Семинар был организован Федеральной архивной службой России (Росархивом) и Комитетом по делам архивов Администрации Калининградской области. Мероприятие проходило в соответствии с Протоколом по итогам заседания Совместной российско-германской комиссии по реализации Соглашения о сотрудничестве между Росархивом и Федеральным архивом Германии.
В семинаре приняли участие зарубежные архивисты из Федерального архива Германии, Исторической комиссии по исследованию Западной и Восточной Пруссии (Германия), представители Уполномоченного Правительства Германии по вопросам культуры и средств массовой информации, Генеральной дирекции государственных архивов Польши, Генеральной дирекции государственных архивов Латвии, Департамента архивов Литвы. С российской стороны в семинаре участвовали представители Росархива, Центра информационных технологий Росархива, ВНИИДАД, ГАРФ, РГАНТД, Комитета по делам архивов администрации Калининградской области. архивисты ГА и ЦХИДНИ Калининградской обл., Главного архивного управления г.Москвы, Управления по делам архивов Вологодской обл., ГА Мурманской обл., Архивного управления Новгородской обл.
С приветствием к участникам семинара обратился Л.И.Сергеев, заместитель главы Администрации Калининградской обл.
Докладчики поделились опытом применения информационных технологий в различных сферах архивного дела - создании и развитии научно-справочного аппарата, создания фонда пользования, обеспечении сохранности, в работе с социально-правовыми запросами. В дискуссии состоялось углубленное обсуждение ряда конкретных вопросов архивной информатизации.
Участники семинара посетили государственный архив Калининградской обл., где ознакомились с историей архива, составом его документов, с формами сотрудничества с германскими и польскими архивистами, в рамках которого ведется обмен копиями документов по истории Калининградской области.