Доступ:
Для работы в читальном зале архива необходимо иметь официальное отношение с указанием темы или личное заявление на имя директора архива, паспорт и цветную фотографию 3 х 4 см.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
Требования на выдачу дел для работы в Читальном зале оформляются в электронном виде через «Личный кабинет» на сайте РГИА.
Создать «Личный кабинет» (далее ЛК) можно при личном посещении Архива, оформляя пропуск, либо удаленно.
Создание «Личного кабинета» и оформление требований на выдачу дел в читальный зал.
При входе в ЛК на главной странице сайта в правом верхнем углу кликнуть надпись «личный кабинет». Система попросит вас авторизоваться. Для этого нужно ввести «логин» и «пароль» в соответствующие поля. Затем система предложит вам подтвердить свое согласие на обработку персональных данных. При согласии система переведет вас на страницу, где можно будет оформить «новое требование» на нужное вам дело.
Далее в соответствующие поля вводите номер фонда, номер описи (с разделами или без) и номер дела. Последний штрих - нажатие на кнопку «Оформить».
При личном посещении Архива для оформления пропуска необходимо представить отношение или заявление на имя директора РГИА, паспорт и 1 цветную фотографию 3 х 4 см.
«Удаленное» создание ЛК.
Для удаленной подачи требований на архивные дела исследователям также необходимо создать (открыть) «Личный кабинет». Для его создания нужно выслать в адрес справочно-информационного центра архива fgurgiasic@mail.ru письмо на имя директора Архива с личным Заявлением.
В заявлении, помимо прочих необходимых сведений, должны быть указаны данные для создания «Личного кабинета» («логин» в формате электронного адреса, лучше реальный адрес вашей эл. почты: ivanov_77@mail.ru и «пароль» - любые цифры или латинские буквы не менее 4-х знаков), а также согласие на обработку Ваших персональных данных.
При положительном решении Вашего заявления для Вас будет создан «Личный кабинет», о чем Вы будете извещены и с этого момента сможете подавать электронные требования в соответствие с правилами и инструкциями при наличии полных шифров дел: фонд №, опись №, раздел описи - при наличии, дело №, заголовок дела.
При первом личном посещении Архива для оформления пропуска необходимо представить оригинал отношения или заявления на имя директора РГИА, паспорт и 1 цветную фотографию 3 х 4 см.
Пропуск оформляется в справочно-информационном центре РГИА (1 этаж, пом. 111) телефон 8 (812) 438-55-54, e-mail: fgurgiasic@mail.ru.
Условия работы исследователей:
Читальный зал РГИА – это просторные помещения, оснащённые современным оборудованием: индивидуальными местами для пользователей для работы с архивными подлинниками, специальными столами для просмотра графических материалов и документов большого формата, аппаратами для работы с микрофотокопиями, компьютерами. Имеется отдельный читальный зал для работы с несброшюрованными документами.
Плата за посещение читальных залов архива, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании Прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный исторический архив», на платной основе.
Исследователи имеют возможность в день обращения работать с электронной версией аннотированного реестра описей и описями в электронном формате, просматривать оцифрованные документы, представленные в поисковой системе архива.
Через «Личный кабинет» на сайте РГИА можно заказать и получить не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов учреждений и организаций (либо не более одного дела объемом свыше 1500), или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объемом свыше 500 листов). В том числе: для архивохранилищ № 1–12 – до 5 единиц хранения из каждого архивохранилища единовременно для одного пользователя; для архивохранилища № 13 – до 10 единиц хранения единовременно для одного пользователя (в соответствии с Приказом № 10 от 19.08.2015 г.).
Количество дел и копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел – на срок не более двух недель.
Справочно-информационное обслуживание:
Поиск необходимой для исследователей информации (архивных дел) в РГИА осуществляется на первичном, ознакомительном уровне в справочно-информационном центре (СИЦ), а затем, по мере глубины изучаемого предмета в отделе научно-справочного аппарата. Научно-справочной аппарат представляет из себя комплекс печатных материалов, как то: путеводители по архиву, тематические перечни, обзоры, отчеты губернаторов, аннотированные реестры описей, а также совокупность традиционных карточных каталогов, организованных по предметно-тематическому, именному и пофондовому признакам. Использование современных коммуникационных технологий, применяемых в Архиве дает возможность удаленного доступа к электронным образам описей фондов РГИА, а также поиска разнообразной информации в электронном базе на сайте архива (http://www.fgurgia.ru).
Научно-справочная библиотека РГИА:
Научно-справочная библиотека РГИА – 424 212 ед.хр., 1290 названий журналов, 970 названий газет.
Хронологические рамки хранящихся печатных изданий – XVI–XXI вв.
Картотечные каталоги: алфавитный, систематический, официальных и ведомственных изданий.
Картотечные каталоги: алфавитный, систематический, официальных и ведомственных изданий. В настоящее время ведется работа по наполнению электронного каталога.
Основную часть русского книжного фонда составляют официальные и ведомственные издания учреждений России XIX – нач. XX вв., материалы которых хранятся в архиве. К ним относятся печатные отчеты и обзоры деятельности государственных учреждений, циркуляры, инструкции, распоряжения по отдельным ведомствам; печатные описи, публикации ведомственных архивов; собрание изданий, выпущенных к 100-летнему юбилею министерств и др. государственных учреждений; законодательные документальные памятники – Полное собрание законов Российской империи, Свод законов, Собрания узаконений и распоряжений; многочисленные справочники и библиографические издания.
В фондах библиотеки значительное место занимают ведомственные журналы ряда министерств: Внутренних дел, Народного просвещения, Путей сообщения и др., имеются комплекты основных правительственных газет XIX – нач. XX века: «Новое время», «Правительственный вестник», «Сенатские ведомости» и др.
Коллекция печатных ведомственных записок представляет собой в основном дублетные экземпляры архивных материалов, связанных с разработкой законопроектов тем или иным ведомством.
В составе книжных фондов представлена обширная справочная литература по истории дореволюционной России: различные энциклопедии, словари, географические, статистические, биографические справочники, библиографические указатели, печатные описи и издания ведомственных архивов, генеалогические материалы.
Для пользования печатными изданиями оборудован читальный зал, в котором часть справочного фонда находится на открытом доступе и среди них: Полное собрание законов Российской империи, Адрес-календари (общая роспись начальствующих и должностных лиц Российской империи), Указатели фабрик и заводов и действующих акционерных предприятий, Списки населенных мест, Весь Петербург, Путеводители по архивам, словари, энциклопедии и др.
Копирование:
В Читальном зале оформляются заказы на изготовление копий документов РГИА. Копии возможно получить в электронном виде, или в виде распечаток на бумаге.
Возможность изготовления копий документов зависит от физического состояния документов. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам в справочно-информационном центре РГИА или высылаются по почте.
РГИА предоставляет услугу по самостоятельному изготовлению цифровых копий архивных дел/документов и печатных изданий научно-справочной библиотеки на арендуемых технических средствах РГИА (самостоятельное сканирование).
