Положение
о государственном архиве Орловской области

1. Общие положения

1.1. Государственный архив Орловской области подчиняется непосредственно органу управления архивным делом области, управлению по делам архивов администрации Орловской области.

Архив является учреждением системы управления по делам архивов и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов Архивного фонда Орловской области.

1.2. Архив расположен по адресу: 302040, г. Орел, ул. Лескова, 24 (юридический адрес).

1.3. Деятельность Архива финансируется за счет средств бюджета области, а также внебюджетных средств.

1.4. Архив руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Законом Орловской области "Об Архивном фонде Орловской области и архивах", законодательными и иными правовыми актами области, приказами, указаниями Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов, настоящим Положением.

1.5. Положение об Архиве утверждается начальником управления по делам архивов.

1.6. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

2. Состав документов

2.1. В состав документов Архива входят архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Орловской области на любых видах носителей, подлежащие постоянному хранению:

2.1.1. государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных структур;

2.1.2. учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

2.1.3. органов государственной власти, прокуратуры, суда, арбитража; государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на данной территории Орловской области;

2.1.4. предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности;

2.1.5. органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

2.1.6. органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;

• общественных организаций, объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов;

• негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.), учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;

• документы юридических лиц, а также документы физических лиц (личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

2.1.7. научная, проектная, технологическая, картографическая и другая специальная документация, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеозаписи;

2.1.8. копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящихся в других российских архивах.

2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов Архива.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Орловской области поступают в государственную собственность - на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором), заключаемым между собственником документов и Архивом.

Архив может хранить временно, в том числе на депозитарной основе, документы негосударственной части Архивного фонда Орловской области в порядке и на условиях, определяемых в соглашении (договоре) между собственником документов и Архивом.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Орловской области, хранящихся в Архиве.

3.2. Информационное обеспечение органов государственной власти; использование и публикация документов; создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива.

3.3. Комплектование Архива документами Архивного фонда Орловской области.

3.4. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в управление по делам архивов ФАС России, сведения для государственного учета документов Архивного фонда Орловской области.

4.2. Осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет уникальных и особо ценных документов.

4.3. Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение.

4.4. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений; общественных объединений и граждан.

4.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве.

4.6. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений - источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними; ведет государственный учет документов Архивного фонда Орловской области, хранящихся в ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

4.7. Участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, в совершенствовании их работы по улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

4.8. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, проводит в установленном порядке работу по рассекречиванию документов, информирует органы государственной власти, другие заинтересованные учреждений о документах Архива для использования в экономических, научных и социально-культурных целях.

4.9. Исполняет запросы государственных, иных учреждений, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам Архива, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально-правового характера; предоставляет документы для их копирования, создания информационной базы данных, архивные справочники для изучения в читальном зале Архива.

4.10. Организует документальные выставки, информирует о документах Архива через средства массовой информации и иным способом.

4.11. Бюджетное финансирование облгосархива осуществляется управлением по делам архивов на основании сметы расходов бюджетных средств.

4.12. В установленном порядке на основании утвержденных "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых государственным архивом Орловской области" и "Прейскуранта цен на платные услуги, выполняемые облгосархивом на договорных началах" оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов.

4.13. Смета расходов и доходов по внебюджетных источникам ГАОО составляется Архивом на календарный год с поквартальной разбивкой и утверждается начальником управления по делам архивов.

4.14. Доходы предусматриваются от видов деятельности архива, перечисленных в номенклатуре платных услуг. Полученные средства идут на приобретение необходимых товаров, материалов и оплату услуг, обеспечивающих жизнедеятельность архива, а также оплату текущего ремонта зданий, оборудования, инвентаря и прочие расходы в соответствии с утвержденной сметой.

По истечении квартала, полугодия и 9-ти месяцев смета расходов и доходов может корректироваться в зависимости от складывающихся обстоятельств, не зависящих от деятельности архива.

4.15. С учетом потребностей использования документов создает банки и базы данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации.

4.16. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных учреждений подготовку к изданию и организации издания документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы.

4.17. Проводит совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования по архивоведческой и документоведческой проблематике, внедряет их результаты в практику работы Архива; принимает участие в работе научно-методического Совета Центрального Федерального округа Российской Федерации.

4.18. Разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве; проводит стажировки работников архивов и делопроизводственных подразделений. Осуществляет мероприятия по повышению профессионального уровня сотрудников.

4.19. Оказывает по поручению управления по делам архивов научно-методическую помощь АУ районов области, городскому архиву по личному составу.

4.20. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ, с учетом состояния архива разрабатывает и по согласованию с управлением по делам архивов утверждает планы работы, представляет отчеты о своей деятельности.

4.21. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.

4.22. Принимает меры по улучшению условий труда, быта работников Архива, их социальной защите.

4.23. Своевременно и внимательно рассматривает поступившие от учреждений и граждан предложения и заявления; принимает меры к устранению недостатков в работе Архива и его подразделений.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. Получать от государственных учреждений - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.2. Иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях учреждений для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

5.3. В установленном порядке давать учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Работники Архива для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

5.4. Информировать руководителей учреждений, а при необходимости по поручению управления по делам архивов органы государственной власти о выявленных недостатках в сохранности документов и организации работы с документами в делопроизводстве; участвовать в работе коллегии и других совещательных органов учреждений при рассмотрении ими вопросов, относящихся к компетенции Архива.

5.5. Привлекать в установленном порядке из других учреждений квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов.

5.6. Иметь авторские права на подготовленные изданные и не изданные Архивом сборники документов, справочники и другие издания в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Орловской области.

5.7. Разрабатывать на основе типовых норм, а также самостоятельно и утверждать нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в Архиве.

5.8. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды деятельности по привлечению внебюджетных средств в соответствии с рекомендациями и приказами Росархива и действующим законодательством Российской Федерации, разрабатывать расценки на услуги, применять договорные цены.

5.9. В соответствии с действующим законодательством и по согласованию с управлением по делам архивов распоряжаться оборудованием, инвентарем и другими материальными ценностями и ресурсами.

5.10. Объединяться в установленном порядке на договорной основе в профессиональные ассоциации с другими юридическими лицами, входить в межотраслевые, региональные и другие объединения, создавать временные творческие коллективы для реализации задач в области издательской, публикаторской или иной деятельности, не противоречащей действующему законодательству и задачам, предусмотренным Положением об Архиве.

5.11. Безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности из благотворительных и других общественных фондов, от иных юридических и физических лиц, использовать их на развитие материально-технической базы Архива, материальное стимулирование, удовлетворение социально-бытовых и культурных нужд работников.

6. Управление Архивом

6.1. Управление Архивом осуществляется в условиях гласности при участии трудового коллектива в выработке решений по принципиальным вопросам научной, производственной деятельности, контроле за их исполнением.

6.2. Архив возглавляет директор. Директор, его заместитель, главный хранитель фондов, зав. отделами назначаются и освобождаются от должности руководителем управления по делам архивов.

6.3. Директор Архива:

6.3.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач; распределяет обязанности между заместителями.

6.3.2. Готовит штатное расписание Архива; вносит предложения по установлению надбавок и доплат работникам, участвует в определении порядка и размера премирования.

6.3.3. Издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

6.3.4. Утверждает положения о структурных подразделениях Архива, методических совещательных органах; вносит предложения по составу Научного совета Архива на утверждение управления по делам архивов.

6.3.5. Осуществляет прием и увольнение работников Архива, не входящих в номенклатуру управления по делам архивов.

6.3.6. Решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале Архива.

6.3.7. Организует повышение квалификации работников Архива, разработку и реализацию мероприятий по научной организации труда, внедрению прогрессивных форм и методов работы, социально-экономическим вопросам.

6.3.8. Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение и практику рациональных систем хранения документов, определяет потребности Архива в оборудовании и материалах.

6.4. В Архиве на правах совещательного органа действует дирекция.

Дирекция рассматривает важнейшие вопросы организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивает отчеты структурных подразделений Архива и др.

Решения дирекции проводятся в жизнь, как правило, приказами директора.

6.5. При Архиве действуют:

• Научный совет - для коллегиального рассмотрения научных проблем, основных вопросов научно-организационной и публикаторской деятельности Архива, укрепления и развития творческих контактов с научной общественностью.

• Экспертно-методическая комиссия - для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов Архива, отбора документов, подлежащих и не подлежащих хранению в Архиве; рассмотрения и решения методических и практических вопросов архивного дела, внедрения в практику результатов научно-исследовательской и методической работы.

• Комиссия по рассекречиванию документов - для снятия ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством, комиссия по подведению итогов проверки наличия и состояния документов; по проверке качества выполняемых архивных работ; по отбору и определению категории сложности документов, подлежащих реставрации.

6.6. Архив не является юридическим лицом и расчетного счета не имеет.

6.7. Архив имеет гербовую печать, которой заверяются архивные справки, архивные копии, архивные выписки, документы, служащих основанием для финансовых расчетов, документы по личному составу и пр. документы, требующие удостоверения.

Для составления перечисленных документов используются бланки установленного образца (Порядок пользования бланками определен в "Инструкции по делопроизводству в управлении по делам архивов и облгосархиве").