетной в работе Совместной комиссии по изучению новейшей истории российско-германских отношений. Проведенная Росархивом совместно с федеральными архивами в соответствии с российским законодательством работа по рассекречиванию архивных фондов СВАГ создала возможность для активизации реализации Проекта СВАГ. В период с ноября 2000 г. по февраль 2001 г. был осуществлен пилотный проект "Политика СВАГ в области культуры, науки и образования", позволивший в основном согласовать подходы и пути решения организационных, научно-методических, финансовых и других вопросов. В сообщении д-ра Кай фон Йена приведены конкретные результаты работы по реализации Проекта СВАГ, в числе которых отмечено создание электронных каталогов дел и документов фондов СВАГ, объединенных с их электронными образами; работа по подготовке сборника документов "Политика СВАГ в области культуры, науки и образования", справочника "Структура и функции органов СВАГ", других архивных справочников. В ходе совместной работы выявились различия в подходах российских и немецких участников Проекта к некоторым научно-методическим вопросам. В частности, стремлению российской стороны описывать архивные фонды СВАГ на уровне документов с целью создания "Электронного архива" немецкая сторона противопоставила метод предметного описания документов, обосновывая этот метод большей экономичностью. Д-р Кай фон Йена отметил, что между российскими и немецкими архивистами и историками сложились тесные деловые отношения, и которые будут способствовать успешному решению всех возникающих вопросов реализации Проекта СВАГ.

С. Душмат (Бундесархив) посвятила свое сообщение созданию "Перечня дел и документов о политике СВАГ в области культуры, науки и образования". Автор рассказала о трудностях работы над перечнем, связанных с особенностями формирования и описания дел в советском делопроизводстве, их отличием от правил, действующих в делопроизводстве немецких учреждений и архивах. Особая трудность заключалась в том, что в распоряжении составителей перечня находились только описания дел, а не сами дела. Преодолевая указанные трудности, проблемы научно-методического и другого характера, составители перечня всё же смогли в основном подготовить его к изданию. В перечне предлагается трехуровневое расположение описаний дел и документов. На верхнем уровне выделяются четыре иерархических тематических комплекса: управление культурой, наукой и образованием; искусство и культура; наука и образование; политика и общество. Перечень является дополнением к банку данных и позволяет пользователю осуществлять структурный поиск по теме "Культура, наука и образование".

О создании "Описи дел фондов СВАГ, хранящихся в ГА РФ" рассказала в своем сообщении Т.В.Царевская (ГА РФ). Было отмечено, что эта работа проходила в несколько этапов, связанных с ходом рассекречивания фондов СВАГ. В начале 1990-х годов были рассекречены описи дел некоторых отделов и управлений СВАГ, что позволило приступить к созданию их электронного каталога при финансовой поддержке профессора М.Хайнемана (Университет Ганновера) и фонда Фольксваген. Этот каталог был использован в начале работы над пилотным проектом по теме "Политика СВАГ в области культуры, науки и образования". При этом немецкие участники проекта вели работу по созданию базы данных на дела фондов СВАГ, соответствующие определенному тематическому принципу, а российские участники были заняты созданием двух БД – на все дела комплекса фондов СВАГ и на документы отдельных его структурных подразделений. Автор сообщения подробно остановилась на создании БД электронных каталогов дел. Было сказано, что в настоящее время в ГА РФ хранится 17 фондов СВАГ, в 101 описи которых учтено 11471 дело, в т.ч. 1800 дел с материалами по личному составу СВАГ и УСВА земель. Основная часть документов сосредоточена в фонде центрального аппарата СВАГ его структурных подразделений и составляет около 7700 дел. Остальные документы относятся к фондам УСВА земель и провинций. В БД на дела фондов СВАГ отражены следующие сведения: номер фонда, литера фонда, номер описи, наименование предметно-тематического раздела (если таковой имеется), номер дела, литера дела, крайние даты дела, заголовок, содержащий, в случае описания организационно-распорядительной документации, указание на подлинность или копийность, наличие документов на немецком языке. В отдельной графе, условно названной "Примечание", отражены сведения о секретности документов, входящих в состав дела. Всего в электронном каталоге дел фондов СВАГ насчитывается около 9700 записей. Каталог используется исследователями не только в ГА РФ, но и в Бундесархиве. Имеется договоренность об издании каталога в виде описи дел фондов за счет Бундесархива. Т.В.Царевской были поставлены на обсуждение участников семинара некоторые методические вопросы, связанные с подготовкой описи к изданию.

Раскрытию состава и содержания фондов СВАГ и документов о его деятельности, хранящихся в архивах России и Германии, были посвящены сообщения Д.Н.Нохотович (ГА РФ), И. Лёффлер (Бундесархив), Н.П.Мозжухиной (АВП РФ), Л.А.Роговой (РГАСПИ), К, Мюллера (Главный государственный архив Саксонии).

Д.Н.Нохотович рассказала об истории формирования в ГА РФ комплекса фонов СВАГ, подробно остановилась на составе и содержании наиболее важных из них и рассекреченных в последний период, показала, что в них содержится основная информация, необходимая для изучения истории СВАГ.

И. Лёффлер сказала, что в Бундесархиве, его отделении в Берлине в структурных частях "Учреждения ГДР" и "Архивы партий и общественных организаций ГДР" хранятся документы, которые с различных сторон отражают деятельность СВАГ. Эти документы, занимающие около 42 погонных километров стеллажных полок, первоначально на 75 процентов были закрыты и, соответственно, не обработаны, имеют только сдаточные описи или картотеки. Автор сообщения подробно остановилась на особенностях фондирования документов, связанных с деятельностью СВАГ в делопроизводстве немецких учреждений и Центральном государственном архиве ГДР, затрудняющих их выявление. Было подчеркнуто, что объем именно русских документов, т. е. отправителем которых являлся СВАГ, наряду с приказами, в сравнении с общим объемом фондов, довольно незначителен, в них не отражается реальное значение оккупационной власти и распространение ее влияния на все области экономической и общественной жизни, они едва ли позволяют сделать окончательные выводы о внутренних оценках и планах советской оккупационной власти. Причины этого автор сообщения видит не в документальных потерях, которые тоже бесспорно были, а в господствовавшем в то время стиле работы. Самые важные с политической точки зрения распоряжения передавались в немецкие учреждения зачастую только устно. Причина подобной практики крылась также в конкретных сроках и множестве задач, которые требовали сиюминутного решения. Таким образом, следует исходить из того, что комплекс немецких документов за период 1945-1949 гг. отражает лишь половину правды и только в соединении с документами самой СВАГ может представить реальную картину того времени.

Н.П.Мозжухина (АВП РФ) отметила, что в Архиве внешней политики Российской Федерации историко-документального департамента МИД России хранится не полная подборка материалов, отражающих деятельность СВАГ, поскольку Народный комиссариат иностранных дел не оказывал решающего влияния на советскую политику в Германии после её капитуляции. Коллекция документов СВАГ поступила в АВП РФ в 1947-1952 гг. в обработанном виде с экземпляром описи, содержащим глухие заголовки дел, большая часть которых имели гриф "секретно". В настоящее время 70 процентов этих дел рассекречены и предоставляются пользователям для работы в читальном зале архива. В сообщении были охарактеризованы состав и содержание документов Контрольного Совета; Аппарата помощника заместителя Главноначальствующего СВАГ по работе в Контрольном Совете, материалы Генсекретариата Советской секции Контрольного Совета; Управления и аппарата Политсоветника СВАГ; Управления информации. Было отмечено, что часть переписки о деятельности СВАГ имеется в фондах Референтуры по Германии, В.Молотова, А. Я. Вышинского и некоторых других.

Л.А.Роговая (РГАСПИ) сказала, что в Российском государственном архиве социально-политической истории нет ни фонда, ни архивной коллекции документов СВАГ. Все имеющиеся в РГАСПИ документы поступили в архив, прежде называвшийся Центральным партийным архивом, в 1978 г. по решению Секретариата ЦК КПСС в составе коллекции документов Управления делами ЦК ВКП (б). Все эти документы внесены в описи, построенные по хронологическому принципу, внутри каждого года документы расположены по структурным частям – отделам или секторам аппарата ЦК. В основу формирования дел положен предметно-вопросный признак. Внутри дела документы расположены в той последовательности, в какой они отложились в делопроизводстве аппарата ЦК. К документам СВАГ эти описи и сегодня являются единственным научно-справочным аппаратом. Специфика работы аппарата ЦК состояла в том, что одновременно несколько его отделов держали под контролем работу Управления пропаганды СВАГ. В связи с этим одни и те же документы СВАГ часто оказывались отложившимися в материалах разных отделов. Автор сообщения высказала мнение, что эти документы есть и в фондах ГА РФ, ЦА МО Минобороны России и других архивах. Отличие документов СВАГ, хранящихся в РГАСПИ, состоит в том, что на многих из них имеются резолюции секретарей ЦК, начальников его управлений и отделов, заключения, справки, многочисленные делопроизводственные пометы сотрудников, работавших с этими документами, что позволяет понять реакцию аппарата ЦК, проследить многие аспекты сложного механизма взаимоотношений СВАГ и ЦК ВКП (б), Главного Политического Управления Вооруженных Сил СССР и МИД СССР, в ведении ЦК находилось, прежде всего, решение кадровых вопросов и руководство политическими органами СВАГ, которое осуществлялось через такие отделы ЦК как Управление пропаганды и агитации, Управление кадров, Отдел международной информации, то есть отделы, которые руководили идеологической и массово-политической работой, ведали постановкой советской пропаганды за рубежом. Автор сообщения отметила, что документы о деятельности СВАГ есть в составе фонда В.М. Молотова, поступившего в РГАСПИ из Архива Президента Российской Федерации в 1995 г. В фонде И.В.Сталина, также поступившего из Архива Президента Российской Федерации в 1999 г., документы о СВАГ представлены только в виде копии приказа Министра Вооруженных Сил СССРо результатах инспектирования Группы советских оккупационных войск и соединений резерва Верховного Главнокомандования в Германии от 21 сентября 1946 г.

Д-р К, Мюллер (Главный государственный архив Саксонии) сообщил, что в государственных архивах вновь присоединенных земель ФРГ отложились большие и разнообразные комплексы документов СВАГ, которые в основном освещают процессы на уровне управлений земель и подчиненных им учреждений. Автор сообщения на основе проведенного им анализа состава и содержания фондов Главного государственного архива Саксонии в Дрездене и в Саксонском государственном архиве в Хемнице сделал вывод о трехуровневом отражении в них деятельности СВАГ и считает, что этот вывод можно отнести к фондам других государственных архивов новых федеральных земель, поскольку структура управления в землях была очень похожа и основные структуры аппарата СВАГ были практически одинаковы. Первым автор называет уровень высших органов управления земель (министр-президент, министерства); вторым – уровень местных учреждений земель (крайсраты), который отражает двухступенчатую структуру построения аппарата управления; третьим – низший уровень (предприятия). В сообщении на первом уровне были проанализированы фонды: Правительство земли Саксония (Министр – президент и Правительство земли Саксония) и Министерство внутренних дел; на втором уровне фонд "Крайстаг/Крайсрат Хеймниц"; на третьем уровне дана обобщенная характеристика фондов ряда крупных предприятий г. Хемница, прежде всего машиностроения.

К сожалению, в семинаре не смог принять участие С.И.Чувашин и предусмотренное программой семинара его сообщение "Документы СВАГ в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации" не состоялось.

Сообщение к.и.н. В.А.Козлова (ГА РФ) было посвящено теме "Разработка концепции электронного архива ГА РФ (на примере создания электронного архива СВАГ)". В.А.Козлов так сформулировал основные принципы создания электронного архива:

1. Эргономичность. Простота работы при вводе информации, её поиске, обработке и манипуляциях с электронными образами. Минимализация количества заполняемых и (или) выводимых на один экран полей.

2. Использование стандартных программных средств Microsoft, прежде всего, MS Access, узнаваемость интерфейса и меню.

3. Возможность развития технического и программного обеспечения без дорогостоящего перепрограммирования продуктов.

4. Перспектива работы с количеством записей, превышающих возможности MS Access, путем перехода на SQL – сервер.

5. Совместимость создаваемых в различных подразделениях архива электронных продуктов и использование единых стандартов.

6. Сознательный отказ от сканирования документов впрок, без одновременного создания инструментов управления образами, т.е. электронных каталогов документов различного уровня.

7. Определение в качестве приоритетной задачи ближайшего будущего перевод описей ГА РФ в электронный формат

Возможности создаваемого в ГА РФ "Электронного архива" были продемонстрированы В.А.Козловым с использованием компьютерного проектора на базе данных, включающей в себя описания дел и документов СВАГ, объединённых в единой оболочке с электронными образами документов.

Методика отбора дел и принципы их описания в полнотекстовой базе данных на документы СВАГ были изложены в сообщении Т.В.Царевской (ГА РФ). Вернувшись к положениям своего сообщения на семинаре о создании "Описи дел фондов СВАГ, хранящихся в ГА РФ", автор отметила, что в основе создания каталогов в российских архивах, в отличие от немецких архивов, лежит документ, а не дело. Это явилось причиной создания двух баз данных – на все дела комплекса фондов СВАГ и на документы отдельных его структурных частей, что потребовало решения ряда принципиальных вопросов отбора дел для описания в электронном каталоге, описания различных видов документов. В связи с возросшим объемом работ по Проекту СВАГ, в т. ч. по оцифрованию документов, отбор дел для описания фактически проводится на уровне описи. В базе данных на документы фондов СВАГ определены следующие обязательные поля, имеющие стандартные для всех электронных баз данных ГА РФ форматы: номер фонда, литера фонда, название фонда, номер описи, литера описи, название описи, номер дела, литера дела, номера листов документа, дата в текстовом формате, дата в формате дата/время для сортировки описанных документов по хронологическому принципу, заголовок документа, подлинность и примечания. В сообщении были рассмотрены примеры описания дел и документов в электронном формате. В заключение своего сообщения Т.В.Царевская сказала, что имеющиеся уже сейчас массивы описаний документов и присоединенных к ним электронных образов позволяют проводить любую тематическую выборку для дальнейшего использования архивной информации. Было отмечено, что положительные результаты в работе по созданию БД на документы СВАГ стали возможны благодаря инициативному труду специалистов ГА РФ и финансовой поддержки Бундесархивом.

Концепция совместно подготавливаемого немецкими и российскоми архивистами и историками сборника документов "Политика СВАГ в области культуры, науки и образования", вопросы отбора и археографической обработки документов, составления научно-справочного аппарата к сборнику были изложены в сообщении д-ра Я.Фойтцика (ИСИ, г.Мюнхен). Автор сообщения охарактеризовал структуру документального комплекса и описания источников по теме сборника, отметив, что они есть в составе архивных фондов почти всех основных управлений и отделов СВАГ. Выявление документов проводилось прежде всего по хранящимся в ГА РФ комплексам документов Отдела народного образования, Управления по изучению достижений науки и техники Германии, Издательства СВАГ, подчиненных Отделу народного образования структур и управлений информации в землях. Изучены комплексы документов Управления здравоохранения, сельского хозяйства и почты, а также ВОКС. В АВП выявлялись документы Управления информации и Политического советника, в РГАСПИ – управлений пропаганды и международных отношений. Только в Бундесархиве выявлено 30 фондов по теме сборника. Вместе с тем, автор сообщения, ссылаясь на анализ делопроизводственной документации СВАГ, сказал что в ГА РФ представлены архивные комплексы не всех центральных учреждений, ведавших политикой СВАГ в области культуры. Была поставлена под сомнение достоверность отдельных источников и содержащихся в них сведений. В сообщении был показан возросший за последние годы интерес к теме культуры, которая стала одной из самых популярных, наряду с политикой. Далее автор сообщения охарактеризовал первоначально сформированный вариант сборника, его структуру, намечаемый подход к подготовке введения, комментированию документов, составлению научно-справочного аппарата.

Д-р Я.Фойтцик представил также сообщение "Концепция справочника "Структура и функции органов СВАГ". Автор сообщения отметил особенности СВАГ как военного учреждения, подчиненного Совету Министров СССР и сказал о сложности его структуры. По мнению составителей, справочник должен представлять реальную организацию советского управления оккупационной зоной в Германии (включая персональный состав), демонстрируя при этом основные механизмы, взаимодействия и контроля. Основная цель справочника – быть вспомогательным инструментом при использовании советских и немецких источников. В целом задача состоит в том, чтобы архивисты и историки совместно продвигались от документально-позитивистских компиляций данных и толкования документов к аналитическим методам. Предполагается, что издание будет состоять из двух частей: справочника по структуре и основных руководящих документов. В общем введении должны быть представлены правовые основы деятельности оккупационного управления, которые влияли на структуру, деятельность и содержание источников, с точки зрения международного и советского права. Предполагается следующая структура статей справочника: 1. Советская часть союзнического Контрольного Совета в Германии; 2. Оккупационные войска (ГСОВГ). Предыстория СВАГ и параллелизм её структур со структурами ГСОВГ. Уровень Главного командования. Военный Совет. Штаб (Тыл). Командующие в землях, командующие армий, военные советы армий; 3. СВАГ. Командование, Военный Совет, Штаб и его службы; 3.1. Центральные отраслевые управления и учреждения; 3.2. Региональные структуры: 3.2.1. Союзническая берлинская комендатура; 3.2.2. Управления СВАГ в землях: Бранденбург, Саксония, Саксония-Ангальт, Тюрингия; 3.3. Окружные – районные и местные комендатуры СВАГ; 3.4.Особые учреждения. В приложении к справочнику намечается дать краткие биографии, указатели учреждений.

Заключительное заседание семинара проходило в Российском государственном архиве кинофонодокументов (г. Красногорск Московской обл.).

Участников семинара приветствовала директор РГАКФД Л.П. Запрягаева, которая рассказала об истории архива, составе и содержании хранящихся в нем фондов. Главные специалисты архива Н.Н. Акулина и Г.В. Королева дополнили ее выступление сообщениями о кино и фото документах о деятельности СВАГ, показом отдельных из них. Заместитель директора архива Н.А. Калантарова выступила с сообщением о создании электронного каталога кинофотодокументов, продемонстрировала описания документов, обратила внимание на доступность этого каталога для пользователей Интернет. Участникам семинара был показан документальный фильм "Берлин 1945 г.".

После заключительной дискуссии участников семинара были подведены его итоги. Заместитель Руководителя Росархива В.П. Тарасов отметил большое значение семинара для углубленного анализа совместной работы российских и немецких архивистов и историков по созданию электронных баз данных и традиционных архивных справочников, подготовки документальных публикаций в рамках Проекта СВАГ, дальнейшего развития взаимовыгодного сотрудничества. Д-р Г.-Д. Крайкамп сказал, что работа семинара позволила лучше понять существующие в российском и немецком архивоведении принципы и методы описания архивных документов и создания научно-справочного аппарата к ним, с учетом исторически сложившихся принципов оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, полнее учитывать это в совместной работе. Г.-Д. Крайкамп еще раз поблагодарил российских коллег за организацию семинара и оказанное гостеприимство, выразил надежду, что немецко-российское сотрудничество в области архивного дела будет и дальше развиваться. По предложению Г.-Д. Крайкамп было решено рассмотреть вопрос о тиражировании материалов семинара ограниченным числом экземпляров для ознакомления с ними заинтересованных специалистов Бундесархива и федеральных архивов России.

Государственный архив Российской Федерации