АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Запросы и услуги

Перечень запросов
Если документы были переданы в архив
они обязательно отыщутся


Интервью с Владимиром Ниловичем Гусевым,
начальником отдела социально-правовых запросов
Управления использования архивных документов
Федеральной архивной службы России

НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Интервью было опубликовано в рубрике "Персона"
журнала "Кадры предприятия" № 10, 2003 г.

КП Владимир Нилович, начнем с того, чем занимается отдел социально-правовых запросов Федеральной архивной службы России?

По своему характеру запросы подразделяются на тематические (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту (например, биографические запросы), генеалогические (когда запрашивается информация, устанавливающая родство, родственные связи, историю семьи или рода) и социально-правовые запросы, под которыми понимаются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан. Организация исполнения последних, координация работы архивов по данному направлению и является основной функцией нашего отдела.

КП Следовательно, запросы о подтверждении стажа, о заработной плате относятся к компетенции возглавляемого Вами подразделения?

Совершенно верно. Я бы сказал, что они составляют большую часть всех социально-правовых запросов. Но кроме них мы занимаемся еще и запросами о подтверждении службы в воинских частях и формированиях, состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий и о подтверждении других фактов, с которыми законодательство связывает предоставление определенных гарантий и льгот.

КП Значит Вы - последняя надежда работников, отчаявшихся подтвердить свой трудовой стаж?

Пожалуй можно сказать и так. Но не потому, что если в государственных и муниципальных архивах нет сведений, то мы их все же отыщем, а потому, что мы скоординируем поиск документов при возникновении трудностей. Непосредственно в Росархив обращаются в основном граждане, которые не знают с чего начать поиск, интересующих их документов. Здесь необходимо дать определенные пояснения.

Всего в подчинении Росархива 15 федеральных архивов. Помимо этого - в каждом субъекте Российской Федерации существуют свои архивные органы, которые входят в систему Росархива, но в своей деятельности зависят от правительств и администраций субъектов Российской Федерации. И есть еще около 2500 муниципальных архивов - архивов городов и районов, которые находятся на положении подразделений органов местного самоуправления. Поскольку напрямую Росархиву они не подчиняются, то мы всего лишь координируем их деятельность в рамках исполнения социально-правовых запросов.

За прошлый год количество запросов составило 1 миллион 700 тысяч. Около 65 процентов из них - это запросы, направленные непосредственно в муниципальные архивы, около 35 процентов - запросы, адресованные архивам субъектов Российской Федерации и федеральным архивам.. А непосредственно в наш отдел поступило около 600 запросов.

КП Кто может обратиться с социально-правовым запросом?

Прежде всего, сами граждане, которым необходимо подтвердить стаж работы или размер заработной платы. Затем - организации и предприятия, органы государственной власти и местного самоуправления, внебюджетные фонды и иные учреждения.

КП Обращаются ли работодатели с такого рода запросами?

До последнего времени практически нет. Хотя несомненно могут, если, например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе и в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом. Крупные организации, которые берут на себя часть хлопот с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам, обращаются в государственные и муниципальные архивы. Но в подавляющем большинстве запросы поступают от самих работников.

Большое количество запросов поступает в архивные учреждения непосредственно от пенсионных органов. В последнее время это прежде всего связано работой, проводимой Пенсионным Фондом РФ работой по конвертациеи пенсионных прав застрахованных лиц в целях перевода на индивидуальный персонифицированный учет всех сведений о страховом стаже и заработной плате, в том числе и тех, которые были до введения индивидуального персонифицированного учета, то есть до 1997 года. Процесс начат 1 августа текущего года и должен закончиться 1 июля следующего. За этот период пенсионные органы планируют собрать банк данных по всем работающим для расчетов пенсии в будущем.

Поскольку работодатели так или иначе участвуют в этом процессе, то в том случае, если они не могут подготовить сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (недостаточно документов, нет данных (например, при утере трудовых книжек и т.д.), получается что только архивы могут оказать им необходимую помощь.

КП Откуда заявителю начинать поиск?

Это зависит от подчиненности организации, в которой работал заявитель. Если он работал в учреждениях федерального подчинения - следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения - в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения - в муниципальные архивы.

Например, если работник работал на ликвидированном государственном предприятии в Санкт-Петербурге, то запрос должен направляться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга.

Если работник работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. К слову, именно с последними, то есть с коммерческими организациями, существуют большие сложности, вызванные несовершенством законодательства и отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Единственный акт, который регулирует вопросы передачи на хранение документов по личному составу - распоряжение Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р, которым в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования было установлено, что:

  • ликвидируемые предприятия, организации, колхозы и совхозы, иные организационные структуры, независимо от форм собственности, передают на хранение правопреемнику или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу в порядке, предусмотренном основными правилами работы ведомственных архивов;

  • учреждения государственной архивной службы обязаны принимать меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых юридических лиц, независимо от форм собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа.

Коммерческие организации, преимущественно небольшие, подчас безалаберно относятся не только к внутреннему хранению документов по личному составу, но и к передаче их на архивное хранение при ликвидации. В определенной степени этот пробел восполнялся с помощью законодательства субъектов Российской Федерации о регистрации юридических лиц. Сейчас ситуация находится в поле действия федерального законодательства о государственной регистрации юридических лиц, которая позволяет делать оптимистические прогнозы о том, что с передачей на архивное хранение документов по личному составу станет лучше.

КП По какой форме должен составляться запрос?

Поскольку к запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется по свободной форме: излагается просьба подтвердить факт или время работы в конкретной организации или стаж работы на таком-то предприятии по такой-то должности или профессии или предоставить сведения о размере заработной платы в период работы в такой-то организации. При личном обращении в архив, заявление составляется по установленной форме. Для того, чтобы архив смог оперативно исполнить запрос, следует точно указать наименование организации и место ее расположения. Кроме того, архиву понадобится информация о занимаемой должности или выполняемой работе. Еще лучше приложить копию трудовой книжки или выписку из нее.

КП В каком виде заявителю поступает ответ на запрос?

Чаще всего в виде архивной справки, составляемой по специальной форме. В ней излагаются данные, которые просил подтвердить заявитель.

Так например в архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое в документах архива имеются сведения. При этом приводится точное описание должности, которую занимал гражданин (профессии, по которой он работал) и период его работы в этой должности (по профессии). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления архивной справки служат приказы по кадровым вопросам (по личному составу). При отсутствии таковых используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии). А вот имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения отдельно в письменной форме сообщаются заявителю.

КП Каким образом исполняются запросы о награждении, присвоении званий?

Запросы этой группы поступают в рамках Федерального Закона "О ветеранах". Поскольку условием присвоения звания "Ветеран труда" является не только соответствующий стаж, но и факт награждения орденами или медалями, присвоения почетных званий СССР или Российской Федерации, либо факт награждения ведомственными знаками отличия в труде, то в тех случаях, когда в трудовых книжках работников нет соответствующих сведений, архив может подтвердить, что эти факты имели место. Предоставления таких архивных справок требуют органы соцзащиты.

В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

КП В чем заключается суть запроса о состоянии здоровья?

Запрос о состоянии здоровья также непосредственно связан с трудовым правом и правом социального обеспечения. Речь идет о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении. В архивную справку по таким запросам включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих предприятий.

КП Что будет указано в архивной справке, необходимой для назначения или пересчета пенсии?

Объем сведений, в принципе, определяется пенсионными органами. Ведь в основном работники обращаются к нам по их направлениям.

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

Архивная справка о заработной плате оформляется по специальной форме.

КП Нередко работники жалуются, что архивы не выдают им архивные справки, а направляют копии документов, которые пенсионные органы отказываются принимать. Есть ли у этого объяснение?

Объяснение простое - значит в архиве нет документов, на основании которых сотрудники архива могут подготовить архивную справку. Но при этом возможно сохранились косвенные документы, изучив которые пенсионный орган может сделать соответствующие выводы. Да, архивным органам иногда приходится вмешиваться в конфликты, возникающие между гражданами и пенсионными органами. И тогда мы напоминаем сотрудникам органов, осуществляющих пенсионное обеспечение граждан, о Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555. В пункте 6 Правил сказано, что при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы ряду других документов принимаются:

  • выписки из приказов;

  • лицевые счета;

  • ведомости на выдачу заработной платы.

Копии перечисленных документов должны приниматься пенсионными органами.

Основные сложности у архивистов возникают с льготными пенсиями. И у этого также есть свое объяснение. Дело в том, что документы, которые могут подтвердить работу во вредных условиях, практически все временного хранения. Например, журнал, подтверждающий, что работник спускался в шахту столько-то дней в таком-то месяце такого-то года, хранится около 2 лет. Учет количества отработанных во вредных и (или) опасных условиях часов не ведется с помощью специальных приказов либо иных документов длительного или постоянного хранения. Поэтому работники архивов часто вынуждены направлять заявителю копии всех имеющихся документов, и главным образом - косвенных, чтобы сотрудники пенсионных органов проанализировали их и приняли соответствующее решение.

КП Кто принимает решение о том, чтобы вместо архивной справки работнику были направлены копии имеющихся документов?

Директор архива. Только он может решить, что на основании имеющихся документов выводы сделать сложно. И тогда заявителю направляются копии лицевых счетов, копии приказов по основной деятельности, выписки из штатного расписания и другие.

Совсем недавно был такой запрос: обратилась женщина, которой нужно было выбрать пять лет; по четырем годам документы имелись, за пятый год не было ни одного из тех, на которых настаивал пенсионный орган - они погибли в результате чрезвычайного обстоятельства. Работники архива подготовили копию штатного расписания за этот год и в корреспонденции с трудовой книжкой (которой, подтверждалось что женщина занимала предусмотренную штатным расписанием должность), удалось спасти этот год.

Обратите внимание на то, что архив выдает только справки, но самостоятельно не трактует содержание имеющихся документов.

КП Если же в архиве нет разыскиваемых документов, в какой форме сообщается об этом заявителю?

Готовится справка, в которой указывается, что в архиве нет запрашиваемых документов. Эта справка также имеет важное значение для подтверждения стажа. Напомню, что в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными вышеназванным постановлением Правительства РФ № 555, установлено следующее: периоды работы на территории Российской Федерации могут устанавливаться на основании показаний двух или более свидетелей, знающих гражданина по совместной работе у одного работодателя, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. К заявлению работника об установлении периода его работы по свидетельским показаниям должен быть приложен документ работодателя (если предприятие - действующее) либо иные документы, подтверждающие факт и причину утраты документов о работе и невозможность их получения (если предприятие ликвидировано). Таким документом является справка архивного учреждения или государственного (муниципального) органа, подтверждающая факт отсутствия архивных данных о периоде работы, устанавливаемом по свидетельским показаниям.

КП Насколько часто архивам приходится отказывать в исполнении запросов?

По нашей статистике 80-85% социальных запросов имеют положительное решение. Чаще всего отрицательный ответ дается в том случае, если предприятия не действуют, сведений об их ликвидации нет, документы на хранение не передавались. Информация о том, ликвидировано ли предприятие или продолжает работать, но, например, просто изменило место нахождения, в соответствии с законодательством о регистрации юридических лиц содержится в Едином государственном реестре юридических лиц. Руководствуясь Правилами ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденными постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 и письмом МНС России от 26.03.2003 № ФС-6-09/345 пенсионные органы могут изначально получить сведения об интересующем их предприятии и сориентировать запрос о подтверждении стажа или размера заработной платы.

КП Сколько времени уходит на исполнение запроса?

Срок исполнения запроса по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации данного запроса. В редких случаях и только с разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней. Об этом в обязательном порядке уведомляется заявитель.

Так, например, исполнение запроса может быть затруднено ввиду недостаточности представленных сведений. Архив может уточнить запрос у заявителя и после получения необходимой информации возобновить поиск.

Кроме того, следует учитывать тот факт, что не всегда запросы попадают по нужному адресу. Пересылка запросов по принадлежности в другие архивы, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив.

КП Что делать если по истечении установленного времени ответ на запрос так и не поступил?

Прежде всего, направить повторный запрос. Если же по истечении установленных сроков ответ так и не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом по какой причине не исполнено направленное обращение.

Месяц назад мы занимались именно такой ситуацией: гражданин Украины, работавший в 80-х годах на территории Российской Федерации, обратился с запросом в муниципальный архив. Ответ на него не поступал и в течение 8 месяцев сотрудники пенсионного органа отказывались засчитывать гражданину льготный стаж только на основании трудовой книжки. Отсутствие каких-либо сообщений из архива не позволяли работнику должным образом воспользоваться своим правом на досрочный уход на пенсию. Когда в эту ситуацию вмешался Росархив, выяснилось, что первый запрос был адресован не по принадлежности. Пока выяснили это, прошло время. Определили нужный архив и направили работнику архивную справку вместе с копиями документов, по которым косвенно можно было подтвердить стаж работы во вредных условиях (выписки из расчетных ведомостей, приказов по основной деятельности, приказа по личному составу, копию личной карточки). Подвела почта и, отчаявшись, гражданин обратился в Росархив. В итоге справка и копии документов были направлены повторно и проблемы с пенсионным органом у гражданина закончились - ему назначена льготная пенсия.

Но это редкие случаи - как правило, все решается при первом обращении.

Кстати, при исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив обязан проверить соответствие сведений, включенных в эту справку, тем которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включить их в повторно выдаваемую архивную справку.

КП Взимают ли архивы плату за ответы на социально-правовые запросы?

Все сведения предоставляются бесплатно за исключением запросов о трудовом стаже и зарплате свыше 60 месяцев подряд, повторной выдачи архивной справки в случае ее утраты, повреждения по вине гражданина, а также срочного исполнения запросов (в течении 1-5 дней с момента обращения по просьбе и согласия заявителя).

КП Каковы перспективы формирования электронных архивов? Ведь с их созданием должны сократиться сроки исполнения социально-правовых запросов?

Да, несомненно, при электронном поиске время на исполнение социально-правовых запросов значительно сокращается. Но сегодня специализированного архива документов по личному составу на электронных носителях не существует.

Росархив сделал первый шаг на пути информационного развития - сейчас у нас есть сайт в Интернете. Кстати, в прошлом году, через сайт к нам обратилось более 1200 граждан и организаций. 300 из этих запросов относились к социально-правовым. Адрес сайта в Интернете - http://www.rusarchives.ru

Кстати на нем размещена информация об архивах субъектов Российской Федерации: названия, адреса, номер факсов и телефонов, фамилии руководителей.

КП А разве в Москве - столице - нет такого архива?

Если говорить о документах, содержащих сведения социально-правового характера, то в Москве нет не только электронного архива, но и государственного архива документов по личному составу, хотя работа в этом направлении активно ведется. Проблема заключается в отсутствии помещения, предназначенного для хранения документов. А прежде чем обработать документы и перевести их в электронный формат, необходимо собрать их в одном месте и обеспечить все условия для их хранения.

Все о чем сегодня можно говорить, это о проводимой Росархивом работе по созданию справочного информационного центра, который будет размещаться в Москве и который будет оснащен соответствующим образом. В нем будут собраны все справочники, содержащие сведения о местах хранения документов по личному составу, необходимые для исполнения запросов социально-правового характера. Туда можно будет обратиться по телефону или письменно и оперативно получить информацию о месте хранения разыскиваемых документов.

КП Какой совет Вы дадите нашим читателям, если им понадобится информация социально-правового характера?

Составляя запрос, нужно точно указать, в каких именно сведениях вы нуждаетесь. Если есть сомнения в правильности наименования интересующего вас предприятия - укажите о своих сомнениях непосредственно в запросе. Прежде чем ожидать помощи от архива, нужно знать, что предприятие ликвидировано - иногда мы неоправданно много времени тратим только на выяснение, передавались ли документы в архив. Ну и главное - не нужно никогда отчаиваться - если документы были переданы в архив, они обязательно отыщутся.


вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2014. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2014

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"' Яндекс цитирования TopList Яндекс.Метрика