Проект

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - государственная функция).

   Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

   Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, № 237);

   Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169);

   Положением "О Федеральном архивном агентстве", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 25, ст.2572);

   Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

   Приказом Росархива от 09.03.2005 № 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005).

   Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

   Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:

   Отделом обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий Росархива (далее - Отдел обеспечения сохранности), в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

   Отделом комплектования Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий Росархива (далее - Отдел комплектования), в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов.

4. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в Росархив, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

   Порядок информирования об исполнении государственной функции

5. Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес: 103132, г.Москва, ул.Ильинка, д.12.

   Электронный адрес Росархива: rosarhiv@archives.ru

   Телефоны:

   • отдела сохранности: (495) 606-38-89, (495) 606-51-87, (495) 606-49-94.

   • отдела комплектования: (495) 606-27-12, (495) 606-29-73, (495) 606-22-30.

   Факс: (495) 606-55-87.

   Официальный сайт Росархива "Архивы России": www.rusarchives.ru

   График работы отделов Росархива:

   • понедельник - четверг 9.00 - 18.00

   • пятница 9.00 - 16.45

   • суббота - воскресенье Выходные дни

6. Информация об исполняемой Росархивом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Росархива, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте "Архивы России".

7. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

   • по телефонам отделов;

   • по письменным обращениям в отделы;

   • по электронной почте по адресам Росархива, Отдела обеспечения сохранности, сайта "Архивы России";

   • посредством личного обращения в отделы.

8. При ответах на телефонные звонки сотрудники отделов подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

9. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы отделов).

10. При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы отделов.

11. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

12. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

13. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

    II. Административные процедуры

    Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

14. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

    • прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение в соответствующие структурные подразделения Росархива;

    • анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Отделе обеспечения сохранности;

    • анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных в Отделе обеспечения сохранности;

    • анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Отделе комплектования.

    Прием и регистрация документов государственного учета и передача их в структурные подразделения Росархива

15. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет подразделение Росархива, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

16. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение в Отдел обеспечения сохранности и в Отдел комплектования в соответствии с пунктом 3 настоящего Регламента.

    Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Отделе обеспечения сохранности

17. Руководитель Отдела обеспечения сохранности передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее - Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности).

18. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

19. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

    Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в Росархив исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя Отдела обеспечения сохранности с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес Росархива.

20. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

21. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности действует в соответствии с пунктом 19 настоящего Регламента.

22. После проведенного анализа Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности составляет Сводные документы государственного учета.

23. Сводные документы государственного учета визируются Ответственным исполнителем Отдела обеспечения сохранности и представляются Руководителю Отдела обеспечения сохранности для визирования.

24. Руководитель Отдела обеспечения сохранности представляет завизированные Сводные документы государственного учета Руководителю Росархива для подписания.

    Анализ показателей учетных баз данных и обновление Сводной учетной базы данных в Отделе обеспечения сохранности

25. Руководитель Отдела обеспечения сохранности передает поступившие учетные базы данных исполнителю, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее - Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности).

26. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности осуществляет внутреннюю регистрацию учетных баз данных, проверяет их структуру, правильность заполнения.

27. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

    Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в Росархив исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя Отдела обеспечения сохранности.

28. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.

29. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности действует в соответствии с пунктом 27 настоящего Регламента.

30. После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.

    Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Отделе комплектования

31. Руководитель Отдела комплектования передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее - Ответственный исполнитель Отдела комплектования).

32. Ответственный исполнитель Отдела комплектования осуществляет внутреннюю регистрацию поступающих документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

33. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель Отдела комплектования информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

    Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в Росархив исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя Отдела комплектования с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес Росархива.

34. Ответственный исполнитель Отдела комплектования проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

35. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель Отдела комплектования действует в соответствии с пунктом 33 настоящего Регламента.

36. После проведенного анализа Ответственный исполнитель Отдела комплектования составляет Сводные документы государственного учета.

37. Сводные документы государственного учета визируются Ответственным исполнителем Отдела комплектования и представляются Руководителю Отдела комплектования для визирования.

38. Руководитель Отдела комплектования представляет завизированные Сводные документы государственного учета Руководителю Росархива для подписания.

    Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

39. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Федерального архивного агентства.

40. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют руководители структурных подразделений Росархива.

    Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
    государственной функции на основании административного регламента

41. Физические и юридические лица (далее - Заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в отделы Росархива или непосредственно к Руководителю Росархива или его заместителю. В письменной жалобе указываются:

    • полное наименование организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя организации);

    • почтовый адрес;

    • предмет жалобы;

    • подпись и дата.

42. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

43. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

    Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

44. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

45. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Министерство культуры Российской Федерации и Федеральную службу по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия по адресу: 109074, г.Москва, Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2.