Вы здесь

Круглый стол ВНИИДАД. «Электронный фонд пользования: проблемы создания, хранения, использования»

13 мая 2022 г. во ВНИИДАД состоялся круглый стол на тему «Электронный фонд пользования: проблемы создания, хранения, использования».

Значимость обсуждаемой проблемы обусловлена задачами ведомственной программы цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021–2023 гг., в частности, задачей организации удаленного использования архивных документов и совершенствования средств их поиска с помощью создания информационной системы удаленного предоставления пользователям копий архивных документов.

В обсуждении в очном формате приняли участие более 20 участников, более 80 – дистанционно с использованием средств видеоконференцсвязи, в том числе заместитель начальника управления Росархива А.Б. Зулькарнаев, директор РГАЭ Е.А. Тюрина, директор РГАФД М.И. Смилянская, представители ГА РФ, РГАКФД, РГАНТД, Главархива г. Москвы, ЦГАМО, Государственного архива Республики Татарстан, Ленинградского областного государственного архива в г. Выборге, Государственного архива Югры, РГА в г. Самаре, архивных учреждений Нижегородской области, Перми и других регионов, а также руководители и специалисты компаний ИТ-отрасли («Дими-центр», «Альтсофт», «ЭЛАР», «Биорг», «Тэлос-архив»).

На круглом столе обсуждались следующие вопросы:

  1. Нормативное и методическое обеспечение создания электронного фонда пользования (ЭФП) в государственных и муниципальных архивах;

  2. Экономические аспекты создания ЭФП (планирование, нормирование, организация работ силами архива и сторонней организации, стоимость услуг);

  3. Информационные системы удаленного доступа к справочно-поисковым средствам и копиям ЭФП (проблемы внедрения, организации поиска, интеграции с информационными системами архива);

  4. Опыт использовании искусственного интеллекта, нейросетей для поиска по описаниям или текстам электронных копий документов;

  5. Особенности создания ЭФП на аудиовизуальные, научно-технические документы (карты, чертежи), ветхие, особо ценные и другие документы.

Участники круглого стола отметили значимость данной работы для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и предоставления доступа к историко-культурному наследию страны в цифровой форме. Вместе с тем были отмечены организационные, экономические и кадровые проблемы, возникающие при создании, хранении и использовании ЭФП. Поднимались дискуссионные вопросы выбора формата создания и хранения мастер-копий, рабочих копий, включения массивов созданных копий в архивные и региональные информационные системы, создания информационных ресурсов, унификации метаданных при описании копий ЭФП, а также учетных единиц и учетных форм. Отмечалась трудоемкость процессов обработки документов при подготовке к оцифровке, их реставрации (особенно научно-технической документации, документов на пленочных и магнитных носителях). Обсуждались также вопросы совершенствования форм использования копий ЭФП и перспективы применения искусственного интеллекта для контекстного поиска информации.

С видеозаписью круглого стола можно ознакомиться по ссылке...