Меньшиков Александр Владимирович. "Информационный сервер Главархива Москвы: опыт ведения и перспективы развития". Архивы России.

Всероссийский научно-практический семинар-совещание
"Российские архивные сайты:
опыт, проблемы, перспективы развития"
23-24 мая 2008 г., Левково, Московская область

Пресс-релиз Доклады и сообщения Сводный рейтинг архивных сайтов Фоторепортаж Рекомендаци

"Информационный сервер Главархива Москвы: опыт ведения и перспективы развития"
Меньшиков Александр Владимирович,
ведущий специалист Управления организационно-аналитической и научной работы Главархива Москвы

подписка на новости портала Архивы России

Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Информационный сервер Главного архивного управления города Москвы (www.mosarchiv.mos.ru, далее - Информационный сервер или сайт) был официально введен в эксплуатацию 19 сентября 2005 г. Основанием для разработки сервера послужило постановление Правительства Москвы от 7 октября 2003 г. № 841 "Об обеспечении доступности информации о деятельности городских органов исполнительной власти и городских организаций".

Основной задачей Информационного сервера является обеспечение доступа пользователей (граждан и организаций) к информации о деятельности Главархива Москвы, его структуре, услугах, предоставляемых населению и организациям, о документальных выставках и изданиях, публикациях, составе и содержании фондов архивов и к другим сведениям, а также организация интерактивного взаимодействия с пользователями. Посетители сайта могут оставлять в гостевой книге или на форуме свои вопросы, и обычно в течение трех дней сотрудники Главархива готовят и отправляют ответ. Активность посетителей, желающих обратиться в архив через сайт, на данном этапе составляет, в среднем, 3-5 сообщений в день. 90 % обращений исходит от граждан России, однако нередки и запросы от жителей ближнего и дальнего зарубежья. Обычно сообщения содержат вопросы социально-правового (подтверждение стажа работы, места рождения, награждения и т.п.) или генеалогического характера; встречаются также и вопросы от организаций (относительно порядка передачи документов на хранение, по методической или правовой помощи). Еще немного статистики: средняя дневная посещаемость нашего сайта в будни - 1100 посещений, 250 хостов (уникальных пользователей; за апрель зарегистрировано 6871 у.п.); Яндекс тИЦ - 275.

Программное обеспечение сервера, его структура и экранные формы, руководство по эксплуатации разработаны ОАО "ИВЦ Мосстрой" совместно со специалистами Главархива Москвы. Основными функциями рассматриваемой информационной системы являются: ввод, ведение и актуализация информации в базах данных сервера; динамическое формирование экранных форм и представление информации пользователям сети Интернет в соответствии со структурой сервера; обеспечение поиска и предоставление структурированной информации в соответствии с критериями запросов пользователей; обеспечение интерактивного общения пользователей сервера.

Реализованы удобная навигация по ресурсам сервера и масштабируемость, что позволяет оперативно вносить изменения в структуру рубрик сайта, предоставлять новые формы информационных ресурсов (в т.ч. аудио- и видеоматериалы) и, в конечном итоге, обеспечивать наиболее открытый и удобный доступ к сведениям сервера.

Администрирование и информационное наполнение сервера (управление базами данных, сбор информации от структурных подразделений, ее редактирование, систематизация и ввод в базы данных сервера, а также модерирование гостевой книги и форума, выявление и передача на исполнение обращений пользователей) осуществляет в соответствии с "Регламентом формирования и обновления информации официального сервера Главного архивного управления города Москвы" и "Временным порядком работы с электронными обращениями граждан по вопросам предоставления архивной информации, поступающими на Информационный сервер Главархива Москвы" Рабочая группа, созданная приказом начальника Главархива Москвы от 19.04.2005 № 70 из числа сотрудников Главархива Москвы (всего четыре сотрудника - численность, позволяющая справляться с созданием самостоятельных материалов, сбором и обработкой информации от структурных подразделений и обеспечить ее бесперебойное обновление на сайте). Общая координация деятельности подразделений по сбору, обработке, размещению и обновлению информации сервера возложена на Управление организационно-аналитической и научной работы Главархива Москвы.

В настоящее время сайт содержит 10 основных разделов: "Общие сведения" (подразделы: "О Главархиве Москвы", "Нормативные документы", "Задачи и функции", "Руководство Главархива Москвы", "Структура Главархива Москвы", "Справочники по фондам Главархива Москвы", "Справочная информация", "Служба "одного окна"", "Тендеры и конкурсы", "Научно-методический совет архивных учреждений ЦФО РФ", "Вакансии"); "Услуги" (подразделы: "Порядок обращения физических и юридических лиц в Главархив Москвы", "Перечень услуг", "Формы и бланки заявлений", "Где еще найти документы", "Наиболее востребованные документы организаций в Главархиве Москвы", "Услуги Центра микрографии и реставрации документов"); "Труды и проекты" (подразделы: "Научно-методическая работа", "Публикации", "Издательская деятельность", "Выставки", "Видео- и аудиопрограммы", "Проекты законодательных и нормативных актов", "Вестник Научно-методического совета учреждений Центрального федерального округа"); "Мероприятия" (подразделы: "Заседания Коллегии Главархива Москвы", "Конференции, совещания, круглые столы", "Встречи, делегации", "Речи, выступления, интервью", "Заседания Научно-методического совета Главархива Москвы", "Проверки архивов организаций", "Юбилеи", "Презентации"); "Новости" (подразделы: "Поступления текущего года", "Новые издания", "Анонс выставок", "Рассекречивание"); "Карта сервера"; "Поиск"; "Помощь"; "Гостевая книга" и "Форум".

Весьма значительна роль Информационного сервера в организации деятельности Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа РФ. Основные сведения о НМС ЦФО РФ находятся в открытом доступе; кроме того, посредством специального раздела на сервере, доступ в который имеют только зарегистрированные пользователи - члены НМС ЦФО РФ, - обеспечивается оперативное распространение и обсуждение проектов документов, обмен новостями и рабочими материалами.

Оригинальная структура Информационного сервера, объем информации, актуальность, качество и полнота сведений, размещенных на нем, представляют, несомненно, большой практический и научный интерес для широкого круга пользователей архивной информации, работников архивов, историков, краеведов, деятелей культуры и представителей других слоев общества. Во всяком случае, отклики многих посетителей свидетельствуют об этом.

В заключение кратко скажем о перспективах развития сайта.

В настоящее время завершена работа по оцифрованию и публикации на Информационном сервере существующих бумажных справочников по фондам центральных архивов Москвы (пятитомный "Путеводитель по фондам Центральных архивов Москвы"путеводителей). Опубликованы и регулярно обновляются списки фондов ряда центральных архивов Москвы. Также планируется размещение в открытом доступе ряда каталогов архивов.

По завершении ряда организационных мероприятий, связанных с созданием Городской межведомственной комиссии по вопросам рассекречивания документов, планируется размещение сведений о результатах ее деятельности.

На 2008-2010 гг. поставлена задача создания цифрового фонда использования (путем сканирования и создания образов документов центральных архивов). Часть этого фонда (например, метрические книги XVIII-XIX вв.) будет представлена в открытом доступе на сайте Главархива Москвы.

Планируется также продолжать размещение аудио- и видеоматериалов, отражающих деятельность Главархива Москвы и знакомящих посетителей с подготовленными им мультимедийными проектами. Будут создаваться и виртуальные тематические экспозиции (как самостоятельные, так и в полной мере отражающие реально устраиваемые выставки) документов и музейных предметов из центральных архивов Москвы. Так, недавно на нашем сайте была опубликована подобная выставка "Сталинград. Февраль-март 1943 г. Неизвестные фотографии военного фотокорреспондента Сергея Николаевича Струнникова", основанная на материалах ЦАОПИМ. В ближайшем будущем планируется создание еще двух крупных виртуальных выставок по фондам, хранящимся в ЦМАМЛС.

© Меньшиков А.В. 2008. Внимание!
При полном или частичном использовании и упоминании материалов Всероссийского научно-практического семинара-совещание "Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития" ссылка на сайт «Архивы России» и указание конкретного адреса (URL) материала обязательны.