Вы здесь

Решение коллегии Федеральной архивной службы России от 25.12.2002 "О результатах комплексной проверки Российского государственного архива социально-политической истории"

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федеральной архивной службы России

О результатах комплексной проверки
Российского государственного архива
социально-политической истории
25 декабря 2002 г.

 

 

Рассмотрев результаты комплексной проверки Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ), созданного в 1999 г. на базе бывших Российского центра хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центра хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО), коллегия Росархива отмечает, что архивом проделана значительная работа по основным направлениям деятельности, выполнению плановых заданий, а также поручений и приказов Росархива.

РГАСПИ в целом интегрировался в систему федеральных архивных учреждений. В архиве внедрен комплекс основных нормативно-методических документов, регламентирующих работу федеральных государственных архивов. Несмотря на сложную социально-экономическую обстановку, удалось сохранить кадровый потенциал архива, обеспечить привлечение в значительных объемах внебюджетных средств, используемых для функционирования архива. Документы РГАСПИ занимают важное место в составе Архивного фонда Российской Федерации в целом обеспечиваются их сохранность, государственный учет, пополнение и всестороннее использование.

Завершено перемещение фондов, связанное с объединением РЦХИДНИ и ЦХДМО. Начаты работы по модернизации материально-технической базы архива.

Вместе с тем в работе РГАСПИ сохраняются недостатки, связанные, как свидетельствуют материалы комплексной проверки, не только с объективными, но и субъективными факторами. Отсутствует программа дальнейшего развития архива, имеет место нечеткая организация работы, совещательные органы архива не в полном объеме выполняют возложенные на них функции.

Коллегия решила:

  1. Принять к сведению справку о результатах комплексной проверки РГАСПИ и опубликовать ее основное содержание в Информационном бюллетене Росархива.

  2. Руководству РГАСПИ (К.М. Андерсон):

    • организовать обсуждение решения коллегии Росархива по результатам комплексной проверки на расширенной дирекции архива;

    • до 1 февраля 2003 г. разработать план мероприятий по устранению недостатков, отмеченных по результатам комплексной проверки архива, и представить его в Росархив;

    • в отчетах о результатах работы архива по итогам I полугодия и всего 2003 г. информировать Росархив о выполнении названного плана;

    • до конца 2003 г. разработать Концепцию развития архива и представить ее на согласование в Росархив.

  3. Во II полугодии 2003 г. заслушать информацию РГАСПИ о выполнении мероприятий по устранению недостатков, выявленных комплексной проверкой, на коллегии Росархива.

  4. Директорам федеральных архивов в целях повышения эффективности работы вверенных им учреждений информировать дирекции о результатах комплексной проверки РГАСПИ.

  5. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации рассмотреть на заседаниях коллегий результаты работы государственных архивов и архивохранилищ, созданных на базе бывших партийных архивов, с учетом итогов комплексной проверки РГАСПИ.

  6. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на первого заместителя Руководителя Росархива А.Н. Артизова.

     

Председатель коллегии,
Руководитель Росархива
В.П. Козлов
Секретарь коллегииГ.М. Грановская

 

Из справки
о результатах комплексной проверки Российского государственного архива социально-политической истории

 

В соответствии с планом работы Росархива на вторую половину 2002 г. комиссией из числа специалистов Росархива осуществлена комплексная проверка работы Российского государственного архива социально-политической истории.

 

Проверка осуществлялась путем изучения имеющейся в архиве документации по всем направлениям его деятельности, а также визуального обследования архивохранилищ, бесед с руководителями и ведущими специалистами архива. При этом комиссия исходила из того, что РГАСПИ в течение трех лет с момента своего создания на базе Российского центра хранения и изучения документов новейшей истории и Центра хранения документов молодежных организаций в целом интегрировался в систему Федеральной архивной службы России и, следовательно, должен отвечать требованиям, предъявляемым к федеральному архиву. Вместе с тем учитывался ряд объективных факторов (наличие большого комплекса документов на иностранных языках и предметов музейного фонда, территориальная разобщенность архивохранилищ и отделов), усложняющих функционирование архива.

1. Организационно-правовая работа

Проведенная проверка показала, что РГАСПИ проделана значительная работа по обеспечению функционирования архива в системе федеральных архивных учреждений, ритмичному выполнению основных показателей развития архивного дела.

Деятельность архива осуществляется в соответствии с Положением о РГАСПИ, утвержденным Росархивом в июле 1999 г. и закрепляющим за архивом функции, аналогичные функциям других федеральных архивов. Подготовлены и направлены на регистрацию пакеты документов для включения архива в Реестр федерального имущества и Федеральный земельный кадастр.

Действующая структура архива, в основном, разработана на основе примерной, рекомендованной приказом Росархива от 04.07.96 № 29-ДСП, с учетом специфики архива. В соответствии с приказом РГАСПИ от 23.11.99 № 15 "О руководстве структурными подразделениями РГАСПИ" установлено распределение обязанностей между директором и его заместителями.

Разработаны и введены в действие положения о совещательных органах архива (дирекции, Экспертно-методическом совете (ЭМС), Научном совете), об общественном совете по проблемам истории молодежного движения при РГАСПИ, а также о структурных подразделениях архива, в т.ч. о самостоятельных группах и группах в составе отделов, должностные инструкции работников архива.

Заседания дирекции проводятся регулярно и, в основном, в соответствии с планами работы. В последнее время в ее деятельности наметились положительные тенденции, связанные с оперативным решением возникающих проблем, усилением координации и контроля за работой структурных подразделений. В архиве существует система контроля за выполнением решений коллегии и приказов Росархива, в результате чего из 35 наиболее значимых поручений, требовавших исполнения в период с июля 1999 г. по сентябрь 2002 г., полностью выполнено - 24, частично - 5. Не выполнено по различным причинам, в т.ч. находятся в стадии исполнения - 6.

Действующая в РГАСПИ система планирования, учета труда и отчетности в целом отвечает требованиям Росархива. Практически все работы, проводимые в архиве, нормированы согласно "Нормам времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в РГАСПИ" (приказ от 23.11.94 № 24). В настоящее время ведется их уточнение, что связано с внедрением автоматизированных технологий, расширением работ с фотодокументами и др.

В течение последних лет совершенствуется работа по подготовке планово-отчетной документации. Начиная с 2000 г., внедрены формы компьютеризированных плана и отчета архива, включающие показатели и бюджеты времени работы структурных подразделений и отдельных работников. В компьютерной форме создаются планово-отчетные документы структурных подразделений, индивидуальные планы и отчеты, сводная расчетная часть.

Однако, несмотря на достигнутый прогресс в организации основных видов работ, в РГАСПИ продолжают иметь место определенные недостатки в этой сфере, которые проявляются, например, в недостаточно оптимальной структуре архива (дублирование отдельных функций различными отделами, наличие ряда мелких групп, подчиненных непосредственно руководству), в задержках выполнения некоторых распорядительных документов Росархива, в несвоевременном представлении отдельных проектов государственных контрактов на реализацию мероприятий подпрограммы "Архивы России".

Дирекция как совещательный орган, призванный рассматривать важнейшие вопросы организации и деятельности архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, не в полной мере выполняет возложенные на нее функции. На заседания дирекции выносятся, как правило, текущие вопросы планирования и отчетности, в то время, как концептуальные в повестки дня не включаются. В частности, рассмотрение проблем состояния и перспектив развития НСА, планировавшееся на сентябрь-октябрь 2000 г., до сих пор не состоялось. За исключением отчета о ходе реализации проекта компьютеризации "Архива Коминтерна" работа в области информатизации не рассматривалась.

В планировании деятельности совещательных органов имеются недостатки. Планы работы дирекции и ЭМС реализуются далеко не полностью и недостаточно согласованы. В них из года в год кочуют одни и те же вопросы (перспективы развития НСА, обсуждение регламента пользования ОЦД), многие из намеченных к рассмотрению на дирекциях вопросы переносятся на ЭМС или не заслушиваются вовсе. ЭМС не хватает оперативности в решении назревших проблем.

Имевшиеся факты нарушения сроков разработки и представления планово-отчетной документации в Росархив свидетельствуют о необходимости совершенствования организационно-плановой работы. Система внутриархивной планово-отчетной документации пока не устоялась, нуждаются в унификации и упорядочении формы планов и отчетов структурных подразделений, необходимы более строгая увязка плановых заданий с действующими нормами трудозатрат (не всегда плановые задания строго исходят из действующих норм), унификация затрат рабочего времени на выполнение типовых работ в разных структурных подразделениях.

2. Обеспечение сохранности и учет документов

По состоянию на 01.01.2002 на хранении в архиве находится 686 фондов, 2 101 299 ед. хр., в т.ч. 496 ед. хр. кинодокументов, 158 752 ед. хр. фотодокументов, 1584 ед. хр. фонодокументов. На работы по обеспечению сохранности и государственному учету документов ежегодно в среднем приходится около 32 % общеархивного бюджета рабочего времени.

В целях выполнения нормативных требований хранения документов приняты меры по усилению пожарной безопасности (утверждена инструкция по пожарной безопасности, назначены ответственные за пожарную безопасность в помещениях архива, осуществлена проверка огнетушителей в здании на ул. Б. Дмитровка, частично заменено оборудование станции пожаротушения, организовано выполнение предписаний госпожнадзора, не требующих серьезных финансовых средств). На центральном диспетчерском пункте РГАСПИ осуществляется контроль показателей температурно-влажностного режима в хранилищах, в необходимых случаях оперативно принимаются меры по его нормализации.

В течение последних лет РГАСПИ осуществлен комплекс мероприятий по улучшению организации хранения архивных документов. Приняты меры по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки 1993 г., в частности, по усилению контроля за движением фондов и дел. Обеспечено документирование выдачи документов из хранилищ, стопроцентное использование карт-заместителей. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации подготовлен проект Порядка выдачи документов по требованиям пользователей.

В связи с объединением РЦХИДНИ и ЦХДМО серьезное внимание уделялось перемещению фондов, проведенному на хорошем организационном уровне. Завершено размещение документов и музейных предметов в здании РГАНТД, а также 1,0 млн учетных карточек коммунистов, вывезенных из Государственного архива Кировской области, в загородном архивохранилище № 1.

Усилено внимание к вопросам мобилизационной подготовки: составлены перечни фондов, подлежащих соответствующей защите в особый период, разработан План мобилизационной подготовки архива, оценку "хорошо" получило участие специалистов архива в учениях, организованных службой ГО и ЧС г.Москвы.

Осуществлены значительные объемы работ по проверке наличия и состояния документов на различных носителях, музейных предметов, копий страхового фонда. Только с 1999 г. осуществлена проверка наличия с полистным просмотром и техническим оформлением 107 тыс. ед. хр., (свыше 7 млн листов) Архива Коминтерна. Положительное значение имеет завершение многолетней работы по проверке наличия фонда № 654 "Музейные материалы по истории революционного, рабочего и коммунистического движения конца ХVIII - ХХ вв.", проводившейся на основании специально подготовленной Инструкции по методике такой проверки, утвержденной ЭМС архива. Реализуются одобренные дирекцией архива мероприятия по работе с музейным фондом, в частности, в соответствии с установленными требованиями подготовлены 3 описи плакатов на 2,6 тыс. ед. хр. Закончена экспертиза по коллекциям, хранившимся во временном помещении на Домодедовской улице. Комиссия Росархива утвердила предложения РГАСПИ о списании 1500 неисправимо поврежденных и испорченных экспонатов, не имеющих исторической ценности.

На хорошем уровне отделом репрографии, консервации и реставрации документов осуществляются работы по улучшению физического состояния и созданию страхового фонда на особо ценные документы. Большой объем реставрационных и переплетных работ документов Архива Коминтерна, физическое состояние которых в начале 1990-х годов вызывало серьезную тревогу, был проведен при реализации проекта его компьютеризации.

Финансирование в рамках подпрограммы "Архивы России" позволило, наряду с созданием страхового фонда, приступить и к изготовлению копий фонда пользования на документы, ранее прошедшие страховое копирование. В загородном архивохранилище № 2 в плановом порядке проводится комплекс работ по контролю технического состояния микроформ страхового фонда. Во исполнение решения коллегии Росархива от 28.08.2002 "О состоянии и мерах по улучшению организации страхового копирования и реставрации документов на бумажной основе, хранящихся в федеральных архивах", в целях улучшения организации и повышения качества микрофильмирования в архиве подготовлена к утверждению соответствующая инструкция.

В соответствии с нормативными правилами ведется комплекс основных и вспомогательных учетных документов. В связи с объединением с ЦХДМО утверждены и реализуются Основные положения организации единой системы централизованного учета архивных и музейных материалов РГАСПИ, доработанные с учетом замечаний Росархива; приняты меры по совершенствованию учета кино-, фото-, фонодокументов и страховых копий. Внедряется система автоматизированного учета документов на базе ПК "Архивный фонд", пока раздельно по фондам бывших РЦХИДНИ и ЦХДМО.

Вместе с тем острыми проблемами в сфере обеспечения сохранности документов РГАСПИ остаются отсутствие свободных площадей для рационального размещения документов; несоблюдение в отдельных помещениях нормативных параметров санитарно-гигиенического режима (находятся посторонние предметы, повышенная запыленность). Уделяя серьезное внимание пожарной безопасности в здании на ул. Б. Дмитровка, в течение длительного времени не проверялись и не перезаряжались огнетушители в новых архивохранилищах на ул. Профсоюзная.

В ряде случаев не соблюдаются нормативные требования в части организации хранения документов, порядка и оформления выдачи дел. Имели место факты нарушения порядка поединичного оформления возврата документов в хранилища, выдача в читальный зал дел без листов-заверителей. Неоправдан отказ от ведения предусмотренных правилами книг выдачи документов в лабораторию, что ослабляет контроль за движением фондов и дел. Не все требования на выдачу дел содержат необходимые разрешительные резолюции. Нельзя согласиться с тем, что при подготовке к выдаче документов Коминтерна на обложку не выносится заголовок дела.

Замечания вызывает организация выдачи документов во временное пользование. Не практикуется заключение с российскими партнерами договоров об условиях экспонирования документов и проведение их страховой оценки, как это предусмотрено инструкцией "Об обеспечении сохранности документов при организации их экспонирования", утвержденной приказом Росархива от 11.11.93 № 95.

Затянулся процесс оформления результатов проверки наличия и состояния документов. В хранилище документов молодежных организаций до сих пор не оформлены акты проверки наличия фондов и описей, в которых числятся отсутствующими до 1,0 тыс. ед. хр. Все они отсутствовали и при предыдущей проверке 1997 г.

Несмотря на принятое в 2000 г. решение дирекции, работа по проверке наличия и экспертизе ценности музейного фонда бывшего ЦХДМО, составлению перечней предметов, подлежащих списанию и передаче их другим организациям, не завершена.

В течение длительного времени не проводился контроль технического состояния страхового фонда, не передаваемого с 1991 г. на специальное территориально изолированное хранение. Результаты контроля технического состояния создаваемого в настоящее время страхового фонда не оформляются предусмотренными правилами актами.

Отсутствие необходимых расходных материалов сдерживает проведение фоторабот, в т.ч. перевод фотодокументов со стекла на другую, безопасную основу.

Качество ведения государственного учета документов РГАСПИ нуждается в улучшении, т.к. остаются неописанными 33 900 ед. хр., не всегда обеспечиваются правильность оформления основных учетных документов и актов, сбалансированность их показателей. В ряде случаев итоговые записи в описях не отражают их реального объема, не подведены итоги по отдельным учетным документам, не всегда своевременно вносятся изменения учетных данных в листы фондов. Не все результаты рассекречивания документов отражены в описях.

3. Комплектование архива

Задачи комплектования (около 4 % бюджета рабочего времени) были определены в конце 1991 г. решениями Росархива, дирекциями бывших РЦХИДНИ и ЦХДМО и заключались в:

  • концентрации документов КПСС и ВЛКСМ (к концу 1990-х гг. эта задача отодвинулась на второй план);

  • организации и проведении работы по комплектованию документами современных партий и общественных движений;

  • приеме на постоянное хранение личных архивов известных деятелей компартии, советского государства, комсомола, лидеров и активных участников современного общественно-политического движения;

  • продолжении собирания документов за рубежом по программе "Зарубежная архивная Россика".

По первому из направлений комплектования основные и наиболее ценные документы получены из Архива Президента Российской Федерации, в т.ч. оригиналы протоколов Политбюро ЦК КПСС (1919-1952 гг.), включая решения из "Особой папки"; подлинники материалов ГКО СССР; личный фонд И.В. Сталина. Всего за 1993-2002 гг. получено 10 562 дела (ЦК РКП(б)-ВКП(б)-КПСС - 4894, личных фондов - 5668). Часть документов передавалась с микрофильмами страхового фонда и НСА.

Из прекративших деятельность партийных учреждений в РГАСПИ поступили материалы газет "Правда", "Комсомольская правда" (получены при активном участии Росархива), "Строительная газета", издательства "Плакат", ИМЛ при ЦК КПСС, Академии общественных наук при ЦК КПСС и др. - всего около 50 500 ед. хр.

В 1998 г. архивом были подготовлены и одобрены ЦЭПК при Росархиве списки источников комплектования, которые ежегодно рассматриваются и утверждаются на заседаниях ЭМС архива. При этом основными критериями для утверждения являются ценность документов, наличие договора с фондообразователем или его правопреемником и реальная возможность получить их в текущем году.

Принципы экспертизы отдельных фондов и инструкции по отдельным комплексам документов разрабатываются членами ЭМС, обсуждаются и утверждаются на его заседаниях. Экспертиза ценности организуется в два этапа: непосредственно при отборе документов на хранение в процессе комплектования и дополнительно при систематизации и подготовке архивной описи.

Оформление приема и постановка принятых документов на государственный учет ведется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации и Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Сдатчикам предоставляется право на получение на определенный срок сданных ими документов для использования до составления архивной описи, а при необходимости для них изготовляются копии.

На основании 65 договоров, заключенных с современными партиями и движениями, в архив принято на хранение 2828 ед. хр. Архивом разработан рекомендательный перечень документов, подлежащих собиранию в организации для последующей передачи в РГАСПИ с целью создания полноценного архивного фонда. Важной частью работы по комплектованию является обучение ответственных за подготовку и передачу документов лиц из партийных структур основам ведения делопроизводства и формирования архива, помощь в экспертизе ценности документов.

На октябрь 2002 г. РГАСПИ имеет договоры с 82 держателями личных архивов, в числе которых известные общественные деятели, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации С.Ю. Глазьев, Г.А. Зюганов., А.И. Лукьянов, В.Л. Шейнис и др. Всего от них получено 8761 ед. хр., более 1300 фотографий, видео - и аудиокассет, компьютерных дискет.

В целях собирания информации по зарубежной архивной Россике осуществляются изучение путеводителей, справочников по зарубежным архивам, переписки бывшего Центрального партархива о поисках и получении исторических документов или их копий из-за рубежа, ведется работа по собиранию сведений о коллекциях и архивах по истории революционного, рабочего, коммунистического движения в Западной Европе конца XVIII - ХХ вв.

Из-за отсутствия финансовых средств на приобретение документов зарубежной архивной Россики их получение осуществляется в виде копий документов в соответствии с соглашениями с заинтересованными зарубежными партнерами. В течение последних лет архивом получены 18 микрофиш сфабрикованных деятелями антисоветской эмиграции постановлений Политбюро ВКП(б) за 1934-1936 гг. из Федерального архива Германии; 1299 листов копий документов по истории внешней политики России и истории дипломатических отношений России и Австралии за 1930-1950 гг. из архива г.Аделаида; 176 листов копий документов венгерского посольства в СССР за 1946-1948 гг. из Национального архива Венгрии. В обмен на копии документов по истории западноевропейской социал-демократии конца XIX - начала XX в. получены 146 роликов микрофильмов документов партии социалистов-революционеров из Международного института социальной истории (МИСИ, г.Амстердам). В настоящее время там же для РГАСПИ микрофильмируются некоторые личные фонды русских революционных деятелей (Г.В. Плеханова, П.Б. Аксельрода и др.).

В 2000 г. началась разработка программного обеспечения (с использованием ПК "Архивный фонд") для будущей базы данных по комплектованию архива, в которую предполагается включить всю имеющуюся и поступающую информацию по зарубежной архивной Россике.

4. Информационная деятельность. Участие в международном сотрудничестве.

Организация использования архивных документов по уровню трудозатрат составляющая в среднем 26 % бюджета рабочего времени архива, осуществляется в основном по следующим направлениям: предоставление документной информации через читальный зал, справочно-информационное обслуживание, подготовка выставок, публикационная работа.

Архивом проведена определенная работа по расширению информационной базы общественных наук. Всего с 1994 по 2000 г. рассекречено 4682 дела полностью, 499 - частично, а также 1388 отдельных документов из 43 архивных фондов. В порядке информирования научной общественности сведения о рассекреченных документах публикуются в научно-информационном бюллетене РГАСПИ (с 1992 г. вышло 12 выпусков, в т.ч. в 1998 г. - один, в 2000 г. - два) и представляются для публикации в Бюллетень рассекреченных документов, выпускаемый Росархивом. При полном рассекречивании фонда описи передаются в читальный зал.

Важнейшим направлением использования документов архива является инициативное информирование федеральных органов государственной власти и организаций. Ответы подготавливаются в виде тематических подборок или перечней документов, обзоров. Предоставляемые информационные материалы исполняются, в основном, качественно и в срок. Ярким примером этой работы является выявление материалов для проекта "Исторические аспекты развития российской науки, образования и здравоохранения". Начиная с 1997 г., для Комитета по науке, культуре, здравоохранению и экологии Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации подготовлено 13 выпусков тематических подборок, которые использовались при разработке различных законодательных актов.

Анализ исполнения тематических запросов показал, что документы архива востребованы. Последние четыре года архив стабильно исполняет в среднем до 400 тематических запросов в год, 90 % ответов на которые положительные. Сроки исполнения не превышают одного месяца, при сложном поиске используются промежуточные ответы.

Исполнение социально-правовых запросов связано с выдачей справок о трудовом стаже и размере заработной платы сотрудникам бывших партийных и комсомольских учреждений, участии в Великой Отечественной войне и партизанском движении, ранениях, работах по строительству оборонительных сооружений, награждением знаками отличия ВЛКСМ, работе на ударных комсомольских стройках, освоении целинных земель. Сроки исполнения запросов также не превышают одного месяца, несмотря на то, что документы централизованного персонального учета членов КПСС находятся в иногороднем хранилище.

Значительные объемы документной информации РГАСПИ предоставляются пользователям через четыре читальных зала. Вопросы их работы, как и работа читальных залов других федеральных архивов, были предметом обсуждения июньской коллегии Росархива, которая отметила, что организация их работы в целом соответствует нормативным требованиям "Правил работы читальных залов государственных архивов".

Часть работ по использованию документов (подготовка тематических перечней, изготовление ксеро-, микро- и фотокопий) архив проводит на платной основе в соответствии с утвержденным в 2001 г. прейскурантом цен, разработанным на основании "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями".

Значительную часть работ по использованию документов архив осуществляет на договорной основе. Координацию этой деятельности ведет один из заместителей директора архива. С 1994 г. архивом заключено 67 договоров с зарубежными (42) и российскими (25) партнерами, включая 4 выставочных, 3 - о сотрудничестве, 4 - о создании БД и микрофильмировании документов. В настоящее время из них реализован 21, прекращено действие 4, продолжаются 42 договора.

Для организации выставочной деятельности в составе отдела использования создана группа выставочно-экспозиционной работы. В 1994-2001 гг. архив принял участие в 29 межархивных, межотраслевых и международных выставках, в т.ч. "Коминтерн и Монголия", "Сберегательное дело в России", "Правовые акты Государства Российского", "Возвращенная история", "Культурное взаимодействие России и Финляндии", "Подпольная комсомольская организация в Краснодоне - художественные образы и реальность", "80 лет Всесоюзной пионерской организации" и т.д. Расширению выставочной деятельности способствовало поступление в архив документов и музейных коллекций бывшего Музея К. Маркса и Ф. Энгельса, ЦХДМО.

Архив активно сотрудничает со средствами массовой информации, в т.ч. с электронными. В 1994-2000 гг. было опубликовано 190 статей и подборок документов, подготовленных сотрудниками архива. Документы архива использовались в 40 отечественных и зарубежных фильмах ("Ленин - Арманд", "Россия. ХХ век. История власти"; в серии передач "Власть факта" телеканала "Культура": "Паника в Москве", "Октябрь 1941 г.", "Смоленский архив", "О роспуске Коминтерна"). Телефильм "Паника в Москве" был удостоен диплома лауреата III степени на Всероссийском конкурсе на лучшие журналистские произведения, посвященные 55-летию Победы.

Публикаторская деятельность РГАСПИ осуществляется в основном на основе договоров с российскими и зарубежными научными организациями и центрами. В числе последних - Фонд Фельтринелли, Фонд Фридриха Эберта, Фонд японских историков, Бохумский и Йельский университеты и др. При подготовке издательских проектов наметилась положительная тенденция на кооперацию с научными учреждениями - ИВИ РАН, ИДВ РАН, ИРИ РАН и др.

В последние годы издано около 30 сборников документов (некоторые многотомные), в т.ч. 12 - на английском, китайском, венгерском, немецком, монгольском и японском языках. РГАСПИ первым из федеральных архивов в рамках реализация соглашений Росархива с фирмами "Чедвик - Хили", IDC и Гуверовским институтом войны, революции и мира осуществил публикацию документов на нетрадиционных носителях в виде микрофильмов и микрофиш.

Новый импульс публикационной деятельности архива должно дать создание в соответствии с решением коллегии Росархива от 18.09.2001 на правах структурного подразделения РГАСПИ Центра по разработке и реализации программ документальных публикаций федеральных государственных архивов. Вопросы деятельности Центра, включая временное положение и перспективный план его работы, рассмотрены на заседании коллегии Росархива в декабре 2002 г.

Оперативный характер многих заданий, большие объемы использования документов, дублирование отдельных функций отделов использования документов и научно-информационной работы в части исполнения социально-правовых и тематических запросов затрудняют решение ряда острых проблем, имеющихся в этой сфере деятельности РГАСПИ.

Работу по рассекречиванию документов осложняют отсутствие лицензии на ведение секретного делопроизводства, ошибки при планировании объемов рассекречиваемых документов, а также неритмичность работы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны (МВК). Так, в результате неправильно определенного объема работ по подготовке к рассекречиванию документов секретариатов Д.З. Мануильского, И.Я. Пятницкого, Г. Димитрова, фонда А.И. Микояна и несвоевременного представления в МВК соответствующих перечней документов было сорвано рассмотрение вопроса об их рассекречивании для последующего включения в БД "Архив Коминтерна".

До сих пор не выполнено решение коллегии Росархива от 26 июня 2002 г. об увеличении количества рабочих дней основного читального зала РГАСПИ, который продолжает работать только 3 раза в неделю, что вызывает справедливые нарекания пользователей. Кроме того, официально не определен предельно допустимый объем копирования документов по запросам пользователей, вследствие чего архив в 2001 г. имел наибольший среди всех федеральных архивов объем копирования документов (70 707 листов, для сравнения: РГИА - 66 522, ГАРФ - 41 406, РГАЭ - 46 545).

В последний год (в связи с увольнением сотрудника, занимавшегося этой деятельностью) инициатива по проведению выставок сведена к минимуму - архив принимает участие в отраслевых выставочных проектах только как соисполнитель.

Продолжают иметь место нарушения приказов Росархива от 14.07.97 № 37 "О порядке подписания договоров федеральных архивных учреждений с отечественными партнерами по информационному обеспечению иностранных потребителей" и от 18.05.93 № 68 "О совершенствовании работы по подписанию договоров о международном сотрудничестве федеральных архивных учреждений", выразившиеся в непредставлении полных пакетов документов (перечней, смет, протоколов и т.д.) с копиями подписанных архивом договоров с зарубежными партнерами.

С санкции руководства длительное время практикуется участие специалистов архива в работах по подготовке публикаций с российскими и зарубежными партнерами по личным договорам вне рамок соглашений РГАСПИ.

В архиве проводится целенаправленная работа по развитию международных связей как на двусторонней, так и на многосторонней основе, которая строится в соответствии с "Концепцией международного сотрудничества Федеральной архивной службы России". Руководители архива являются членами секции ИНКОМКА Международного совета архивов. Кроме того, директор РГАСПИ является членом бюро секции бизнес-архивов и архивов рабочей истории МСА и членом Исполкома Международной ассоциации институтов рабочей истории.

Сотрудники архива принимают активное участие в работе международных конференций, совещаний и семинаров по актуальным вопросам архивной проблематики (в 1999 г. - 14 человек, в 2000 г. - 12, в 2001 г. - 9). В Росархив направляются полугодовые планы командирования работников РГАСПИ за границу, отчеты о зарубежных командировках и переговорах, которые, к сожалению, не всегда содержат конкретные выводы и предложения по результатам проведенных мероприятий.

С 1999 г. по настоящее время РГАСПИ посетили 7 иностранных делегаций, в читальных залах работали 894 иностранных исследователя. В архиве ведется учет посещений иностранных делегаций и пользователей, а также тем выполненных ими исследований.

В качестве недостатков следует отметить отсутствие плана работ по развитию международных связей РГАСПИ по наиболее перспективным направлениям, а также случаи несвоевременного оформления записей бесед руководства архива с представителями иностранных организаций.

5. Научно-справочный аппарат. Информатизация

В течение последнего времени почти 23 % бюджета рабочего времени РГАСПИ направляется на развитие научно-справочного аппарата архива, который развивается как в традиционном, так и в автоматизированном режиме. Основное внимание при этом уделялось описанию документов, созданию и совершенствованию справочных средств к комплексу фондов по истории международного рабочего, социалистического и коммунистического движения, тематической разработке фондов руководящих органов Коминтерна, КПСС и ВЛКСМ, подготовке справочно-информационных изданий, усовершенствованию описей, в т.ч. кинофотодокументов. При этом, начиная с середины 1990-х гг., все большое значение стали иметь автоматизированные формы НСА.

Особенно полезной и результативной для архива оказалась работа над международным проектом компьютеризации "Архива Коминтерна". В настоящее время БД "Архив Коминтерна" содержит 239 602 записи (68 записей на уровне фонда, 491 - на уровне описи, 211 230 - на уровне дела, 27 830 - на уровне документа) и связанную с ней коллекцию сканированных образов документов (1 059 000), которая обеспечивает возможность многоаспектного поиска необходимой информации. На основе введенных данных планируется создание комплекта описей, отвечающих нормативным требованиям учета. В ходе реализации проекта архивом получен определенный положительный опыт, который может быть использован в дальнейшей работе по созданию автоматизированного НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации.

Помимо БД "Архив Коминтерна", в состав автоматизированного научно-справочного аппарата РГАСПИ входит также ряд тематических БД, многие из которых нуждаются в переводе в новые современные форматы.

Учет и поиск информации по документам РГАСПИ обеспечивают 2145 описей, из которых 55 % имеются в полном комплекте. С января 2002 г. начато плановое копирование описей с целью создания комплекта.

На момент проверки внедрение в практику работы архива программного комплекса "Архивный фонд" проводилось, как уже отмечалось выше, раздельно по комплексам бывших РЦХИДНИ и ЦХДМО. Тем не менее информация обо всех фондах, хранящихся в архиве (574 - бывшего РЦХИДНИ и 111 - ЦХДМО), введена по основным полям, предусмотренным "Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах", за исключением полей "историческая справка" и "аннотация".

Из традиционных архивных справочников в архиве созданы: "Краткий путеводитель. Фонды и коллекции, собранные Центральным партийным архивом" (1993 г.), "Путеводитель по фондам и коллекциям личного происхождения" (1996 г.), справочник "Организационная структура Коминтерна. 1919-1943 гг." (1997 г.), указатель "Политбюро ЦК РКП(б) - ВКП(б). Повестки дня заседаний. 1919-1952 гг." в 3 томах (2000-2001 гг.), путеводитель по комплексу фондов молодежных организаций (1999 г., рукопись), а также справочник "Москвичи - лауреаты премии Ленинского комсомола". Завершается подготовка нового издания краткого справочника по всем тематическим комплексам архива. Ведется работа над путеводителем по фондам и коллекциям высших и руководящих органов, учреждений и организаций КПСС и путеводителем по фондам и коллекциям документов международного рабочего, социалистического, коммунистического движений (1864-1989 гг.).

Справочный аппарат архива доступен исследователям, описи всех рассекреченных фондов находятся в читальном зале, пофондовые карточные указатели, частично на иностранных языках, сосредоточены в отделе научно-информационной работы и НСА, пользование тематическими БД осуществляется через работников этого же отдела.

Вместе с тем отсутствие межфондовых справочников, прежде всего путеводителя по всем тематическим комплексам хранящихся документов, не дает пока основания говорить о наличии полноценной системы НСА к документам архива, отвечающей отраслевым стандартам. До сих пор не проведен пофондовый анализ состояния НСА по комплексам фондов бывшего РЦХИДНИ.

Отсутствие дифференцированного подхода к созданию справочного аппарата привело к нарушению методики подготовки справочно-информационных изданий: систематизации фондов, структуры и наполнения описательных статей. Подготавливаемые справочники типа путеводителя требуют существенной доработки.

Не налажен систематический учет обращений к различным видам традиционного и автоматизированного справочного аппарата, за исключением БД "Архив Коминтерна".

Использование автоматизированных архивных технологий в архиве, начавшееся с их применения при создании НСА и получившее в дальнейшем развитие при реализации проекта компьютеризации "Архива Коминтерна", до настоящего времени осуществляется в основном в области научно-справочного аппарата и ведется по отдельным комплексам документов. Меньше внимания уделяется автоматизации работ по отдельным направлениям деятельности архива.

Дальнейшее развитие информатизации и совершенствование НСА архива тормозится существующей формой организации этой работы. Отдел НИР и НСА не в состоянии одинаково эффективно выполнять все порученные ему задачи (создание традиционных форм НСА и БД научно-информационного характера, внедрение автоматизированных архивных технологий, выполнение тематических и социально-правовых запросов, подготовка сборников документов). При этом в положении об отделе отсутствуют такие понятия, как анализ, создание и развитие системы НСА, тематическая разработка фондов, организация и координация работы соисполнителей по подготовке архивных справочников.

6. Научно-методическая работа

Имеющийся в архиве комплекс нормативно-методических документов в основном охватывает все направления его деятельности. В числе последних разработок - "Временный регламент пользования документами И.В. Сталина" (2000 г.), "Инструкция о ведении контроля исполнения документов РГАСПИ" (2000 г.), "Правила работы читальных залов РГАСПИ", "Порядок приема иностранных делегаций", "Инструкция по экспертизе ценности с кратким анализом состава подлежащих экспертизе материалов" (1999 г.), "Инструкция по экспертизе научно-издательских архивов ИМЛ" (2002 г.).

В силу своей малочисленности орготделом не выполняется возложенная на него функция научно-методической работы. В частности, анализ методического обеспечения архива не осуществляется, не организована работа методического кабинета, хотя его формирование ведется с 2000 г.

Фактически не выполняются функции архива, как научно-методического и информационного центра по работе с документами по социально-политической истории России. Остается актуальным замечание предыдущей комплексной проверки о том, что архив не нашел еще новых форм взаимодействия и методической помощи созданным на базе бывших партархивов государственным архивным учреждениям, находящимся в ведении архивных органов субъектов Российской Федерации, в т.ч. по работе с документами современных политических партий и общественных движений. Вопросы деятельности бывших партархивов не находят отражения в "Научно-информационном бюллетене".

Научная работа РГАСПИ базируется, в основном, на отраслевых планах и разработках. Архив в соответствии с отраслевым планом НИР в настоящее время в качестве соисполнителя участвует в подготовке тем "Разработка БД по материалам высших органов ВКП(б) с 9 мая по 3 сентября 1945 г." и "Сопровождение и ведение АбиД "Зарубежная архивная Россика"".

Следует констатировать низкую роль Научного совета в выполнении функции архива как научно-методического центра по работе с документами своего профиля. Последние два года Научный совет рассмотрение рукописей сборников документов не проводил.

Недостаточно представлен архив и на российских научных конференциях и совещаниях, хотя он является базой проведения многих из них.

7. Финансово-экономическое и кадровое обеспечение

Важнейшим фактором, во многом определяющим характер и результаты деятельности РГАСПИ, является его обеспеченность материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.

Основная материально-техническая база архива (ул. Б. Дмитровка) находится в неудовлетворительном состоянии, изношенность основных фондов составляет около 80 %. В течение 1990-х гг. серьезных ассигнований на проведение модернизации эксплуатируемого оборудования не выделялось, а объемы направляемых на эти цели привлеченных архивом внебюджетных средств были ограничены. Лишь с началом реализации подпрограммы "Архивы России" стала возможной планомерная работа по решению названной проблемы. В частности, за счет программных и внебюджетных средств смонтирована и введена в эксплуатацию холодильная установка, что позволило обеспечить поддержание нормативного температурно-влажностного режима в хранилищах. Закуплена копировально-множительная и компьютерная техника, модернизирована часть читальных аппаратов. В настоящее время архив располагает 35 компьютерами, установленными в его структурных подразделениях, и 12 компьютерами для проекта "Архив Коминтерна". В архиве создана локальная вычислительная сеть на 48 пользователей, имеется электронная почта (3 адреса).

В соответствии с рекомендациями комиссии по проверке антитеррористической защищенности архивных объектов завершены ремонтные работы по восстановлению витража главного входа.

Начаты, хотя и с опозданием из-за задержки с разработкой проектно-сметной документации, работы по оборудованию создаваемого в вестибюле архива Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов.

Поддержание относительно стабильного финансового положения РГАСПИ обеспечивается за счет двух источников - федерального бюджета и внебюджетных средств.

Расходование внебюджетных средств, полученных в результате договорных обязательств, ведется в соответствии с "Порядком формирования и расходования фондов премирования и материальной помощи": 30 % - выплата сотрудникам, 70 % - на налоги и развитие архива.

В последнее время в архиве приняты меры по внедрению в практику работы системы конкурсного отбора поставщиков товаров, работ и услуг для государственных нужд. Образована и активно работает соответствующая комиссия архива. Однако еще имеющиеся случаи осуществления закупок не на конкурсной основе свидетельствуют о том, что состояние этой работы не полностью отвечает требованиям нормативных документов.

Штатная численность работников РГАСПИ на 01.10.2002 составляет 253 человека, причем почти треть этой численности - вакансии. Особенно слабо укомплектованы рабочие места технических специалистов, работников по не основной деятельности. Из 92 штатных должностей этой категории 55 - вакантны (в отделе инженерно-технического обеспечения из 49 штатных единиц занято 19, в хозяйственном отделе из 40 - 15, в отделе репрографии, консервации и реставрации документов из 18 - 8). Многие вакантные должности заняты временными работниками, совместителями и по ним временно исполняются обязанности другими работниками с доплатой за расширение зоны обслуживания.

Для реализации договорных проектов создаются творческие коллективы, в которые могут привлекаться сотрудники сферы обеспечения сохранности, имеющие опыт организации использования и публикации документов. На эти цели им планируется до 20 % бюджета рабочего времени. Однако создание таких творческих коллективов приказами практически не оформляется.

По семейным обстоятельствам ряд сотрудников работает в режиме неполной рабочей недели или неполного рабочего дня.

Средняя заработная плата работников РГАСПИ, составившая в 2001 г. 3466,47 тыс. рублей, несколько ниже, чем в среднем по всем федеральным архивам, что объясняется большим числом работников инженерно-технического персонала, оплачиваемого по ЕТС.

В соответствии с "Положением о порядке образования и использования фонда премирования и фонда материальной помощи сотрудников РГАСПИ (приказ от 13.01.2000 № 1) коллектив архива ежеквартально получает премии и материальную помощь по результатам работы. Помимо этого, в целях повышения социальной защищенности работников руководство архива объявляет благодарности и премирует юбиляров, работников, достигших пенсионного возраста, а также проработавших в архиве 20 и более лет, оказывает материальную поддержку ветеранам Великой Отечественной войны.

Интересной представляется применяемая практика оплаты труда работников через кредитные карточки Сбербанка России.

Качественный состав кадров характеризуется высоким уровнем образования, в т. ч. профильного. Высшее образование имеют 113 человек, из них историко-архивное или историческое - 75, в т.ч. докторов наук - 8, кандидатов наук - 21. Вместе с тем серьезной является проблема старения коллектива - молодежи (до 29 лет включительно) работает 7 человек, среднего возраста (от 30 до 49 лет) - 40 чел., в то время, как работников старше 50 лет в коллективе 95. Наибольшие категории по стажу - от 6 до 10 лет (42 чел.) и свыше 15 лет (53 чел.).

С целью привлечения на работу молодых специалистов архивом налажены контакты с Историко-архивным институтом РГГУ, полиграфическим училищем, выпускающим реставраторов, и ПТУ № 102, готовящим секретарей-референтов. Для поиска и привлечения кадров используется такая форма работы, как направление заявок в службу занятости.

Повышение квалификации работников РГАСПИ ведется в различных формах как внутри архива ("Архивные вторники" в среднем по 2-3 раза в год, "Дни информации" - соответственно от 2 до 6), так и вне его (ОЦПК ВНИИДАД, Институт компьютерных технологий, занятия, проводимые Росархивом, курсы повышения квалификации в РАГС, Академии гражданской защиты МЧС, Институте госзакупок Высшей школы экономики).

По грантам, предоставляемым международными и иностранными научными и архивными учреждениями, с 1995 г. по настоящее время 40 работников архива приняли участие в 22 научных стажировках по обмену опытом работы, в т.ч. по реставрации документов и внедрению компьютерных технологий в МИСИ (г.Амстердам), университете Ганновера (Германия), Национальном архиве Швеции, архивах Испании.

Изношенная материальная база, возросший объем работ, незаполненность штата архива и дисбаланс в возрастном составе коллектива в значительной мере предопределяют многие из выявленных в ходе проверки недостатков в работе РГАСПИ. Однако, помимо этого, эти недостатки являются также следствием отсутствия ясной идеологии дальнейшего развития архива и нечеткой организации работы.

Несмотря на то, что еще в аналитическом обзоре "Развитие архивного дела в РГАСПИ в 1992-2000 гг." ставилась задача разработки и утверждения перспективной программы по совершенствованию основных направлений деятельности архива, она до сих пор не выполнена.

РГАСПИ не имеет перспективных программ по основным направлениям деятельности, отсутствуют четко определенные планы научных исследований и разработки методических вопросов. Например, до сих пор (с 1999 г.) нет концепции программы изучения и публикации документов личного фонда И.В. Сталина, которая должна была быть подготовлена во исполнение соответствующего приказа Росархива от 09.07.99 № 35, отсутствует программа информатизации архива.

Разрабатываемые РГАСПИ планы не носят комплексного характера, ограничиваются решением текущих вопросов, что затрудняет своевременное реагирование и активное предотвращение потенциальных проблем и угроз. В результате создается ситуация, когда работники и структурные подразделения, каждые по отдельности трудятся неплохо, а работе архива в целом не хватает эффективности и динамизма.

В деятельности руководства РГАСПИ Росархив вправе ожидать большей инициативы как в решении собственных проблем архива, так и в участии в решении общеотраслевых.

Таким образом, несмотря на удовлетворительное в целом состояние работы по основным направлениям, а также произошедшие в последнее время существенные позитивные сдвиги, особенно заметные в области организационной работы, обеспечения сохранности и учета, деятельность архива нуждается в дальнейшем совершенствовании, для чего следует осуществить:

  • разработку Концепции развития РГАСПИ и программы информатизации;

  • совершенствование существующей структуры, укрепление отдела организационной, плановой и методической работы и группы учета;

  • ускорение разработки и внедрения актуальных нормативно-методических документов, регламентирующих подготовку планово-отчетной документации, функционирование службы сохранности архива, организацию государственного учета документов;

  • проведение пофондового анализа состояния тематических комплексов архива, включая комплекс фондов молодежных организаций; уточнение степени информативности архивных фондов для определения очередности и уровня их разработки;

  • анализ работы в области подготовки справочно-информационных изданий с целью создания единого путеводителя по фондам архива;

  • рассмотрение состояния и качества работы в области международных связей на заседании дирекции в I полугодии 2003 г.

Помимо этого необходимо:

  • обеспечить безусловное выполнение нормативных требований в части организации контроля за движением фондов и дел, порядка и оформления выдачи документов на основе изучения и внедрения новых Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.), а также передового опыта работы федеральных архивов;

  • рассмотреть вопрос о рациональном использовании помещений в целях изыскания дополнительных резервов для размещения документов, возможном совмещении контейнерного хранения и хранения документов в коробках в одном хранилище. Принять меры по наведению порядка в хранилищах, устранению повышенной запыленности;

  • завершить оформление результатов проверки наличия и состояния документов, активизировать розыск необнаруженных документов, навести порядок в ведении их учета. Оформить для передачи в комиссию Росархива материалы на документы, розыск по которым завершен;

  • активизировать работу по приведению в порядок музейного фонда бывшего ЦХДМО, изыскать возможность для приобретения соответствующего программного обеспечения по учету и описанию музейных предметов;

  • обеспечить сбалансированность учетных показателей и своевременное внесение изменений во все учетные документы;

  • исключить случаи использования бюджетного времени при работах в индивидуальных проектах, связанных с использованием документов, не закрепленных договорами архива с потребителями информации;

  • усилить контроль за работой по подготовке материалов для МВК по защите гостайны в части рассекречивания документов;

  • возобновить работу Научного совета по рассмотрению рукописей сборников документов и справочников;

  • до 1 марта 2003 г. представить в Росархив копии заключенных договоров и соглашений вместе с полным пакетом документов к ним;

  • обратить внимание на необходимость соблюдения отраслевых нормативных требований при проведении всех видов работ в области создания справочных средств архива, в т.ч. наладить учет ведения и использования традиционного и автоматизированного НСА;

  • улучшить организацию работы в области информатизации, создания и совершенствования научно-справочного аппарата по комплексу фондов молодежных организаций;

  • упорядочить планирование вопросов международного сотрудничества с учетом перспектив развития по наиболее актуальным направлениям, включив их в годовой план работы РГАСПИ;

  • исключить случаи задержки представления руководству архива отчетов о загранкомандировках и стажировках сотрудников, повысить их качество с точки зрения аналитических выводов и конкретных предложений по результатам поездок; обратить внимание на необходимость своевременного оформления записей бесед руководства архива с представителями иностранных организаций.

 

Организационно-инспекторский отдел Росархива