Вы здесь

Состоялось заседание коллегии Федеральной архивной службы России

Категория новостей: Новости Росархива

30 октября 2002 г. на заседании коллегии Росархива рассмотрен вопрос «Об информационной поддержке и развитии сайта "Архивы России"».


Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

30 октября 2002  г.

Об информационной поддержке и развитии сайта «Архивы России»

Сайт «Архивы России» начал функционировать в сети Интернет в феврале 2001 г. За прошедшее время он постоянно пополнялся информационными ресурсами, совершенствовалась его структура, оптимизировался интерфейс, велась интенсивная переписка с пользователями сайта.

Целями функционирования сайта являются популяризация архивного дела РФ, расширение доступа к архивным материалам граждан и организаций, оказание интерактивных услуг российским и зарубежным гражданам, широкое освещение деятельности учреждений системы Росархива, РОИА, содержания архивных периодических изданий. Сайт выполняет важные функции: помощь гражданам и архивным учреждениям в исполнении социально-правовых запросов, предоставление для широкого пользователя научно-справочного аппарата архивов, информирование о деятельности архивных учреждений отрасли, предоставление информации о составе и содержании архивных документов федеральных и региональных архивов, увеличение прозрачности деятельности отраслевых архивных учреждений всех уровней, представление законодательной, нормативной и методической базы функционирования архивных учреждений РФ, освещение содержания публикаций (с представлением текста некоторых публикаций) в архивной периодике.

Сайт официально зарегистрирован в Министерстве Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций как средство массовой информации (свидетельство Эл № 77-6330 от 11.062002).

По мере развития сайта значительно увеличилась информативность представляемых материалов, оптимизировалась информационная структура сайта. В настоящее время сайт содержит 18 основных информационных разделов.

За время работы сайта в Гостевую книгу пришло на 14.10.2002 г. 193 сообщения (как правило, вопросов), а в Службу поддержки сайта – около 1500 запросов, в основном социально-правового, тематического и генеалогического характера. На все запросы даются оперативные ответы с помощью сотрудников Росархива.

По мере развития сайта возрастает количество постоянных посетителей сайта, его известность. География посетителей охватывает более сотни стран. В последний год работы сайта его ежедневно посещают (в рабочие дни) от 320 до 380 пользователей. Сайт имеет довольно высокий индекс цитирования – по статистике системы Spylog существует 230 ссылающихся на «Архивы России» российских и зарубежных сайтов.

Информационные разделы сайта имеют разную популярность у пользователей. Лидирующее положение занимает информация по федеральным архивам. Вторым по посещаемости является раздел Запросы и Услуги, возникший на год позже остальных разделов и быстро набирающий известность.

Весьма высокой посещаемостью пользуются все материалы по выставкам федеральных архивов. В разделе «Издания и публикации» первое место по посещаемости занимают «Отечественные архивы». Высокой посещаемостью характеризуются разделы, информационное наполнение которых осуществлено группой разработчиков сайта – основа раздела Федеральные архивы, Архивные справочники, Ссылки, Базы данных, Методические пособия, Архивное образование.

Материалы сайта в значительной степени востребованы пользователями. Вместе с тем, в информационном обеспечении сайта имеются недостатки, преодоление которых позволит круг потребителей его информации.

Так, не в полной мере выполняется Приказ Росархива от 25.05.2001 № 36 «Об информационной поддержке сайта «Архивы России». Большую озабоченность вызывает, прежде всего, освещение событий отрасли и мероприятий федеральных архивов. Не всегда своевременно предоставляется информация о выставках (в том числе чрезвычайно востребованные каталоги), конференциях. Материалы к выставкам федеральных архивов (приглашения, буклеты, каталоги) не содержат информацию об информационной поддержке (информационном спонсорстве) со стороны сайта «Архивы России».

Не вошло в практику регулярное предоставление информации о публикациях в Информационном бюллетене Росархива, о материалах «Вестника архивиста». Представляется недостаточным взаимодействие с сайтом «Архивы России» структурных подразделений Росархива.

В целях улучшения организации представления материалов для сайта Росархив просил архивные учреждения отрасли (письмо от 12.07.2002 № 3/718-А) назначить ответственных за сбор и передачу материалов для сайта. Ответы получены от только 11 федеральных архивов и 39 субъектов РФ.

При предоставлении информационных материалов архивными учреждениями практически игнорируются «Рекомендации по созданию и ведению архивного сайта» (письмо Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К).

Практически все архивные учреждения, имеющие собственные сайты, не информируют Службу поддержки «Архивов России» о появляющихся на этих сайтах информационных ресурсах и новостях.

Архивные учреждения отрасли крайне редко предоставляют на сайт в оперативном режиме сведения об изменениях контактной информации и кадровых перестановках, о появлении новых архивных сайтов. Служба поддержки сайта «Архивы России» вынуждена самостоятельно искать архивные сайты в сети Интернет.

Основной причиной отмеченных недостатков, как представляется, является недостаточно ответственное отношение руководства архивных учреждений отрасли к информационному обеспечению сайта «Архивы России» как эффективному отраслевому средству массовой информации, способствующему укреплению авторитета архивного дела России, оптимизации исполнения социально-правовых запросов.
 

Коллегия    р е ш и л а:

  1. Признать, что информационная поддержка сайта «Архивы России» архивными учреждениями отрасли, РОИА осуществляется недостаточно полно и оперативно.

  2. Рекомендовать руководителям органов управления архивным делом субъектов РФ, РОИА активизировать работу по информационной поддержке сайта «Архивы России» в соответствии с Приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 «Об информационной поддержке сайта «Архивы России».

  3. Руководителям органов управления архивным делом субъектов РФ, директорам федеральных архивов при подготовке отчетности включать сведения об информации, представленной для сайта «Архивы России», в соответствующие графы статформы № 1 раздела 4 «Научная информация и использование документов» и отражать эти сведения в текстовой части отчетов.

  4. Директорам федеральных архивов:

    4.1. организовать регулярное пополнение и корректировку соответствующих подразделов сайта, оперативное информирование Службы поддержки сайта «Архивы России» (supportatarchives [dot] ru) о значимых мероприятиях архивов;

    4.2. при подготовке отчетности включать информацию, помещенную на сайте «Архивы России», в раздел «Публикации в СМИ».

    • Архивным учреждениям системы Росархива, имеющим собственные сайты:

      5.1. информировать Службу поддержки сайта «Архивы России» (supportatarchives [dot] ru) о существовании архивного сайта с указанием его адреса в Интернет (URL), об информационных ресурсах, размещенных на сайте, с указанием их конкретных адресов;

      5.2. при размещении новостей на сайте направлять в Службу поддержки сайта «Архивы России» (supportatarchives [dot] ru) их краткую аннотацию с указанием конкретных адресов для публикации в разделе Новости отрасли.

      • Структурным подразделениям Росархива, пресс-секретарю Росархива (Н.А. Буравченко), секретарю коллегии Росархива (Г.М. Грановская):

        6.1. оперативно предоставлять информацию для сайта «Архивы России» о значимых мероприятиях Росархива и архивной отрасли;

        6.2. до 20 декабря подготовить и передать в отдел организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий предложения по размещению на сайте нормативно-методических, справочных и иных материалов, важных для пользователей сайта.

        • Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий (И.Н. Киселев):

          7.1. ежеквартально производить полные копии сайта «Архивы России» на компакт-дисках и передавать их для использования в практической работе и как основу для коррективов и дополнений в структурные подразделения Росархива, в федеральные архивы, РОИА;

          7.2. ежемесячно представлять письменные отчеты руководству Росархива об информационной поддержке сайта структурными подразделениями Росархива, архивными учреждениями системы Росархива, РОИА;

          7.3. совместно с пресс-секретарем Росархива (Н.А. Буравченко):

          • провести в январе 2003 г. семинар с представителями федеральных архивов, ответственными за предоставление информации для сайта, по повышению содержательности и оперативности информации для сайта, подготовить детальные рекомендации по указанным вопросам;

          • до 20 января 2003 г. подготовить замечания и предложения по информационному наполнению подразделов федеральных архивов, РОИА и направить их в федеральные архивы и РОИА для внесения дополнений в содержание подразделов.

        • Управлению использования архивных документов (Т.Ф. Павлова) совместно с отделом организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий (И.Н. Киселев) до 20 декабря т.г. подготовить концепцию и план мероприятий по созданию и ведению раздела Победа.

        • Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя Руководителя Росархива В.А. Еремченко.

         

        Председатель коллегии
        Руководитель Росархива

         
        В.П. Козлов

        Секретарь коллегии

        Г.М. Грановская


        Справка об информационной поддержке и развитии сайта «Архивы России»

        Сайт «Архивы России» начал функционировать в сети Интернет в феврале 2001 г. За прошедшее время он постоянно пополнялся информационными ресурсами, совершенствовалась его структура, оптимизировался интерфейс, велась интенсивная переписка с пользователями сайта.

        Целями функционирования сайта являются популяризация архивного дела, расширение доступа к архивным материалам граждан и организаций, оказание интерактивных услуг российским и зарубежным гражданам, широкое освещение деятельности учреждений системы Росархива, РОИА, содержания архивных периодических изданий. Сайт выполняет важные функции: помощь гражданам и архивным учреждениям в исполнении социально-правовых запросов, предоставление для широкого пользователя научно-справочного аппарата архивов, информирование о деятельности архивных учреждений отрасли, предоставление информации о составе и содержании архивных документов федеральных и региональных архивов, увеличение прозрачности деятельности отраслевых архивных учреждений всех уровней, представление законодательной, нормативной и методической базы функционирования архивных учреждений РФ, освещение содержания публикаций (с представлением текстов некоторых публикаций) архивных периодических изданий. Сайт официально зарегистрирован в Министерстве Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций как средство массовой информации (свидетельство Эл № 77-6330 от 11.062002).

        По мере развития сайта значительно увеличилась информативность представляемых материалов, оптимизировалась информационная структура сайта. В настоящее время сайт содержит 18 основных информационных разделов – Архивная отрасль (в т.ч. Росархив), Архивное законодательство, Федеральные архивы, Региональные архивы, Летопись событий (выставки, конференции, семинары), Архивные справочники (полные тексты 9 справочников), Базы данных (on-line-указатели в виде гипертекстовых ссылок на имеющиеся архивные интернет-ресурсы, каталог документальных фильмов РГАКФД), Архивные проекты, Издания и публикации (Отечественные архивы, Информационный бюллетень Росархива, Вестник архивиста, Исторический архив, Рассекречивание (законодательство и перечни рассекреченных документов), Запросы и Услуги (справочная информация для обращений граждан по исполнению социально-правовых запросов), Методические пособия (тексты 4-х пособий), Информатизация, Дискуссии, ВНИИДАД, РОИА, Архивное образование, Ссылки (на сайты национальных архивов и архивных служб всего мира, все архивные сайты России). Имеются также шесть основных служебных разделов – Новости (сайта и отрасли), Карта сайта, Поиск, Гостевая книга, FAQ (глоссарий архивных терминов), О сайте.

        Важнейшей стороной функционирования сайта является ведение Гостевой книги и интерактивного взаимодействия по электронной почте с пользователями через «Службу поддержки сайта». За время работы сайта в Гостевую книгу пришло на 14.10.2002 г. 193 сообщения (как правило, вопросов), а в Службу поддержки сайта – около 1500 запросов в основном социально-правового, тематического и генеалогического характера. На все запросы даются оперативные ответы с помощью сотрудников Росархива.

        По мере развития сайта возрастает количество постоянных посетителей сайта, его известность. География посетителей охватывает более сотни стран. Наибольшее число посетителей дает Россия (42,6 тыс.), далее следуют Европейский союз (3,7 тыс.), США (3,5 тыс.), Украина (2,7 тыс.), Германия (1,8 тыс.). Российские посетители (около 250 городов) распределяются следующим образом: Москва – 21,5 тыс., Санкт-Петербург – 4,7 тыс., Киев – 1,5 тыс., Екатеринбург – 1,0 тыс., Новосибирск – 0,8 тыс., Краснодар – 0,7 тыс., Самара – 0,7 тыс., Пермь – 0,5 тыс. В последний год работы сайта его ежедневно посещают (в рабочие дни) от 320 до 380 пользователей. В настоящее время на новости сайта подписались 361 человек. Сайт имеет довольно высокий индекс цитирования – количество различных ссылок на сайт «Архивы России», размещенных на других сайтах, по которым посетители реально приходят на «Архивы России». По статистике системы Spylog существует 230 ссылающихся на нас российских и зарубежных сайтов. В частности, ссылки на сайт стоят на сайте Правительства РФ, министерств и ведомств РФ, в архивном каталоге ЮНЕСКО и др., на сайтах многих зарубежных национальных архивов и служб.

        Информационные блоки сайта имеют разную популярность у пользователей. В нижеследующей таблице представлена сравнительная посещаемость разделов сайта за период с октября 2001 г. по октябрь 2002 г. (количество просмотренных страниц).

         

        РазделКоличество просмотров страниц%
        Федеральные архивы2725915,9
        Заглавная страница168349,8
        Запросы и услуги147148,5
        Региональные архивы145298,4
        Карта сайта129257,5
        Базы данных110786,4
        Поиск101885,9
        Архивные справочники89515,2
        Новости сайта84704,9
        Архивная отрасль79004,6
        Издания и публикации61543,6
        Архивное законодательство50673,0
        Рассекречивание40002,3
        Гостевая книга39212,3
        Летопись событий32491,9
        Ссылки31631,8
        Методические пособия26571,5
        Архивные проекты24061,4
        О сайте16641,0
        Информатизация15470,9
        FAQ12730,7
        ВНИИДАД10620,6
        Архивное образование10010,6
        Новости отрасли11060,6
        Дискуссии5210,3
        РОИА5350,3
        Всего172174100

         

        Данные таблицы демонстрируют лидирующее положение информации по федеральным архивам, куда посетители часто приходят не через заглавную страницу сайта (как ясно из цифр), а непосредственно с поисковых систем Интернета. При рассмотрении приведенных сведений следует иметь в виду, что второй по посещаемости информационный раздел Запросы и Услуги (где размещены материалы о местонахождении документов для исполнения социально-правовых, имущественных, генеалогических запросов, сведения о розыске граждан и др.) появился на год позже остальных разделов, но быстро набирает популярность.

        Один из важнейших разделов сайта – Федеральные архивы. Ниже приводится его внутренняя статистика с разбивкой по архивам за период с октября 2001 г. по октябрь 2002 г.

        РазделКоличество просмотров страниц%
        Федеральные архивы2725915,9
        Перечень федеральных архивов782128,7
        ГАРФ578721,2
        РГВА372413,7
        РГИА328212,0
        РГВИА285810,5
        РГАДА15905,8
        РГАКФД11804,3
        РГАСПИ11424,2
        РГАЛИ11114,1
        РГАЭ9023,3
        РГАВМФ7252,7
        РГАНИ7132,6
        РГАФД4591,7
        РГАНТД4101,5
        РГИАДВ2360,9
        Всего27259100

        При анализе приведенных данных нужно принимать во внимание, что посещаемость страниц архива зависит как от качества и объема информации, представленной на сайте, так и собственно от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, степени их востребованности обществом. Отметим также, что РГАНТД, его филиал в г. Самара и ГАРФ имеют собственные сайты, что, разумеется, влияет на посещаемость их подразделов на сайте «Архивы России".

        В разделе Региональные архивы среди 5 регионов, по архивам которых представлена развернутая информация (Москва, Московская обл., Санкт-Петербург и Ленинградская обл., Ставропольский край, Тульская обл.) наиболее популярны у пользователей следующие подразделы.

        ПодразделКоличество просмотров страниц
        Федеральные архивы27259
        МОСГОРАРХИВ944
        ЦГА г. Санкт-Петербурга465
        ЦГИА г. Санкт-Петербурга435
        Центральный исторический архив г.Москвы414
        Центральный муниципальный архив г.Москвы407
        ЦГА Московской обл.265
        Архивный комитет г. Санкт-Петербурга и Ленинградской обл.184
        ГА Ленинградской обл.181

         

        Приведенные в таблице данные о посещаемости свидетельствуют скорее о степени интереса пользователей к документам архивов, нежели характеризуют качество представленных на сайте материалов. Специально присланы для сайта материалы из Тульской и Московской обл., Ставропольского края, частично – из Санкт-Петербурга. Материалы по г. Москве взяты разработчиками сайта из справочников.

        Весьма высокой посещаемостью пользуются все материалы по выставкам федеральных архивов (даже в течение длительного времени после окончания выставок), и, прежде всего, аннотированные изобразительные материалы из каталогов выставок (1318 просмотров страниц).

        В разделе «Издания и публикации» первое место по посещаемости занимают «Отечественные архивы» – 1682 просмотров страниц – благодаря регулярному и оперативному предоставлению информации о содержании журнала, текстов некоторых документальных публикаций.

        Нужно отметить, что среди информационных разделов значительное место по посещаемости занимают разделы, созданные группой разработчиков сайта - основа раздела Федеральные архивы, Архивные справочники, Ссылки, Базы данных, Методические пособия, Архивное образование.

        Материалы сайта разнообразны и объемны, в значительной степени востребованы пользователями.

        Вместе с тем, информационное обеспечение сайта должно быть существенно улучшено.

        Нужно констатировать, что не в полной мере выполняется Приказ Росархива от 25.05.2001 № 36 «Об информационной поддержке сайта «Архивы России». Большую озабоченность вызывает, прежде всего, освещение событий отрасли и мероприятий федеральных архивов. В 2002 г. в разделе Новости отрасли появились только 19 материалов из Росархива, 4 – из федеральных архивов, 4 – из субъектов РФ, 8 сообщений о работе Выставочного зала Росархива.

        Не предоставляется своевременно информация о выставках (в том числе чрезвычайно востребованные каталоги), конференциях. Не вошло в практику регулярное предоставление информации о публикациях в Информационном бюллетене Росархива, о материалах «Вестника архивиста». По-видимому, последнее место по посещаемости раздела РОИА объективно отражает представление на сайт Обществом материалов.

        Представляется недостаточным взаимодействие с сайтом «Архивы России» структурных подразделений Росархива.

        В целях улучшения организации представления материалов для сайт Росархив просил архивные учреждения отрасли (письмо от 12.07.2002 № 3/718-А) назначить ответственных за сбор и передачу материалов для сайта и сообщить их контактную информацию пресс-секретарю Росархива. Ответы получены от 11 федеральных архивов и только от 39 субъектов РФ.

        В упомянутом выше Приказе Росархива архивным учреждениям отрасли было рекомендовано предоставлять информационные материалы для сайта в соответствии с «Рекомендациями по созданию и ведению архивного сайта» (письмо от 17.05.2001 № 6/513-К). Эти рекомендации практически игнорируются. Материалы для сайта прислали лишь Мурманская, Тульская, Московская области, Ставропольский край (подробная информация), Республика Карелия (регулярная информация об информационных ресурсах, выставленных на их собственном сайте). Определенную активность проявили РГАЛИ, РГАЭ, РГАКФД.

        Материалы к выставкам федеральных архивов (приглашения, буклеты, каталоги) не содержат информацию об информационной поддержке (информационном спонсорстве) со стороны сайта «Архивы России».

        Имеющие собственные сайта архивные учреждения (за исключением сайта Карелии) не информируют о появляющихся на этих сайта информационных ресурсах и новостях.

        Архивные учреждения отрасли крайне редко предоставляют на сайт в оперативном режиме сведения об изменениях контактной информации и кадровых перестановках, о появлении новых архивных сайтов. Служба поддержки сайта «Архивы России» вынуждена самостоятельно обнаруживать их в сети Интернет.

        Основной причиной отмеченных недостатков, как представляется, является недостаточно ответственное отношение руководства архивных учреждений отрасли к информационному обеспечению сайта «Архивы России» как к отраслевому средству массовой информации, эффективному современному средству укрепления авторитета архивного дела России, оптимизации исполнения социально-правовых запросов.

         

        Отдел организации НИР и Внедрения ААТ